基于《高等學(xué)校檔案管理辦法》的高校檔案管理工作思考

李怡林

摘 要：《高等學(xué)校檔案管理辦法》的頒布標(biāo)志著我國(guó)高校有了統(tǒng)一的高校檔案管理規(guī)章，對(duì)高校檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)體制、高校檔案管理范圍等產(chǎn)生了深遠(yuǎn)的影響。本文從當(dāng)前高校檔案管理工作出發(fā)，為進(jìn)一步貫徹落實(shí)《高等學(xué)校檔案管理辦法》，加強(qiáng)高校檔案管理工作進(jìn)行思考，并通過(guò)分析研究提出相關(guān)建議。

關(guān)鍵詞：高等學(xué)校；檔案管理；建議

1 高校檔案管理工作的現(xiàn)狀分析

對(duì)我國(guó)高校檔案管理工作進(jìn)行的相關(guān)調(diào)查結(jié)果顯示，評(píng)價(jià)我國(guó)高校檔案管理工作的現(xiàn)狀應(yīng)從兩個(gè)方面進(jìn)行：一是近些年來(lái)高校檔案管理工作所取得的成績(jī)，二是目前高校檔案管理存在的主要問(wèn)題。從檔案管理取得的成績(jī)來(lái)看，隨著國(guó)家對(duì)高校檔案管理工作重視程度的不斷提升，頗具針對(duì)性的《高等學(xué)校檔案管理辦法》頒布和實(shí)施，全國(guó)高校檔案管理工作人員、館藏資源、檔案開(kāi)放與利用等情況取得顯著成效，而且近些年來(lái)隨著網(wǎng)絡(luò)科技的發(fā)展，高校檔案信息化建設(shè)成績(jī)顯著。從存在的主要問(wèn)題來(lái)看，高校檔案管理隊(duì)伍整體水平不足，數(shù)量與質(zhì)量失衡，檔案開(kāi)放利用情況還不同樂(lè)觀，此外檔案館及信息化建設(shè)情況較差。

2 基于《高等學(xué)校檔案管理辦法》的高校檔案管理工作分析

（1）《高等學(xué)校檔案管理辦法》對(duì)高校檔案管理工作的影響

首先，《高等學(xué)校檔案管理辦法》的頒布和實(shí)施擴(kuò)大了高校的適用范圍，涵蓋了全國(guó)各級(jí)各類(lèi)高等學(xué)校，這位全國(guó)高校檔案信息資源的共享奠定了基礎(chǔ)；其次，《高等學(xué)校檔案管理辦法》的頒布與實(shí)施強(qiáng)調(diào)了高等學(xué)校檔案管理工作的基礎(chǔ)性地位，對(duì)促進(jìn)高校檔案管理工作的發(fā)展具有重要的意義；再次，《高等學(xué)校檔案管理辦法》的頒布與實(shí)施明確了高校檔案工作的管理體制，指出了高校校長(zhǎng)在檔案工作中的主要工作職責(zé)；第四，《高等學(xué)校檔案管理辦法》的頒布與實(shí)施使得設(shè)館條件相對(duì)放寬，加快了高校檔案館的建設(shè)步伐；最后，《高等學(xué)校檔案管理辦法》的頒布與實(shí)施拓展了高校檔案的管理范圍，指明了高校檔案管理工作的服務(wù)方向，明確了檔案機(jī)構(gòu)出具檔案證明的合法性與唯一性。

（2）《高等學(xué)校檔案管理辦法》實(shí)施中的問(wèn)題及產(chǎn)生問(wèn)題的原因

《高等學(xué)校檔案管理辦法》頒布實(shí)施之后，在高校檔案管理工作實(shí)踐中表現(xiàn)出一些問(wèn)題急需解決，一是長(zhǎng)期固有的檔案管理模式與理念難以改變，影響了其實(shí)施的效果；二是高校檔案管理部門(mén)歸口不一、技術(shù)落后等因素導(dǎo)致學(xué)生類(lèi)檔案統(tǒng)一管理較難實(shí)現(xiàn)；三是高校檔案管理工作人員的配備不合理；四是對(duì)高校檔案管理工作人員的激勵(lì)效果不明顯；五是《高等學(xué)校檔案管理辦法》并未明確界定人事檔案的歸屬問(wèn)題。造成這些問(wèn)題存在的原因主要有：《高等學(xué)校檔案管理辦法》的貫徹執(zhí)行缺乏強(qiáng)有力的外部保障，檔案管理人員認(rèn)識(shí)不到位等。

