淺談新時期水利工程檔案數字化建設

摘 要：在傳統的水利工程檔案制度建設基礎上，檔案數字化建設的進程不可避免。為此水利工程建設與管理部門，結合檔案數字化管理技術以及水利工程檔案主要特點，開展了專項研究工作。

關鍵詞：水利工程；檔案；數字化；技術；制度

在當前的水利工程管理中，工程檔案發揮著重要的作用。為此工程建設、管理等各企業單位都將檔案技術建設當做企業管理的重要內容。隨著數字化、信息化時代的來臨，水利檔案數字建設發展，對于水利工程檔案管理質量與效率、檔案利用率等都起到了重要的作用。在這一情況下，水利工程建設與管理部門，結合檔案數字化優勢與特點，開展了檔案數字化管理研究，為水利工程檔案管理技術發展提供理論支持。

1 水利工程檔案數字化管理優勢與問題

（一）數字化檔案優勢

在水利工程檔案管理中，數字化檔案較之傳統的紙質、膠片等檔案形式，具有以下優勢。一是具有較高的管理效率。數字化的工程檔案在檔案分類、檢索、查找等各個環節中，都可以通過計算機系統自動處理，極大提高了這類工作效率。同時檔案內容還可以通過網絡系統，實現計算機終端間的高效連接，簡化了檔案管理者的中間環節。這些特點都可以很好地提高檔案管理效率。二是推進檔案標準化管理的實現。工程檔案標準化目標，是檔案水利工程檔案管理的核心要求。數字化的工程檔案，具有較強的標準化模式，可以進行有效的標準分類，是檔案標準化管理中重要的組成部分。三是管理成本的降低。工程檔案包括了大量的紙質檔案內容，容易受到空氣質量、濕度問題影響，同時需要較大的保存空間，管理成本較高。而數字化的工程檔案采用計算機硬盤、數據庫即可保存，保存管理成本得到了極大的降低。

（二）當前檔案數字化遇到的主要問題

雖然工程檔案數字化具有以上優勢，但是在實際的數字化過程中，檔案管理者也遇到了一些實際問題。這些問題在實踐過程中，可以總結為以下幾點。一是未建立數字化體系。水利工程檔案包括了工程從方案、設計、建設、竣工驗收等各項工作內容，其檔案內容較為復雜。所以其數字化過程需要工程管理各方面全面參與，建立起立體化數字體系。但是在當前檔案管理中，依然為建立這類管理體系，降低了檔案數字化過程質量與效率。二是數字化過程存在滯后性。工程檔案對于工程管理其著重要的指導作用，所以其具有較強的時效性。但是當前檔案管理中，其數字化過程依然存在滯后性，使部分工程管理過程中數字化檔案的實用性降低，影響了數字檔案正常使用。三是檔案安全性問題。數字化檔案是需要計算機系統進行保存與管理的。但是計算機安全問題的出現，對于檔案安全有著重要影響。一旦水利工程檔案出現泄密事故，對于工程安全、企業經濟效益，甚至社會公共安全都有著重要影響。為此，水利工程檔案管理者加強了數字化檔案安全要求，保障數字化檔案整體安全。

2 水利工程檔案數字化建設策略研究

為了確實做好工程檔案數字化建設工作，新時期工程檔案管理者以數字化技術與工程檔案管理技術為基礎，利用以下數字化建設策略開展了檔案數字化建設工作。

（一）建立檔案數字化建設體系

工程檔案數字化建設過程，需要工程管理、設計、建設、檢驗、財務等各方面工作管理者的整體化參與，才能確保數字化建設質量與效率。為此檔案數字建設體系的建立，就變得極為重要。在體系建設中，其主要工作包括了以下三點。（1）明確檔案數字化責任者。在工程各階段，檔案管理者必須采用專人模式，對本階段檔案實施數字化處理。這一工作中管理者必須采用責任管理模式，將數字化過程落實到責任者手中。（2）建立檔案收集網絡。將數字化的工程檔案進行收集，是檔案數字化過程的重要組成部分。為了確實做好這一工作，檔案管理者需要全程關注工程建設過程，將形成的各類數字化檔案及時收集。（3）做好檔案管理隊伍建設。數字化的管理者是其建設體系的重要組成部分。在數字化檔案建設過程中，管理者必須做好檔案管理者隊伍建設。其建設重點包括了兩個方面問題。一方面管理者需要提高檔案技術人員的數字、網絡、信息技術水平，是其適應數字化檔案管理過程。另一方面管理者需要結合水利工程建設特點，做好檔案管理人員水利技術基礎知識培養，是其可以更好地完成專業檔案的管理工作。

（二）提高檔案數字化技術質量

在水利工程檔案數字化建設中，數字化技術質量的提升發揮著重要作用。在實際的工作中，其主要技術重點包括了以下內容。（1）檔案數字處理技術。將紙質、影像等檔案內容進行數字化處理，是檔案數字化處理的重要內容。在這一過程中，數字化技術的提高占據著重要位置。在檔案數字化過程中，主要技術發展包括了以下內容：高清晰紙質檔案掃描技術、數字檔案修復技術、無損視頻音頻轉換技術等多項內容。這些新型技術的采用，將有助于檔案數字化質量的提升。（2）大容量儲存技術。數字檔案的儲存需要大量的儲存空間，所以大容量的儲存系統技術，可以保證數字檔案存儲與安全與完整性。為此在數字化檔案建設中，管理者需要采用大容量的數字存儲系統、云存儲技術等新型存儲技術，提高檔案存儲質量。（3）計算機系統安全技術。提高檔案系統安全，是工程檔案數字化建設的重要內容。在這一過程中，檔案管理部門需要結合新型網絡與計算機安全問題，采用云安全、高配置安全軟件等安全技術，提高檔案系統安全級別。在條件允許情況下，管理者應在檔案管理部門內部架設獨立的內部網絡。

（三）利用制度化模式數字建設質量

水利工程檔案數字化建設與檔案管理制度建設有著不可分割的關系。為此檔案管理者應以數字化檔案特點，完善已建立的檔案管理制度，同時建立新的檔案制度體系。如結合檔案數字化過程，完善檔案保密制度，避免數字化過程中出現檔案泄密問題；建立數字檔案系統定更新、維護制度等，都應是數字化檔案制度建設的重要內容。

3 結束語

水利工程檔案數字化發展，是當前水利工程檔案建設的重要組成部分。數字化的工程檔案因其特有的技術優勢，可以極大地降低檔案管理成本，提供管理質量與效率，對于工程管理起到了有效的促進作用。為此檔案管理人員從體系建設、技術發展以及制度建設三個層面開展了研究，促進工程檔案數字化推進。

參考文獻

[1] 馮建萍. 水利工程檔案數字化建設探析[J]. 科技創新與應用.2013（12）.

[2] 雷蔚蘭. 淺析水利工程檔案管理數字化——以甘肅景泰川電力提灌工程為例[J]. 發展.2015（04）.

作者簡介

張金英（1971-），女，天津市薊縣，天津市引灤工程管理處。