淺談水利工程檔案管理的重要性

蔣麗君 張涌

【摘要】水利工程檔案管理是水利建設工作的重要部分，而通過計算機的檢索系統對檔案進行查找的速度大大提高，同時具有相當高的查準率與查全率，使檔案管理人員進行檔案資料查找的時間大大縮短，服務質量、工程檔案資料的使用效率以及檔案管理工作人員的工作條件都得到提高。基于此，本文主要對水利工程檔案管理的重要性以及加強檔案管理的方法進行了研究和分析，希望對有關人士有所幫助。

【關鍵詞】水利工程；檔案管理；重要性

一、前言

在水利工程建設當中，水利工程檔案是對工程具體活動以文字、圖片、影像、圖紙、圖標、數據等形式進行的資料記錄，是今后水利工程開展規劃、設計、勘察、管理、維護等工作實施的主要參考依據。因此一定要確保水利工程檔案資料完整、規范、系統、標準，從而才能保證水利工程的順利完工。

二、水利工程檔案管理的重要性分析

它是水利工程建設過程的真實記錄

完整、詳盡的工程檔案，可以反映出工程建設項目從立項到竣工驗收，從材料特性到成型，從決策到最終實體形成的全過程，是了解、研究一項工程來龍去脈的最原始、最真實的材料，是工程建設工序的全面反映。檔案資料更是工程技術的一種經驗總結，它可以給后來的工程提供很好的借鑒作用，促進工程技術的發展和進步。水利工程檔案可以為水利研究提供豐富的歷史資料，對于研究成果的獲得具有促進作用。如果一項工程只有實物而沒有檔案，若干年后，我們將無從知曉工程真實的基本情況，就不能對工程建設各階段的正確性、科學性作出客觀、準確的判斷。

（一）它是工程竣工以后，運行、檢修、維護和管理的重要依據

詳實的檔案信息是水利工程運行指標核定和調整的重要依據，有了這個依據，才能確定水利工程的等級、使用年限、防災能力等，才能保障水利工程作用的正常發揮。檔案材料更是工程檢修、維護的重要依據，可以說是工程的使用說明書，出現什么樣的癥狀？問題出在哪？只有通過檔案，才能分析出癥結所在，也才能有效的進行檢修和維護，排除問題。檔案材料也是我們管理工作的重要依據，從人員配置，機構設置，管理點規劃都需要以檔案材料為準繩。水利工程檔案能在工程遇險時，為原因分析、責任追究、工程措施等提供詳細資料支撐和很好的參考。

（二）它是水利工程建設質量終身責任制的重要憑證

國家規定水利工程建設質量實行終身負責制，檔案資料是建設過程的真實記錄，是事后追責的重要依據。同時建立規范的工程檔案，更是促使參建各方履職盡責的重要手段。真實的、完整的檔案記錄，使相關建設責任考有所據，能夠促使參建單位和相關責任人進一步強化“ 責任、質量、安全”三個意識，努力建設高質量的精品工程。

（三）檔案合格是水利工程竣工驗收的必備前提

所有水利工程項目必須履行檔案驗收手續，凡檔案內容與質量不達標的，不得通過檔案驗收，未通過檔案驗收或檔案驗收不合格的，不得進行或通過工程竣工驗收。我們要把工程檔案管理作為水利工程建設的重要組成部分，嚴格實行同步管理，抓緊做好工程檔案驗收的各項準備工作。

三、水利工程檔案管理中存在的問題

1、水利工程檔案的質量問題

從目前的水利工程檔案上看，建設單位的管理制度上有著諸多問題，對水利工程檔案質量要求不嚴格，其中摻雜著各種大小問題。

2、檔案管理人員缺乏管理意識

檔案管理工作作為水利工程整個管理機制的重要環節，卻沒有將管理工作歸納進去，而在材料上、檔案裝具、管理人員的配置上沒有重視，進而造成管理體系不健全。由于項目的管理人員過于看重施工的工作，沒有意識到檔案管理對于施工工程管理的聯系和影響，使得缺乏完善的檔案管理制度。

3、檔案管理各部門關系不明確

水利工程單位中存在著對檔案管理工作部門的設置不明確，使得責任單位和施工單位所安排的臨時機構對于檔案的管理工作沒有認識到義務和責任。而部門間的關系越混亂，協調就越困難，使得檔案資料和要求不符合，不能實現完善、規范的檔案管理要求。

四、加強水利工程檔案管理工作的對策

1、完善水利工程檔案管理制度措施

為了能夠趕上國際貿易組織及國際慣例的步伐，我國逐漸進行了政府職能的轉變及對水利工程建設項目在審批上的革新，針對已經與目前改革化進程、新形勢下不相適應的水利工程檔案管理規范進行了全面的清除，重新制定了新的檔案資料管理規范，促使工程檔案在內容、形式或是規章體制、乃至檔案資料的載體上都產生了非常顯著的改變，可是，與其對應的各項檔案管理制度、法律規章并未在第一時間做出完善的修整，所以，水利工程檔案并未從真正意義上加入新的管理制度當中，為此，創建完善的檔案管理法律規章制度是亟待解決的事情。

