軍隊機關辦公業務系統標準流程軟件設計研究

黨 弦，陸東升

（海軍裝備研究院，上海 200235）

軍隊機關辦公業務系統標準流程軟件設計研究

黨 弦，陸東升

（海軍裝備研究院，上海 200235）

文章根據國標、國軍標及各種法律法規，詳盡分析了軍隊機關辦公業務系統流程的軟件設計需求，對每個流程環節進行了梳理，提出了軍隊機關辦公業務系統的設計思路。

辦公系統；業務流程；軟件設計

0 引言

目前，為提高軍隊機關業務的辦事效率，很多軍內機關都建立了滿足其業務需求的辦公業務系統，利用計算機手段加快業務流程的運轉，起到了極好的效果。但由于沒有統一的標準和要求，在建設方案統一化、模塊化方面還存在著空白，不同機關的辦公業務系統在業務流程與輸入輸出方面會存在差異，造成不同機關的系統之間無法相互連接，不兼容，業務范圍有限，雖然在小范圍內一定程度上提高了辦事效率，但是對于整個軍隊辦公業務系統的效率和安全性并沒有更好的提高和改善。

因此，有必要研究如何規范化辦公業務系統的建設開發與使用，通過系統分析《中國人民解放軍機關公文處理條例》等國家規定的條令條例，結合機關業務具體要求，用標準化手段對機關辦公業務系統建設應遵循的各項指標和要求進行軟件化梳理，使各辦公信息系統相互之間便于連接，兼容一體，為提高機關信息化水平，促進機關辦事效率，加強信息安全，為后續機關辦公業務系統的建設開發與使用，為機關進一步制度化管理和加強手段配套奠定重要的基礎，能夠產生顯著的軍事效益，具有廣泛的應用前景。

1 業務流程設計

流程軟件設計的目的是在描述現有業務流程的基礎上對流程進行規范與改進，針對軍隊機關辦公業務系統的業務范圍，公文流轉業務是軍隊機關辦公業務系統的核心部分，公文流轉業務主要分為發文業務和收文業務兩種業務類型。下文將根據《中國人民解放軍機關公文處理條例》、《國家行政機關公文處理辦法》、《軍隊機關公文格式》等規定，對軍隊機關辦公業務系統發文及收文管理的系統功能、輸入及業務流程處理進行了要求，其中，系統要求規定系統應滿足的功能，輸入要求規定在規定環節必須輸入的要素（僅對必須輸入的要素進行規定，為滿足業務流程處理要求而產生的其它要素可由設計者自行規定），業務要求規定在業務流程中需要注意的行文規則。

軍隊機關辦公業務系統的流程設計思路應以公文流轉為核心，確定流轉過程中各個核心環節，并依據國家規定的公文處理要求，給予責任人合適的權限以保障公文的正確處理，為保證公文處理的嚴謹性，軍隊機關辦公業務系統流程設計應當盡量固定。軍隊機關公文處理的主要程序如圖1所示。

圖1　軍隊機關公文處理的主要程序

2 發文管理

發文管理指對文件的制發過程的管理，包括向其它單位印發的文件處理和二級部制發的文件處理。發文類別可以按發文文件種類主要包括決議、決定、指示、通知、函、意見、通報、公報、報告、請示、批復、條例、會議紀要、規定；也可按行文方向分為上行文、下行文、平行文。上行文文件種類主要包括報告和請示；平行文文件種類主要包括函、議案及通知、意見、會議紀要；下行文文件種類主要包括命令（令）、決定、指示、決議、條例、規定、批復及通知[1]。

發文管理應實現文件制發過程中的擬稿、核稿、審核、會簽、簽發、編號、成文、分發和歸檔的全過程管理；應提供靈活的編號格式及功能、提供辦理過程的、跟蹤記錄，并應提供符合實際工作中多部門并行處理文件的情況等功能。

根據《中國人民解放軍機關公文處理條例》規定，本部分對軍隊機關辦公業務系統發文處理主要流程的系統要求及業務要求進行了規定。

2.1 起草程序要求

1）系統要求

（1）起草文件應由系統生成唯一標識號及文件流水號；

（2）應根據文件密級確定保密期限；

（3）起草文稿時，系統應根據起草人選擇的文種生成文稿模板；

（4）系統應判斷發文機關與主送機關隸屬關系，不符時應提醒起草人；

（5）應根據發文的實際審批情況給發文設定不同狀態，如“新發文”、“準備提交”、“待審批”等；

（6）起草文件可以在系統內直接起草，也可以自行起草后以附件形式輸入系統。在系統內直接起草的公文，系統的輸出格式（紙張尺寸、規格、書寫形式和公文各組成部分的排列順序、區域劃分、字體字號等）應滿足GB9704《國家機關公文格式》的相關要求[2]。

