淺談高校管理之教學秘書的重要性和穩(wěn)定性

馮利臻　吳宇

摘 要：教學秘書是高校教學管理隊伍中的最基層的專職管理人員，具體負責學院的教學管理任務，在教學管理工作中發(fā)揮著重要作用。認清教學秘書隊伍建設的重要性，建設一支素質(zhì)高、業(yè)務強、隊伍穩(wěn)定的教學秘書隊伍刻不容緩。

關(guān)鍵詞：教學秘書；教學管理；重要性；穩(wěn)定性

一、教學秘書在教學管理工作中的作用

（一）系、院領(lǐng)導的參謀和助手

高等院校主管教學的系主任、院長通常屬于“雙肩挑”的人員，因此，大量的教學管理實際上是由教學秘書來完成的。這就需要教學秘書當好領(lǐng)導的參謀和助手，協(xié)助系、院領(lǐng)導進行教學管理，協(xié)助領(lǐng)導完成日常的各項管理制度。比如調(diào)課、教材管理各項工作，學生辦理學生休學、復學、轉(zhuǎn)學、免修、重修等工作，傳達組織和參加教研、教學競賽活動，協(xié)調(diào)各實驗室建設和實驗教學管理工作等等。

（二）橋梁和紐帶作用

教學秘書在工作中接觸的人很多，接觸層面最廣，既與領(lǐng)導接觸，也與教師接觸，并且直接接觸學生，既要把領(lǐng)導的決策向下傳遞，又要把教師和學生的建議和意見向上反饋。在領(lǐng)導、老師和學生之間起到承上啟下、上傳下達的橋梁和紐帶作用[1]。

教學秘書在處理日常教學行政工作中，必須處理好三對主要關(guān)系。第一， 教務處與院、系之間的關(guān)系。第二，院、系與教研室、實驗室之間的關(guān)系。第三，任課教師與學生之間的關(guān)系，因此起著其他人不可替代的協(xié)調(diào)和信息溝通紐帶作用，保證教學活動正常有序進行。

二、教學秘書的現(xiàn)狀與分析

高校教學秘書隊伍建設是高校教學管理隊伍建設的一部分[2]，雖然各高校都在加強教學管理隊伍建設，但是高校往往比較重視專任教師隊伍建設，如人才引進、在職進修等等，而在教學管理隊伍的建設中卻只重視高、中層管理人員的配置，往往忽略了教學秘書這一基層管理隊伍的建設，因此教學秘書成了學校很重要，而又不被重視的一個群體，教學秘書隊伍的現(xiàn)狀令人堪憂，存在的問題如下：

（一）學校重視程度不夠，經(jīng)濟待遇低，隊伍穩(wěn)定性差。

教學秘書工作很重要，也很辛苦，但并沒有得到應有的關(guān)心和重視。由于事務大而忙，外出參觀學習、專業(yè)培訓和進修的機會很少。據(jù)了解，有的高校，十多年來從沒有組織過教學秘書外出參觀學習，也沒有送過一個教學秘書進行教學管理專業(yè)的進修和深造，長此以往，其進取意識和思維能力將變得越賽越低，無法提高工作效率和教學管理水平[3]。另外，教學秘書在評職稱、津貼、晉升等方面都較其他系列難。和專職教師及其他教學管理人員相比，教學秘書的工資、津貼也比較低。教學秘書不安心，隊伍不穩(wěn)定，無疑對高校的教學管理是一個嚴重的影響。

