事業(yè)單位檔案管理信息化建設初探

楊立

摘 要：加強事業(yè)單位檔案管理信息化建設，不僅是事業(yè)單位改革創(chuàng)新的需要，而且是社會發(fā)展的需要，網(wǎng)絡信息化建設的實施，加強了事業(yè)單位檔案的管理，充分發(fā)揮了檔案的利用價值。本文系統(tǒng)闡述了檔案信息化管理的意義及現(xiàn)狀分析，并提出加強事業(yè)單位檔案管理信息化建設的措施。促進規(guī)范化管理。在實踐中應注重事業(yè)單位檔案管理信息化系統(tǒng)的應用與維護，通過組建檔案信息局域網(wǎng)，完善檔案管理系統(tǒng)。檔案管理信息化建設是社會主義現(xiàn)代化建設的首要任務。

關鍵詞：事業(yè)單位；信息化；檔案管理

隨著改革開放的深入和信息化技術高速發(fā)展，檔案管理網(wǎng)絡化成為一種趨勢。由于人才流動越來越頻繁，檔案的管理日益多樣化及復雜化，在這種形勢下，加強事業(yè)單位檔案管理信息化建設，對于強化事業(yè)單位檔案管理，提高管理水平具有重要意義。

1 事業(yè)單位檔案信息化管理建設的開展對檔案工作的意義

在事業(yè)單位中，紙質的檔案，已跟不上時代的發(fā)展，存在著諸多問題。例如檔案管理人員知道所需的檔案資料在檔案室保存著，但由于存放條件差，導致潮濕、氧化、蟲蛀等原因，不能準確找到相關資料，甚至需要浪費大量的物力、時間和人力去查找。自從建立了檔案信息化管理系統(tǒng)后，能有效解決這種問題，根據(jù)檢索內容能快速找到所需檔案，且整潔清晰地呈現(xiàn)在相關人員眼前。根據(jù)計算機存儲信息量大、計算精度高、運算速度快等優(yōu)點，能夠將全面、準確、快速地把所需檔案信息提供給相關人員。信息化管理系統(tǒng)的實施既有效節(jié)約檔案管理人員的時間，又避免了檔案抄寫失誤的問題，大大提高了工作效率。

事業(yè)單位開展檔案管理信息化建設，使檔案原件完整地保存下來，當在電腦上輸入信息時用到原件，其它時間可不用原件，直接在電腦上查閱，既靈活又省時。

事業(yè)單位開展檔案管理信息化建設，大量的檔案信息資源能在網(wǎng)絡存儲空間、硬盤及光盤等多種地方存放，節(jié)約了大量空間，簡潔方便。而紙質的檔案管理模式則需要大量的存儲空間及資金的投入，還要改建庫房、增添設備等，大大浪費了國有資源。此外還要防止出現(xiàn)蟲蛀、鼠類破壞、霉變、氧化等問題。因此必須加強檔案管理信息化建設。

2 事業(yè)單位檔案信息化建設的現(xiàn)狀

部分事業(yè)單位，檔案管理技術相對薄弱，管理水平有待提高。一方面，部分管理人員沒有經(jīng)過專業(yè)培訓，缺乏對檔案相關知識及檔案流程的了解，沒有充分掌握材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務，且部分檔案人員身兼多職，沒有充足的精力管理檔案。對收集的檔案，沒有及時整理歸檔，造成檔案的閑置。另一方面，對部分歸檔材料，審核不嚴格，使一些材料失真。人事檔案材料歸檔以后，相關部門沒有定期對材料進行審核整理，使這些原始材料放在檔案盒里，常常處于無人過問的情況，對檔案資料進行閑置，使檔案資料不能充分發(fā)揮其作用。

3 事業(yè)單位檔案信息化建設應采取的對策

3.1 要強化制度建設，促進規(guī)范管理

事業(yè)單位要建立健全檔案信息管理安全防范制度，在隔離互聯(lián)網(wǎng)與電子檔案網(wǎng)方面，要有明確規(guī)定，禁止非規(guī)定網(wǎng)站訪問電子檔案服務器，網(wǎng)上的計算機電子檔案必須設置密碼，禁止無關人員隨意訪問。

3.2 應重視檔案管理信息化系統(tǒng)的維護

事業(yè)單位檔案管理信息化建設是一個動態(tài)的過程，這需要相關檔案管理人員不斷地更新與核準信息資源，確保檔案信息的安全性和完整性，充分發(fā)揮檔案信息化系統(tǒng)的作用。此外要認真建設數(shù)據(jù)庫：一是，檔案信息資源的錄入必須要準確，充分發(fā)揮檔案信息化管理的作用；二是，檔案信息資源的錄入必須要完整，以便順利開展檔案信息化管理系統(tǒng)的后期維護；三是，要有專業(yè)人員及時核準與更新數(shù)據(jù)庫信息，確保檔案信息化管理系統(tǒng)的完整性、準確性、可信性與真實性，進一步推進事業(yè)單位檔案管理信息化建設的進程。

3.3 重視信息網(wǎng)絡化建設

海洋事業(yè)單位檔案開展信息化管理建設重在應用。事業(yè)單位管理信息化檔案建成后，要充分利用網(wǎng)絡信息系統(tǒng)，進行海洋檔案內部信息發(fā)布和資源共享，借助信息系統(tǒng)開展有效的查詢活動，要充分發(fā)揮其作用，提高海洋檔案管理水平。

3.4 注重信息化檔案的人才儲備

在人事單位信息化建設過程中，必須有管理人員和相關領導的參與，對檔案體制及作業(yè)流程管理進行改革，使信息化建設落到實處，因此，通過開展各種培訓，不斷提高管理員工的綜合素質，對檔案管理信息化建設尤為重要。

3.5 各檔案管理部門要加強檔案管理信息化建設

事業(yè)單位檔案信息化建設涉及的范圍廣，需要有相應的法規(guī)、制度及政策進行約束，還需海洋事業(yè)單位建立安全認證機構等網(wǎng)絡環(huán)境，并制定相關的安全策略，以確保機密檔案的安全性，促進海洋檔案管理信息化建設的發(fā)展。在信息的標準化方面，海洋事業(yè)單位需要做大量的工作，通過制定信息化規(guī)章制度及規(guī)范，使各檔案管理部門加深對檔案信息化的了解，從而有效地開展工作。檔案的發(fā)展受兩個因素的制約，一是工作環(huán)境與制度建設，二是技術的推廣與應用，海洋檔案管理人員要積極創(chuàng)造條件，快速實現(xiàn)人事檔案管理的信息化建設，改革海洋人事檔案信息管理體系，促進其發(fā)展。

4 總結

總之，隨著經(jīng)濟的高速發(fā)展及網(wǎng)絡信息化的普遍使用，實現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理信息化建設是社會發(fā)展的必然趨勢，只有我們勇于創(chuàng)新，不斷改革，與時俱進，做好檔案信息資源開發(fā)與應用，才能在激烈的競爭中脫穎而出，不斷完善人事檔案信息化管理系統(tǒng)。

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