2、創建檔案管理網絡 促使檔案管理更為規劃標準化

（1）創建檔案管理領導小組，對工程檔案管理工作進行統一領導，交由專門的檔案管理負責人員對檔案管理工作進行任務分配，指定各部門負責人擔任專職的檔案管理人員；

（2）對檔案管理信息管理軟件進行設計，把輸入的數字檔案信息進行分門別類的編排，逐步實現數字化檔案，同時對檔案信息進行有序化的科學管理；

（3）創建完善的檔案管理制度，在對檔案歸檔的時候一定要針對各文件進行仔細全方位的檢查，查看文件在內容上信息是否完整。切記，不管是在水利工程施工過程中或是施工企業內部，一定要確保施工檔案各資料的完整無缺，這樣才能夠實現系統完整的檔案規范化管理。

3、改變傳統理念 進行檔案科學化管理

（1）追蹤搜集

檔案資料的追蹤搜集比較適合在施工周期比較短的水利工程當中，這樣進行檔案資料整理的時候就會非常便捷，檔案管理工作者一定要對施工現場實際狀況進行一定的了解，第一時間掌握工程施工實際情況，同時進行相關材料的搜集，追蹤搜集方法可及時的對工程狀況進行很好的掌握，可是所需的人物力投入也是比較大的。

（2）分階段搜集

在施工周期比較長的水利工程中是比較適合選擇分階段搜集的方法進行檔案資料搜集的，針對那些跨年度的大型水利工程，需檔案管理人員時常保持與相關部門的密切聯系，對工程進展情況進行實時掌握，強化催收，爭取最大限度上防止檔案資料丟失的情況發生，促使檔案的連續完整性能夠有力的保證。

（3）強制性搜集

對于施工人員比較分散、設置的臨時機構比較多的施工企業來講，強制性搜集是比較適用的。通常可以選擇使用搜集檔案資料押金的方式對檔案資料進行管理及搜集，這就需施工企業交付一部分資料押金，待資料無用之后再轉交檔案管理部門，同時退回押金。此種方式能夠起到一定的制約性作用，同時促使檔案資料得到有效的管理。

4、加強檔案管理人員業務培訓 促使檔案管理水平進一步提升

檔案管理工作人員一定要嚴格的以工程檔案管理要求開展日常管理，為此對檔案管理人員提出了高標準的具體要求。作為水利工程檔案管理工作者一定要具備高水平的專業技能，具有豐富的管理知識和先進的管理理念。

為此，為能夠促使管理工作人員滿足水利工程檔案管理具體規范及相關要求，需要對檔案管理人員進行有計劃性的定期培訓，針對水利工程建設當中的相關文件資料、具有重要價值的檔案的歸檔問題進行詳細的講解，嚴格以檔案管理要求為依據，對檔案進行認真仔細的編寫，只有做好水利工程檔案管理工作，才能夠促使檔案更為標準統一化，進而為工程施工提供強有力的后備力量。

5、對檔案信息進行進一步開發

要想確保檔案管理工作水平得到顯著的提高，則需要對檔案信息進行進一步開發，這就需要在平時的管理工作當中，做好檔案各類資料的搜集-歸檔-保存，這樣才能夠對檔案信息進行綜合運用及有效的開發。譬如，某城市區域當中河道的清挖，當時黃河水大發，整個河道完全被淤泥覆蓋住，整個水利工程受到非常嚴重的影響，固然，對農民灌溉也帶來較為惡劣的影響。為了促使農民豐收不受任何影響，市縣級水利部門開展了河清淤整改措施，水利施工人員對水利工程所有檔案進行仔細的閱讀，短時間內制定出適合的水利治理方案，調出相關人員進行施工圖的設計-測量及數據的統計，最終制定最為適合的清淤方案，第一時間將方案上交政府部門，隨之政府部門從現有的水利部門方案處罰，對區域當中的河道狀況做出全面的方案調整，短時間內開始實施。這樣促使災情帶來的負面影響降到最低的程度，同時，農田損失面積達到最小，由此可見，水利工程檔案管理所具有的重要意義。

五、結束語

最近幾年，在檔案管理工作當中實施信息化檔案管理越來越普及，其具體的做法就是把全部的檔案資料輸入電腦當中，這樣便能夠在第一時間為水利業務部門提供了完整及時的信息資源，而業務部門技術工作者在對檔案資料利用完之后也要準時的將檔案及時歸檔，這樣才能夠促使工程檔案資料的完整性得到最大的保障，推動檔案管理工作水平得到進一步提升。

參考文獻：

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[2]趙光明；楊猛；；水利工程建設項目檔案管理措施探究[J]；科技創新與應用；2013年32期，112-113.