（二）教學秘書工作面廣，工作任務繁重瑣碎。

教學秘書工作所涉及的面廣而多，整天面臨著瑣碎而龐雜的管理服務工作，完全可以用 “忙”“雜”兩個字來概括其工作。包括：開學前到學校協(xié)助教務處排課，整理每學期所有教學課程：包括課程性質(zhì)、學時、授課班級等信息，組織批改補考試卷，上交成績，并統(tǒng)計填寫每個老師判卷數(shù)目。期中教學檢查包括學生座談會情況、批留作業(yè)情況、教師教學文檔上交情況等的收集、整理、匯總工作。期末收集整理并歸檔期末試卷和紙質(zhì)成績、電子成績、試卷分析、電子試題及答案、實驗和實踐教學等文檔，并認真復核是否符合我校的規(guī)定；征訂下學期教材、整理下學期理論、實驗、實踐和選修課課程等；這些繁瑣巨細的事情都使教學秘書忙得沒有喘息的機會。

（三）精神負擔重，思想壓力大。

1、教學秘書的工作性質(zhì)與其他工作不同，時間限制性強，工作任務必須按質(zhì)按量按時完成。如果因為忙于其他工作而影響了考試的正常進行，就是工作失職。

2、教學秘書的工作是進行教學管理，就必須要把好教學質(zhì)量的關(guān)口，凡事要出以公心，堅持原則，因此在工作上無形中便會引起別人的誤解。特別是因工作太忙應付不全而出現(xiàn)某些工作差錯，又得不到應有的幫助和理解，這種壓力更大。因此，教學秘書們長期處在一個精神高度緊張、思想負擔很重的狀態(tài)下工作。

三、教學秘書的穩(wěn)定性

由于以上原因教學秘書人員的流動性很大。而教學秘書的穩(wěn)定性對于院系來說又是非常重要，因此，要想要想充分調(diào)動教學秘書的積極性，穩(wěn)定教學秘書隊伍，需要采取以下的措施：

（一）重視教學秘書工作，加強教學秘書隊伍建設：有計劃的培訓和交流

由于管理的新思想、新技術(shù)、新手段不斷涌現(xiàn)，有力地推動著高等教育向前發(fā)展。高校教學管理要想適應這種變化，必須每年定期的對教學秘書進行業(yè)務培訓或研討交流會，以增拓他們的視野、思路，為提高和完善教學秘書業(yè)務水平創(chuàng)造機會[4]。讓每一位教學秘書都感到自己有良好的發(fā)展方向與前途，從而提高教學秘書的工作熱情和整體素質(zhì)。

（二）完善管理制度，加強鼓勵機制

為了使教學秘書不斷提高自身素質(zhì)和工作水平，學校需要制定出行之有效的教學管理規(guī)章制度，使教學管理工作有章可循，工作簡單易行。為加強教學秘書的穩(wěn)定性，引入激勵機制，加強競爭，實行崗位責任制、聘任制，把考核與評職稱、晉級、增資、聘用等實質(zhì)性措施掛鉤。對那些工作認真負責、管理水平高、工作成績突出的人員給予應有的照顧，保護他們的工作積極性。只有這樣，才能促進教學秘書不斷提高自身素質(zhì)和教學管理水平，穩(wěn)定教學秘書的隊伍。

總之，教學秘書在教學管理過程中有重要的位置和作用，學校應該有計劃、有目的地對教學秘書進行業(yè)務培訓和能力激發(fā)，并采用人才激勵機制，讓他們看到努力工作的希望，穩(wěn)定教學秘書的隊伍。

參考文獻：

[1]陳文貴.教學秘書在高校教學管理工作中的作用及隊伍建設[J].天津職業(yè)技術(shù)師范學院學報，2001，12（4）：41-44.

[2]陶玉萍.福建高校教學秘書隊伍結(jié)構(gòu)狀況分析[J].福州師專學報（社會科學版），2000，20（2）：48-50.

[3]徐東.教學秘書在高校教學管理中的作用及素質(zhì)要求[J].山西財經(jīng)大學學報，2005（9）.

[4]李爭.重視教學秘書培養(yǎng)提高教學管理水平[J].教育理論與實踐，2005，12（25）.

[5]廖祖荷.重視高校教學秘書工作，穩(wěn)定教學秘書隊伍[J].廣西師范大學學報（綜合專輯），1996：121-123.