2）輸入要求

起草人應輸入主要要素有：標題、文種、機關代字、密級、主送機關、抄送機關、成文日期、主題詞、承辦單位、聯系電話、起草人[3]。

其中，機關代字、成文日期、承辦單位、聯系電話、起草人可由系統自動填寫，但起草人可自行修改。

單個主送機關或多個主送機關的最后一個機關名稱后一律要標注全角冒號。

3）業務要求

（1）當起草人選擇的文種為上行文（下行文）時，主送機關應為承辦單位的上級機關（下級機關）；

（2）文種為下行文時，主送機關為需要執行的機關，并根據需要抄送其他有關機關，重要行文還應當抄送發文機關的直接上文機關；

（3）除首長直接交辦的事項外，下級機關不得向上級首長行文；

（4）因特殊情況需要越級行文的，應同時抄送被越過機關；

（5）聯合行文時，應確認行文機關是否為同級，非同級不得聯合行文；

（6）請示主送上級主管機關，不得抄送下級機關；

（7）發文格式可參見GB/T9704-1999《國家行政機關公文格式》。

2.2 審核程序要求

1）系統要求

（1）嚴格核對審核機關的權限；

（2）嚴格核對審核人的權限；

（3）對于不成熟或質量上由問題的文稿，可依據情況采用退（退回擬稿單位處理或修改）、補（退回擬稿單位補辦程序或手續）、改（發至秘書工作部門進行修改）三種方式。

2）輸入要求

審核人應輸入要素有：審核結果。

3）業務要求

（1）公文應為公文起草部門領導審核；

（2）二級部不得正式向下行文；

（3）審核人應從下列方面進行審核：a）是否確需行文；b）是否符合規章制度與有關規定，是否完整準確地體現上級意圖；c）是否符合行文規則；d）是否符合報批程序；

（4）審核人審核后，將審核結果反饋起草人，如通過，由起草人請相應領導簽發；不符合規定的公文文稿應當協商起草部門進行處理，必要時可退回起草部門并說明理由。

2.3 簽發程序要求

1）系統要求

（1）嚴格核對簽發人員的權限；

（2）簽發人應能查看流程信息、辦理意見以及填寫對應的簽批意見；

（3）首長至圈閱或簽名的，視為同意；

（4）簽發要素為必須標識的要素，已閱要素為必要時選擇的要素，已閱首長若高于簽發首長職務，則兩項要素都必須標識；

（5）負責人簽發后，系統應以簽發日期當天生成成文日期，聯合行文時，以最后簽發機關負責人的簽發日期為準；

（6）提供手寫批閱信息的用戶認證服務、權限驗證管理、手寫信息的識別驗證等關鍵服務，實現手寫簽批及瀏覽服務，支持手寫信息與版式文件的集成，支持批閱操作審計。

2）輸入要求

簽發人應輸入要素有：簽發人、已閱標識（可選）、署名（可采用電子印章、電子簽名等方式）、簽發日期。

3）業務要求

（1）聯合行文時，系統應以發文字號為主辦機關發文字號，發文機關要素中，主辦機關排列在前；

（2）上報的公文一般由主要首長或主管首長簽發，一般性公文可以由分管的副職首長簽發；

（3）除聯合發文外，一般由一個首長簽發。

2.4 分發程序要求

1）系統要求

（1）根據分發的份數生成份號、大流水號；

（2）根據起草人輸入的主送機關與抄送機關自動分發。

2）輸入要求

應輸入要素有：大流水號、份號。

3）業務要求

（1）交付印刷前應檢查簽發手續是否完備，附件是否齊全，格式是否規范；

（2）分發后，收文單位應根據辦理結果給予反饋。

2.5 歸檔程序要求

1）系統要求

（1）歸檔文件應可分為：文檔原件（如文檔掃描圖像）或文件數據；

（2）系統應提供檢索功能；

（3）提供向檔案管理系統歸檔的功能，如系統使用單位有相關檔案管理系統，應提供系統的數據接口。

2）輸入要求

（1）歸檔文件為原件：輸入發文字號、標題等易于標識、便于查詢的要素；

（2）歸檔文件為數據：嚴格按“文檔歸檔數據要求”輸入要素。

3）業務要求

（1）對需要歸檔的公文，應及時向檔案部門移交，個人不能保存；

（2）在確認由歸檔價值、文件準確完整的情況下，應與起草人辦理歸檔手續；

（3）歸檔后，相關部門存儲在系統中的文件應刪除。

3 收文管理

收文管理指對已成文文件辦理過程的管理，包括外單位來文和機關內各部處之間來文的處理[1]。收文管理主要管理文件的辦理過程，按來文機關不同及來文的性質進行登記辦理。

收文管理應實現收文辦理過程中的登記、編號、擬辦（分辦）、批示、承辦（主辦、協辦、主辦閱批）、傳閱和歸檔的全過程管理；提供靈活的編號格式及功能；提供辦理過程的圖形化跟蹤記錄，并通過圖形流程提醒后續辦理；提供不限級別的多級并行處理，符合實際工作中多部門并行處理文件的情況等功能。

