辦公室精細化行政管理的策略探討

劉燕霞

摘 要：精細化是當前各類企業、機構管理的一個全新方向，它以科學管理理念為基礎，追求精、準、嚴、細，并在此基礎上不斷的降低管理成本、有效提高管理效率。辦公室行政管理工作內容繁雜、責任重大，一旦處理不當就會出現很多問題，甚至影響單位的正常運行，鑒于這些特點，辦公室行政管理工作應該走科學化、規范化、精細化道路。精細化是辦公室行政管理的發展趨勢，實現精細化的行政管理能夠降低管理成本，提高整個辦公室的行政管理水平。如何實現辦公室行政管理工作的精細化，是很多單位高層一直在探討的問題，需要不斷探索實施辦公室精細化行政管理的策略。

關鍵詞：辦公室；精細化行政管理；策略

以辦公室行政管理精細化為切入點展開論述，分析了辦公室精細化管理的內容，給出了幾點辦公室行政管理精細化的策略，希望對提升辦公室行政管理精細化水平有所幫助。

1 辦公室行政管理精細化思路

（1）加強協同化、經濟化意識。精細化的辦公室行政管理工作不是一人之力可以完成的，需要不同部門、不同環節的相互配合與協同。組織內的各部門及各成員要樹立協同化意識。各企業各單位要不斷強化成本意識，辦公室的行政管理工作也是如此，在不增加成本投入的前提下，提升精細化管理效率。

（2）管理中融入流程化及標準化理念。隨著社會經濟的快速發展，流水線作業這一方式開始普及，這是生產領域的重大創舉，極大地提高了生產企業的工作效率。辦公室行政管理工作也可以借鑒這種流水線式的管理模式，要循序漸進地實施流程化、標準化的行政管理工作，這是實現辦公室行政管理精細化的基本保障。

（3）對管理科目不斷細化與量化。當前，很多企業并未實現辦公室管理的延續性及實效性，這是因為企業辦公室行政管理長期處于模糊化狀態，管理者憑借以往經驗及個人能力開展管理工作，沒有重視管理工作的細化與量化。要通過對管理工作的不斷精細化，更加合理地分配工作及任務，并不斷改進工作流程，實現對管理工作的有效管控，從而提升整體行政管理水平。

2 辦公室精細化行政管理的內容

（1）嚴格定崗、定責，保證權責制衡。要嚴格遵循定崗定責的要求，不斷健全辦公室責任體系，定崗是指根據辦公室行政職能及工作流程科學設置工作崗位；定責是指對明確崗位職責、工作銜接程序等，明確分工，各司其職。

（2）優化運作流程。工作流程的科學化、簡約化對實現辦公室行政管理工作的精細化與科學化非常關鍵。要根據現代管理理論不斷優化辦公室工作流程，各項工作都要依據流程開展。在設計工作流程的過程中，要有明確的目標，同時注重各工作環節之間的配合與銜接。

（3）績效考核。開展績效考核前，要對考核標準與要求予以界定，對于那些易量化的程序性工作，在績效考核時要科學設計量化指標；對于那些主觀性強或非程序性的工作，在績效考核時要設定相關定性考核指標。還應結合現代行政管理系統及科學合理方法制定考核指標，對量化困難的指標，可以借助人工方式以提高對考核的效率。

（4）夯實基礎，完善制度，強化保障。要推行外部協調與內部運轉相結合的辦公室工作行政管理機制，夯實管理基礎，避免管理盲區。還要借助現代化信息技術建立標準化、信息化、自動化的工作流程，這是辦公室行政管理精細化的有效保障。

3 辦公室精細化行政管理的策略

（1）強化人們的精細化行政管理意識。做好細節工作有利于推動企業不斷創新管理。辦公室行政管理工作的精細化，體現了細節的價值。因此，要不斷強化人們的精細化行政管理意識，其關鍵是培養員工的創新意識與規范意識。

（2）強化制度建設。無規矩不成方圓，要想真正實現辦公室行政管理工作的精細化，達到預期效果，必須建立健全激勵與約束制度。如摩托羅拉公司在很早就建立了流程化管理體系，形成了企業特有的內部控制標準，體現了公司的經營原則。企業要想生存和發展，制定相應的規章制度是很有必要的，在企業生產、經營、管理過程中，各部門都要嚴格遵循制度開展工作，缺乏統一規范管理制度的企業是難以實現健康長久發展的。

（3）加強企業文化建設。企業的領導大多對下屬非常了解，對其工作中的強項與弱點也了如指掌。現代科學管理理念倡導“放大抓小”，“放大”是指企業管理層應該將職工職責范圍內的工作全部放權，如對業務部門，在不違背企業經營方針的前提下，對于如何開發市場、洽談業務、市場推廣等工作，完全放手給業務部員工，充分調動其能動性，管理部門做好監督檢查工作即可。“抓小”是指辦公室行政管理工作要狠抓管理細節，從細節上體現管理績效，以提高管理效益。

（4）對崗位職責進行細化與明確。正常來講，辦公室行政管理工作是非常有針對性和實效性的，但在實踐中，有的辦公室崗位是隨機或者任意設置的，因此容易使不同崗位產生縱向或者橫向上的重疊或者銜接空白，這必然會造成同一事務重復處理，或者某一事務沒人處理的現象，引起管理混亂及資源浪費。在進行辦公室職位設置時，要全面、充分考慮到辦公室行政管理的要求，明確設置并細化崗位職責，最好有專人負責領導臨時交辦的任務，實現辦公室行政管理工作的有序運行，提高行政管理工作的時效性及針對性，從而提高行政管理工作的水平與效率。

（5）提高辦公室工作人員素質。人們一般認為辦公室行政管理工作非常瑣碎、零散，并沒有太高的專業技能要求，但實際情況并不是這樣的，要想真正實現辦公室行政管理工作的精細化，就必須根據工作內容不同安排特定對象來完成。在實際工作中，從事辦公室行政管理工作的人員大都沒有突出的專業技術，并且專業指向性較差。因此，需要有計劃、有針對性地對辦公室行政管理人員開展各種專業技能培訓，不斷提高辦公室工作人員的綜合素質，以滿足日益精細化的辦公室行政管理工作對專業技能的要求。辦公室行政管理部門是各單位的總后勤部門，其行政管理工作從本質上講就是為整個公司服務，為全體員工服務，具有承上啟下的重要作用。辦公室行政管理工作實現細化后，辦公室工作人員的工作熱情與服務意識會有所增強，但要想真正使其樹立熱情服務理念，需要建立健全晉升機制與激勵機制，鼓勵辦公室工作人員在做好本職服務工作的同時，充分實現個人價值與社會價值，以激發其工作激情與服務熱情。

4 結語

精細化管理是現代管理的要求，它可以有效解決傳統的辦公室行政管理存在的有崗無責、有人無管等混亂現象，實現行政管理工作崗位、職責、人員的有效匹配，節約管理成本，提高管理效率，保證企業的正常運營。因此，要高度重視辦公室精細化行政管理工作，通過加強制度建設、細化明確崗位職責、提高工作人員綜合素質等有效措施，不斷提升辦公室行政管理工作的精細化水平。

參考文獻

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