如何加強會計檔案管理工作

古麗娜孜·葉丁

摘 要：隨著我國經濟的發展，單位的會計檔案管理越來越受到各單位的重視，單位會計檔案管理的好壞，無疑也是體現各單位綜合管理水平的一個重要方面。本文就會計檔案的收集、整理、保管、鑒定銷毀等方面作了闡述。

關鍵詞：會計檔案；管理

會計檔案是指單位在財務管理和會計核算過程中直接形成的會計憑證、會計賬簿、會計報表及財務分析報告及具有保存價值的一系列文字資料等會計核算專業材料，是記錄和反映單位財務活動的重要史料和證據。會計檔案既是單位經濟活動的歷史記錄，又是單位檔案的重要組成部分，是重要的信息資源。單位的會計檔案是否真實、齊全、準確、完整，整理、歸檔是否科學、合理，保管、移交是否完好、及時，借閱、銷毀是否規范、嚴密，都將直接影響到單位會計檔案管理的質量。

一、會計資料收集要完整、及時

會計資料的收集要以會計業務為主線，凡具有保管價值的所有會計事項記錄、核算資料、財務管理類的資料，都應及時收集，不得遺漏，如發現缺少的資料，應及時向有關的當事人追回或采取必要的補救措施，以確保會計檔案資料的完整性。依據《會計檔案管理辦法》，會計檔案資料主要包括：

1.會計憑證類：包括外來和自制的各種原始憑證、原始憑證匯總表、記賬憑證、記賬憑證匯總表、其他會計憑證。

2.會計賬簿類：包括總賬、明細賬、日記賬、固定資產卡片、輔助賬簿、其他會計賬簿。

3.財務報告類：分為月度、季度、年度財務報告，包括會計報表、附表、附注及文字說明及其他財務報告。

4.其他類：包括銀行對賬單、銀行存款余額調節表，其他應當保存的會計核算專業資料，會計檔案移交清冊，會計檔案保管清冊，會計檔案銷毀清冊。

實行會計電算化單位的會計檔案主要包括三個方面的內容：

（1）由計算機打印輸出的各種書面形式的會計憑證、會計賬簿、會計報表以及其他會計資料。這些打印輸出的會計憑證、會計賬簿、會計報表以及其他會計資料應當符合國家統一的會計制度規定，根據有關規定立卷歸檔保管，保存期限按《會計檔案管理辦法》的規定執行。

（2）以磁盤、磁帶、光盤等介質存儲的會計數據（會計憑證、會計賬簿、會計報表等數據），在未打印成書面形式之前，應當妥善保管并留有副本。這些介質都應當視同會計資料或檔案保管。

（3）會計電算化系統開發和使用的全套文檔資料和軟件程序，也應當視同會計檔案保管。

二、會計檔案的整理和歸檔要科學、合理

對會計檔案的整理和歸檔要根據《會計檔案管理辦法》的要求，制定科學規范的分類編號方法和歸檔時限，建立會計檔案保管清冊、移交清冊、借閱登記單等，保證會計檔案內容完整、整理歸檔及時、手續完備，并按會計檔案分類編號規則整理會計憑證、會計賬簿、會計報表和其他會計資料，合理確定擺放各類會計檔案的位置，提高利用效率。

1.會計月度終了，將會計憑證按順序排列、整理，連同所屬原始憑證，按要求裝訂成冊，正確填寫記賬憑證封面，填寫并粘貼包角并蓋好騎縫章。正確填寫會計檔案憑證案卷目錄。

2.年度終了，將會計賬簿、會計報表（實行電算化核算的單位，首先應打印出紙質的會計賬簿、會計報表）及其他資料（主要是銀行存款余額調節表、銀行對賬單）按《會計檔案管理辦法》要求分類整理、編頁碼、裝訂成冊，正確填寫封面各項內容，填寫并粘貼標簽，填寫會計檔案賬簿案卷目錄、會計檔案報表案卷目錄及會計檔案其他類案卷目錄。對于上級、財政部門下達專項資金、部門預算指標等文書檔案也應及時收集交由單位檔案部門整理歸檔。

三、會計檔案的保管、移交要完好、及時

在明確會計業務各崗位檔案處理要求的基礎上，指定專人負責單位的會計檔案，負責會計檔案資料的收集、整理、裝訂、保管，并保持相對穩定。當年形成的會計檔案，在會計年度終了后，可暫由單位會計機構保管一年，期滿之后，應當由會計機構編制會計檔案移交清冊，移交本單位檔案機構統一保管；未設立檔案機構的，應當在會計機構內部指定專人保管。出納人員不得兼管會計檔案。會計檔案移交清冊中應列明移交的會計檔案名稱、卷號、冊數、起止時間和檔案編號、應保管期限等內容。

四、會計檔案借閱、銷毀要規范、嚴密

各單位保存的會計檔案不得借出。如有特殊需要，須經本單位負責人批準，方可提供查閱或復制，并辦理借閱、復制登記手續。查閱或復制會計檔案的人員，嚴禁在會計檔案上涂畫、拆封和抽換。各單位應建立、健全會計檔案借閱、復制登記制度。

根據《會計檔案管理辦法》規定，各單位保管期滿的會計檔案，應由本單位檔案部門會同會計機構提出銷毀意見，編制會計檔案銷毀清冊，列明銷毀待銷毀會計檔案名稱、卷號、冊數、起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期限、銷毀時間等。單位負責人必須在會計檔案銷毀清冊上簽署意見并簽章。會計檔案銷毀時，應當由單位檔案機構和會計機構共同派員參加，并由同級財政部門派員參加監銷。國家機關銷毀會計檔案時，應由同級財政部門、審計部門派員參加監銷。財政部門銷毀會計檔案時，應由同級審計部門派員監銷。監銷人員在銷毀會計檔案前，應對照會計檔案銷毀清冊上所列內容逐一清點核對并在會計檔案銷毀清冊上簽字蓋章。

總之，會計檔案是單位檔案的重要組成部分，會計檔案管理的好壞，也反映了單位綜合管理水平的高低，更反映了單位財務管理水平的高低。因此，各單位應組織會計人員加強對檔案法律、法規的學習，增強法制意識，不斷學習有關會計檔案管理知識，不斷提高會計檔案管理人員素質，規范會計檔案管理，完善會計檔案管理制度，確保單位會計檔案的完整、安全，充分發揮會計檔案的作用，為單位財務、審計工作及領導決策提供服務。

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