對新形勢下石油企業(yè)檔案管理面臨的問題及對策研討

薛瑞

摘 要：在石油企業(yè)檔案資料不斷增加，以及信息技術及產(chǎn)業(yè)的高速發(fā)展的背景下，傳統(tǒng)的檔案管理手段已經(jīng)逐漸落后，不能夠滿足企業(yè)發(fā)展的需要，石油企業(yè)檔案管理和利用面臨著很多的機遇和挑戰(zhàn)。本文從石油企業(yè)在檔案管理中出現(xiàn)的問題入手，在石油企業(yè)檔案管理方面進行了初步研究，針對如何管理好石油企業(yè)檔案提出相應的對策。

關鍵詞：石油企業(yè)；檔案管理；問題；對策

全球經(jīng)濟的發(fā)展使石油，天然氣等能源需求量日益增大，我國石油企業(yè)已經(jīng)出現(xiàn)石油和天然氣開采不足的問題，內(nèi)部各種管理問題也不斷出現(xiàn)。檔案不僅是企業(yè)外在的表現(xiàn)，也是商業(yè)信譽、專利權、商標權等無形資產(chǎn)的證明和根據(jù)，在企業(yè)的管理、創(chuàng)新和風險規(guī)避中發(fā)揮著不可替代的作用；使企業(yè)管理規(guī)范化，有利于經(jīng)營生產(chǎn)，使企業(yè)權益得到維護，企業(yè)糾紛得到有效解決。檔案管理也屬于石油企業(yè)管理系統(tǒng)，因此，必須針對檔案管理中的各種不良現(xiàn)象，提出有針對性的對策和策略，進而使石油企業(yè)內(nèi)部管理更加完善。

一、石油企業(yè)檔案管理工作中存在的問題

當今，石油企業(yè)檔案數(shù)量逐漸增多，種類更加多樣，檔案利用得日益頻繁，導致石油企業(yè)檔案管理工作中的問題日益突顯，主要表現(xiàn)在以下方面：

（一）檔案管理制度不完善，機構不健全

石油企業(yè)部分領導不太關注檔案管理工作，覺得企業(yè)主要是抓油氣勘探和開采、抓油氣處理和集輸，注重市場經(jīng)濟效益，認為檔案管理工作并不重要。這些錯誤觀點導致石油企業(yè)領導忽視了對檔案管理機構的健全，沒有建立檔案管理制度，沒有配備專業(yè)的檔案管理人員，只能讓人力資源部的職員臨時承擔檔案管理部門職務[1]。

（二）檔案管理人員綜合素質(zhì)普遍較低，管理意識缺乏

石油企業(yè)檔案管理部門的職工大部分是中年女性，年齡較大，學歷也較低，學習新技術、新知識比較慢。他們只會一些簡單的計算機，不會運用信息技術對檔案進行篩選、加工和開發(fā)。完全沒有意識到檔案管理工作多么重要，沒有意識到會給企業(yè)造成多大的麻煩和后果，以至于出現(xiàn)檔案材料缺失、整理不規(guī)范、相關信息不準確等問題，他們不愿丟下傳統(tǒng)的管理思想和方法，不愿意學習新技術、新知識，學習先進的科學技術來解決存在的問題，提高工作效率。

二、做好石油企業(yè)檔案管理工作的對策

根據(jù)石油企業(yè)檔案管理中管理制度的不完善、機構的不健全，管理人員的綜合素質(zhì)太差，沒有管理意識，管理設施太落后、方法太傳統(tǒng)等多種問題提出相關的對策和策略。

（一）領導加強重視，建立健全的管理制度

1.加強宣傳，強化認識。石油企業(yè)領導應召開各種檔案管理會議，讓各科室和全體職工積極支持管理工作，及時提供信息和建議完善各項殘缺檔案資料，及時提供準確、標準的檔案資料。企業(yè)領導應加強宣傳，意識到檔案管理工作在現(xiàn)代石油企業(yè)管理中的地位和作用，鼓勵全體員工都積極參與其中。

2.建立健全檔案管理制度。立即建立檔案管理領導小組，作為石油公司檔案管理的主導機構，并建立健全企業(yè)檔案管理人員培訓制度，定期考核制度，檔案管理制度，如檔案統(tǒng)計、檔案鑒定、檔案利用、檔案查詢等各項制度，讓檔案管理者找到學習和改進的依據(jù)[2]。同時，加入專業(yè)年輕的管理人員，讓檔案管理工作不再枯燥和乏味，更加充滿活力。

（二）全面提升檔案管理人員綜合素質(zhì)

1.強化檔案管理人員管理服務意識。檔案管理部門并不是開采和生產(chǎn)油氣的，而是做后勤服務的。隨意，作為檔案管理人員應積極樹立高度的服務精神，增強為企業(yè)服務的意識，充分利用現(xiàn)代化信息管理技術，提高工作效率，做到檔案信息資源共享，提供及時準確的檔案信息資料。

2.提升檔案管理人員的業(yè)務能力。第一，加強檔案管理人員自主學習的能力，提高業(yè)務能力。鼓勵他們利用空閑時間，自主學習與檔案管理相關的最新理論知識，掌握計算機的基本技能[3]；同時，多關注和發(fā)現(xiàn)檔案管理工作中的各種問題，提高學習效率和提升業(yè)務能力。第二，重視檔案管理培訓工作，加強各項檔案管理培訓工作，重在加強計算機操作技能培訓，全面提高檔案管理人員的綜合能力。

三、引進先進設施和技術

（一）更新檔案管理設施

石油企業(yè)應積極引進現(xiàn)代化的技術和設備，投入更多的資金，購買先進的計算機、打印機、掃描儀等。同時，加強對員工的培訓，合理利用設備，以免造成設備的浪費，導致資源浪費。

（二）建立檔案管理信息管理系統(tǒng)

引進新的方法和技術，建立自動化檔案信息管理。信息管理系統(tǒng)能幫助檔案管理人員迅速整理資料，它包括打印表格、編號、文件錄入等多種功能，還能隨時查詢需要的資料。因此，引進先進的檔案信息管理系統(tǒng)有著很大的作用，便于整理、查詢、翻閱資料。

四、結論

隨著時代的發(fā)展，石油企業(yè)在開采、生產(chǎn)、建設等方面積累了許多經(jīng)驗，在建設和管理中也出現(xiàn)了很多不好的現(xiàn)象。針對這些現(xiàn)象和問題，應該采取哪些有針對性的策略和措施，以加強對石油企業(yè)檔案的管理，提高核心競爭力，是一項十分緊要的工作。

參考文獻：

[1]李懌遠.加強協(xié)調(diào)溝通 強化監(jiān)督指導——做好重點建設項目檔案管理工作的若干思考[J].浙江檔案，2006（05） .

[2]劉愛民.談如何搞好重點建設項目檔案管理工作[J].檔案天地，2004（S1）.

[3]崔婷.努力做好糧援項目檔案管理工作[J].山東水利，2001（07）.