3 落實(shí)《高等學(xué)校檔案管理辦法》并強(qiáng)化高校檔案管理工作的建議

（1）完善高校檔案工作管理體制

在原有檔案管理體制的基礎(chǔ)上進(jìn)行創(chuàng)新，建立高校檔案工作校長(zhǎng)負(fù)責(zé)制，可有副校長(zhǎng)分管檔案工作，并納入其工作職責(zé)中。責(zé)權(quán)明晰之后，高校要建立健全檔案工作的管理體制與保障機(jī)制，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，增強(qiáng)檔案意識(shí)，將檔案管理制度納入學(xué)校管理制度中，建立專(zhuān)門(mén)的高校檔案管理結(jié)構(gòu)或組織，構(gòu)建科學(xué)有效的激勵(lì)機(jī)制與懲罰制度，確保高校檔案相關(guān)個(gè)責(zé)任部門(mén)的權(quán)責(zé)清晰。

（2）建立高校檔案管理網(wǎng)絡(luò)，實(shí)行檔案分級(jí)管理

從《高等學(xué)校檔案管理辦法》的內(nèi)容來(lái)看，其對(duì)高校檔案管理工作提出了分級(jí)管理的理念，分級(jí)管理是高校檔案工作發(fā)展的需要，是進(jìn)一步加快高校檔案工作現(xiàn)代化、信息化的推動(dòng)力。高校檔案網(wǎng)絡(luò)分級(jí)管理的指導(dǎo)原則是“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理”，將檔案管理構(gòu)建成為高校層面的系統(tǒng)性工程，需要高校各部門(mén)協(xié)同參與來(lái)完成。在高校檔案管理的分級(jí)管理中，可分為流程分級(jí)管理和實(shí)體分級(jí)管理兩種模式，在實(shí)際應(yīng)用中應(yīng)結(jié)合高校自身實(shí)際情況來(lái)選擇分級(jí)管理的模式。

（3）切實(shí)做好高校檔案工作人才隊(duì)伍建設(shè)

隨著知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的帶來(lái)，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)迅速發(fā)展和普及，進(jìn)而帶動(dòng)高校檔案數(shù)字化、信息化建設(shè)的蓬勃發(fā)展，這就需要高校檔案管理工作團(tuán)隊(duì)提高綜合素質(zhì)和技能，為高校檔案信息化、數(shù)字化建設(shè)服務(wù)。高校應(yīng)認(rèn)真核定檔案工作人員編制，科學(xué)的設(shè)置崗位，引入競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制，并制定各種科學(xué)的獎(jiǎng)懲制度、激勵(lì)機(jī)制。除了人才引入之外，高校自身應(yīng)建立有效的人才培養(yǎng)機(jī)制，提高檔案管理工作人員素質(zhì)，積極開(kāi)展各種針對(duì)性的培訓(xùn)，使工作人員絕壁良好的職業(yè)道德素質(zhì)和過(guò)硬的思想政治素質(zhì)。此外還應(yīng)努力提高工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和良好的服務(wù)意識(shí)，加強(qiáng)溝通能力培養(yǎng)，使其能夠勝任現(xiàn)代檔案管理工作。

（4）探尋高校檔案信息化建設(shè)的新模式

從當(dāng)前我國(guó)高校檔案管理發(fā)展方向和趨勢(shì)來(lái)看，檔案信息化建設(shè)是創(chuàng)新檔案管理工作的重要內(nèi)容，建立檔案信息化系統(tǒng)，使其發(fā)揮最大作用。首先，高校檔案管理共工作信息化應(yīng)與數(shù)字校園建設(shè)同步，構(gòu)成統(tǒng)一的用戶(hù)管理、權(quán)限控制與資源管理；其次，切實(shí)推進(jìn)高校數(shù)字檔案館建設(shè)，結(jié)合高校實(shí)際情況，做好檔案網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)文檔一體化，積極創(chuàng)造條件，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，堅(jiān)持檔案資源與檔案信息化同步建設(shè)的原則，逐步實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化進(jìn)程。

（5）構(gòu)建高校檔案資源體系，實(shí)現(xiàn)資源共享

檔案管理貴在于活，重在于用，檔案信息資源的開(kāi)發(fā)與利用、共享是檔案管理工作的最終目的，因此在網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)代，構(gòu)建高校檔案資源體系，實(shí)現(xiàn)資源共享十分必要。首先，高校檔案館應(yīng)豐富檔案資源，構(gòu)筑體系合理、載體多樣化、內(nèi)涵豐富的檔案資源體系；其次，創(chuàng)新服務(wù)模式，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享。開(kāi)展并優(yōu)化近距離或者零距離服務(wù)，打破編研工作瓶頸，探求在線編研新服務(wù)方式與途徑。

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