淺析新時期檔案工作的數字化管理

楊再朝

摘 要：隨著世界科技和經濟的發展，人類社會正從工業社會邁向信息社會，而數字化是這個社會演進的歷史進程，檔案數字化是指檔案管理模式從以面向檔案實體保管為重點，向以檔案實體的數字化信息這種主要形式向社會提供服務為重心的轉變過程。在這樣的轉變過程中要實現檔案信息的數字化和網絡化；數字化的過程就是信息技術推廣應用、信息資源開發利用、信息產業發展壯大、信息服務廣泛開發和不斷提高的過程；同時是加速社會生產、不斷提高工作效率、管理水平、人員素質和經濟社會效益過程，也是各國綜合國力，各地經濟實力和人才開發的過程，數字化的水平已成為現代化水平和綜合國力的重要標志。

關鍵詞：檔案；數字化管理

1 開展檔案數字化管理工作的意義和必要性

檔案信息化建設的根本目的是最大限度地發揮檔案資源的價值。

1.檔案數字化。數字化是目前應用較廣的一種綜合性技術，它是通過計算機的信息處理技術從而實現信息的共享與傳輸。它的適用范圍極其廣泛，各種信號，如聲、電、光等都可以以數字信號的形式存在，同時其傳輸共享速度也是極快的。檔案數字化則是把傳統的檔案和信息進行整合，從而建立起一個信息庫，而它的終極目標也是實現資源的快捷傳輸與共享。

2.檔案數字化建設。檔案的數字化建設的對象總體可分為兩大類：一是把傳統的檔案模式轉變成數字化的形式；二是在電子文檔的基礎上進行更加完美的設計，從而提升文檔的可信度與完整度。檔案數字化可分為兩個過程，通過計算機技術和存儲設備的合作，將文檔進行分類整理后，在進行分類保管，然后再交由網絡技術實現檔案數字化的查詢功能。

對傳統檔案進行數字化，就是充實數字檔案資源的過程，其意義不言而喻，具體有以下幾個方面：1.提高檔案信息的利用效率。數字化的檔案可以在網絡環境中提供利用，充分發揮網絡傳輸面廣、不限時不限地、快捷便利的特點，解決傳統利用方式中同時利用帶來的矛盾。此外，數字化的檔案可以與辦公信息系統生成的現行電子文件在同一個系統中提供利用，極大提高了文檔信息的利用效率。2.保護檔案原件。許多歷史圖紙、文件因物理老化或者保管不當而脆弱易損，如不及時修復，很可能徹底損壞，通過制作其數字化副本替代原件流通利用，可保護重要檔案原件免遭進一步損壞。3.規避安全風險。通過異地存放多套檔案數字化副本，確保檔案信息的安全，規避各種自然災害或人為損害對檔案信息可能帶來的災難性后果。最后是緩解庫房空間的緊張。對于日益增多的非永久保存的半現行文件，可通過制作數字化文本來取代原件進行保管，可以緩解檔案庫房保存空間的壓力，提高空間利用率。

2 新時期單位檔案數字化管理的措施

（一）樹立檔案數字化管理意識

單位檔案管理人員務必要樹立起檔案數字化管理意識，逐步轉變檔案管理理念，不斷去學習新技能、新知識，對檔案管理手段予以創新，及時更新知識體系機構，以便能夠將檔案數字化管理做好、做扎實。同時，單位應該結合自身實際情況來制定出合理、科學的檔案數字化管理體系，確保實現檔案安全機制、檔案保密機制、檔案使用機制、檔案工作制度四者之間的相互聯系。

（二）加強涉密檔案數字化管理

涉密檔案數字化加工應由檔案形成單位實施，原則上不外包，確需外包的，必須由具備涉密檔案數字化加工資質的中介服務機構承擔。在開展涉密檔案數字化過程中，必須有專人負責對數字加工過程及后續工作的全程監管。因監管不力，造成檔案信息安全事故的，將按照《檔案管理違法違紀行為處分規定》予以處分。為使保密工作落到實處，單位應該與數字化外包機構簽訂安全保密協議，并對數字化加工人員進行安全保密教育。同時要求數字化外包機構必須與其工作人員簽訂保密協議，明確規定工作人員不得閱讀、摘抄、外泄檔案內容。

（三）確保數據安全防線

一是專人管理。單位應該明確專人負責電子檔案目錄及全文數據的錄入、掛接、保管等，確保檔案數據安全，定期檢查數據錄入、轉接及存儲、利用等情況，注意查漏補缺，特別是對新進館目錄數據質量進行檢查、核對，盡量做到規范、完備。二是專機專用。配備專用計算機四臺，服務器一臺，專門用于檔案目錄的錄入儲存及檢索使用，無關人員一律不可使用，定期組織專人對所有存儲設備進行檢查、維護，確保機器運轉正常。三是多介質儲存。做到多機、多介質同時儲存檔案數據等信息，除現有服務器儲存外，配有移動硬盤、光盤等存儲設備，同時做好檔案數據異地備份的準備工作，保證檔案數據安全。

（四）加強環境防線

為使數字化外包過程時時刻刻處在可控狀態下，單位應該充分考慮檔案數字化場所的環境安全，專門為數字化工作提供了一個標準、規范、安全的工作場所，同時，配備高效、實用的檔案安全監控設備，使處于數字化狀態各個階段中的檔案始終處于安全、可控、有利的環境中，確保“一件不丟、一件不壞、一件不亂”。此外，單位還應該注重數字化檔案資源的系統性和完整性、重視檔案的利用，全面梳理現有檔案信息資源，整合依托數字技術和網絡技術，使檔案管理的工作重心由保管職能向服務職能轉變，以便能夠提供快速、有效的數字信息服務。

（五）提高檔案管理人員的業務素質

眾所周知，單位檔案數字化管理工作是一項具有較強學科性、綜合性、專業性的工作，尤其是在知識經濟時代，單位檔案管理工作人員既要熟練掌握文學、社會科學、情報學、檔案學、心理學、教育學等一系列的專業知識，還要不斷學習計算機、外語等知識，以便能夠不斷地提高自身素質，進而有效應對檔案信息資源的數字化管理。與此同時，當今單位檔案管理工作呈現出檔案資源數字化、電子化發展的明顯趨勢，為了能夠進一步提高服務層次和服務水平，單位檔案管理工作人員不僅僅是一名檔案資料管理者，而且也應該是檔案學科知識的提供者、檔案信息領航員。而單位檔案管理工作人員要達到這一目的，那么就需要學習新知識、掌握新知識，具有高效的信息交流能力。此外，單位檔案管理工作人員還需要有無私奉獻、甘為人梯、敬業開拓的良好職業道德，要有較強的責任感和心，要端正服務態度，提高服務質量，嚴格要求自己，竭誠做好檔案服務工作。

3 總結

檔案數字化具有良好的發展前景，人們對知識經濟的看中也將鋪就其光明的發展道路，謹以此文希望能為檔案數字化發展貢獻一份力量。信息化的步伐日益滲透到我們生活的每個角落，文獻事業的發展也步入了新的階段，二者的共同作用在于都是為了社會現代化建設服務，都是為了提高資源共享與利用程度，這也決定了我們要在檔案數字化的發展方面付出更多的努力。社會面貌的日新月異，檔案工作自然不能落后，我們期待檔案事業更加美好的明天。

參考文獻

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