根據《中國人民解放軍機關公文處理條例》規定，本部分對軍隊機關辦公業務系統收文處理主要流程的系統要求及業務要求進行了規定。

3.1 接收程序要求

1）系統要求

（1）系統應自動識別來文單位、密級、文種，并自動生成收文日期；

（2）系統應提供信息登記功能；

（3）接收文件后，在文件流轉過程中相關人員應可查看文件辦理過程日志。

2）輸入要求

接收人應輸入要素有：確認收文標識（可選）、收文登記要素、承辦人、審核人。

3）業務要求

（1）接收公文應核對無誤后簽收登記；

（2）簽收后，以電子簽名或電子印章等合適的方式給發文方以憑據。

3.2 審核程序要求

1）系統要求

對審核不通過的公文，提供文件辦理退回功能，文件可逐級退回到文件流轉的起點。

2）輸入要求

審核人應輸入要素有：審核結果、承辦人。

3）業務要求

審核人應從下列方面進行審核：（1）是否應當由本部門辦理；（2）是否符合規章制度與有關規定，是否完整準確地體現上級意圖；（3）是否符合行文規則。

對不符合上述規定的公文文稿應當協商發文機關進行處理，必要時可退回發文機關并說明理由，審核通過，應選擇承辦人。

3.3 擬辦、承辦程序要求

1）系統要求

（1）文件可被標識為緩辦，暫緩辦理；

（2）文件可撤銷辦理，撤銷辦理的文件可手動選擇是否作廢。

2）輸入要求

擬辦、承辦應輸入要素有：承辦結果、承辦人、聯系電話。

3）業務要求

（1）對需要辦理的公文，應當由相關部門提出擬辦意見報首長批示或轉有關部門辦理；

（2）需要兩個以上部門辦理的公文應明確主辦部門；

（3）對緊急公文應明確辦理時限；

（4）對轉有關部門辦理的公文應當跟蹤催辦并及時向首長報告辦理情況。

3.4 審批程序要求

1）系統要求

系統應對公文的審批流程進行跟蹤、催辦和統計，以便及時了解公文的處理進度。

2）輸入要求

審批人應輸入要素有：審批結果。

3.5 催辦程序要求

1）系統要求

（1）催辦要求應提交承辦人；

（2）催辦應給出催辦期限，催辦期限單位為日。

2）輸入要求

（1）催辦人應輸入要素有：送交日期、催辦要求、承辦期限；

（2）承辦人應輸入要素有：辦理情況、未辦原因。

3）業務要求

承辦人應盡快回復催辦人辦理情況與未辦原因。

3.6 答復程序要求

1）系統要求

（1）答復后進行歸檔，在確認公文已辦理完畢的情況下，應與承辦人辦理歸檔手續；

（2）歸檔后，相關部門存儲在系統中的文件應刪除。

2）輸入要求

答復人應輸入要素有：承辦結果。

3）業務要求

首長審批完畢后有關部門應及時答復發文機關，并根據需要告知有關單位。

4 結論

隨著我軍信息化水平的提高，絕大多數機關已完成辦公業務系統建設，明確軍隊機關辦公業務信息系統各工作環節的系統要求，統一系統輸入輸出，規范系統業務流程，能夠使軍內不同機關的辦公業務信息系統相互之間便于連接，兼容一體，使機關工作人員使用辦公業務信息系統處理相關業務時及時準確，有據可查，有法可依，從而使軍隊機關辦公業務信息系統運行盡可能地科學有效，安全無虞，責權清晰。

[1]中央軍委.中國人民解放軍機關公文處理條例[Z].2006.

[2]中央軍委.軍隊機關公文格式[M].2005.

[3]GB/T 9704-1999國家行政機關公文格式[S].1999.

Research on Software Design for Military Organs Office System

Dang Xian,Lu Dong-sheng

(Naval Academy of Armament,Shanghai 200235,China)

The paper carries on the detail analysis to the software design requirements of military organs office system process,according to the international and national military standard and a variety of laws and regulations.It untangles every link in the process.A new perspective for designing military organs office system is put forward.

office system; business process; software design

TP392

A DOI：10.14141/j.31-1981.2016.05.002

黨弦（1984—），男，工程師，研究方向：軍用標準化。