檔案管理與知識管理的關系研究

李婧

[摘 要]在當前知識經濟時代背景下，知識管理在檔案管理中所起到的作用愈加突出，兩者無論是在管理對象、管理流程還是管理目的上都十分相近；但是在管理層面、管理深度和管理特點上存在明顯的差異。可以說，兩者之間是密不可分的，相互促進，相互影響，知識管理可以進一步拓展檔案管理的范圍和領域，從而為檔案管理創造更大的價值。反之，檔案管理還可以實現知識的積累和沉淀，深入挖掘知識的內涵和價值，為知識產權保護提供必要保障。由此，本文主要就檔案管理與知識管理的關系展開研究，結合實際情況，提出合理的改善措施。

[關鍵詞]檔案管理；知識管理；管理流程

中圖分類號：U416.2 文獻標識碼：A 文章編號：1009-914X（2016）18-0062-01

檔案管理存在歷史較舊，是一門古老的管理藝術，經過長時間的完善和發展形成了一種全新的管理體系。檔案管理與知識管理之間存在密切的聯系，存在一定的共通處，但同時也存在明顯的差異之處，在實際工作開展中相互促進、相互影響，產生一種更加積極的作用。故此，理清檔案管理與知識管理之間的關系是尤為必要的，對于知識經濟背景下兩者的進一步發展具有十分重要的促進作用，加強對其的研究是十分有必要的，對于后續理論研究和實踐工作開展具有一定參考價值。

一、檔案管理與知識管理的異同

（一）檔案管理與知識管理的差異

從兩種管理工作內容和形式來看，檔案管理更多的是局限在實體檔案的管理，通過專門的檔案管理技術和方法，確保文件資料的完整性、真實性，確保檔案資料的憑證價值和應用價值。在實際管理工作開展中，并未凸顯出規范化和制度化的特點[1]。而知識管理則不僅僅側重于檔案資料的管理，而是包括所有知識類型的顯性信息，同時也注重對文字背后隱藏知識的挖掘和管理。具備完善的管理體系，但是這種管理體系較之檔案管理存在差異，是一種更具創新力的管理體系。此外，知識管理更注重管理方法和管理模式，強調知識的內在價值，追求知識的實用性。

（二）檔案管理與知識管理的共通性

檔案管理與知識管理均是為用戶提供知識信息服務，展現檔案或知識的價值，這是兩者的共同目的，具體表現在以下幾個方面：其一，管理對象。知識管理對象是知識，包括顯性知識和隱性知識，乃至知識活動和知識員工的管理。檔案管理則是對一種由文字、圖像和聲音形成的檔案資料，而檔案資料具有十分突出的知識屬性，是知識管理的重點部分。故此，從管理對象來看，兩者具有相同的形態。其二，管理目的。檔案工作是一種提供檔案資料的信息服務，國家出臺的《檔案法》則進一步強調了檔案工作要統一領導、分級管理，以此來確保檔案資料的完整性和安全性，便于后續為社會發展提供支持[2]。提供真實的文獻資料和憑證是檔案管理工作最基本的服務內容，以此來滿足個人和社會組織的的哪敢需求，這是檔案管理的本之目的。知識管理則是通過對個人和社會組織實現顯性知識和隱形知識共享提供一種新的途徑，充分挖掘和展現知識應用價值，提高組織創新能力。故此，從檔案管理目的上來看，檔案管理和知識管理的目的是一致的。其三，管理流程。一般情況下，傳統檔案管理程序主要可以分為問價和的哪敢的接受、分類、鑒定、保管和利用等幾個環節，實現檔案和文件的集成化管理。知識管理流程則是強調知識的產生、收集、加工、整理、評價和利用等幾個環節，在這個過程中實現對知識應用價值和服務功能的展現，具有一種集中、有序的特點。兩者管理流程較為相似。

二、檔案管理與知識管理交融

從檔案管理和知識管理的內涵來看，兩者存在較為突出的共通點，甚至在實際管理工作中出現水乳交融的現象，在企業管理框架下提出檔案知識管理理念。

（一）知識管理對檔案管理的促進作用

現代檔案管理工作已經廣泛應用信息技術，無論是檔案載體還是管理方式上較之傳統的檔案管理都發生了明顯的變化，這種變化最根本的原因在于吸收和借鑒了知識管理的元素，進一步挖掘內在的服務價值。傳統檔案管理過于注重實體檔案資料的管理，關注檔案資料的長期保存，在一定程度上忽視了文字背后潛在的實用價值。知識管理理念則強調任何載體形態的知識都可以轉變為不同載體形態知識，從而形成更加完善的知識資源體系，實現知識應用的價值[3]。

（二）檔案管理對知識管理的反哺

檔案文件是個人或社會組織十分重要的知識資源，就員工組織而言，員工的流動將會造成重要信息丟失，員工個體的隱性知識很難有效實施管理，隱性知識轉化為顯性知識主要是通過有效方法，將資料信息以不同形式存儲下來，以便于后續為社會組織或個人提供服務。就個人而言，社會活動和學習研究中，對于重要事件和研究成果根據實際需要轉化為文件資料。這些圖文信息通過檔案管理手段可以實現，為知識管理提供豐厚的信息資源。

結論

綜上所述，知識管理與檔案管理之間聯系較為密切，現代化檔案管理應用先進信息技術，促使管理工作更加知識化，知識管理對檔案起到促進作用，而檔案管理對知識管理同樣起到反哺作用，從而為社會發展提供更優質的服務。

參考文獻：

[1]程琳，田小瓊.試論檔案管理與知識管理的關系[J].移動信息，2015，10（9）：43-43.

[2]王旭.淺議檔案管理與知識管理的關系[J].黑龍江科技信息，2011，22（21）：122.

[3]侯文英.檔案管理與知識管理的關系探究[J].黑龍江科技信息，2013，14（8）：132.