新醫改時期醫院綜合檔案管理工作的思考

施旋

摘要：檔案管理工作是醫院管理工作的重要組成部分，隨著新醫改工作的推進和醫院日新月異的發展，醫療行為、科研、教學、預防保健、藥械管理、黨政管理以及其它活動的開展給檔案管理工作均帶來了新的挑戰。文章通過分析目前醫院檔案管理存在的問題，提出了對醫院檔案管理進行改進的一些思考，為規范醫院檔案管理提供參考。

關鍵詞：新醫改 醫院 綜合檔案管理 思考

醫院檔案是醫院在日常工作活動中所形成的各種有保持價值的文件，如各種文字處理、圖表、聲像錄音等各種書面材料及載體材料，是醫院工作計劃和決策的可靠依據，是一個醫院所有歷史和文化的記載，為醫院科學制定未來發展規劃提供重要重要的信息資源，所以說它是醫院的寶貴財富。在新醫改時期，醫院對檔案服務也提出來了更高的要求，面對新的信息需求，醫院檔案管理工作必須認清面臨的問題，科學管理方法，強化服務功能，實現檔案服務的改革與創新。

一、人事檔案管理工作特性

1.全面性。人事檔案收存職工的履歷、自傳、鑒定、學歷。政治歷史、入黨入團、獎勵、處分、任免、工資等方面形成的材料。檔案在一定程度上記錄了每個員工的成長和發展的歷史，展現了員工的工作、家庭、專業等個人情況。所以人事檔案是每個員工的儲存庫，在一定程度上反映每個員工的全貌。

2.真實性。因為人事檔案是組織、人事和勞動部門正確使用人才、合理解決薪資待遇等方面的重要依據，直接為現實工作服務，所以真實性是人事檔案的基礎。它要求檔案資料的完整齊全，材料客觀真實有效。

3.動態性。人事檔案不是一成不變的，是隨著每個員工的發展不斷完善的，不斷的將一些新的信息材料反映進入檔案。所以人事檔案必須要及時的收集補充，有人就有檔，人員變動，檔案隨之變動，堅持“檔隨人走”。

4.機密性。人事檔案涉及員工的諸多方面，會存在員工向組織匯報而他人不知的秘密，所以人事檔案有一定的機密性。任何人不得泄露員工的隱私以及一些個人情況。

二、綜合檔案管理存在問題及分析

1.檔案管理規章制度還有待健全。醫院只制定了院內規章制度，沒有明確的檔案管理辦法和未形成系統化的綜合檔案分類編號方案，造成了綜合檔案管理較為混亂。一是由于醫院檔案管理制度沒有切合實際具體細化，職能部門對本部門的檔案管理職責理解不清晰。二是沒有規范綜合檔案收集標準和范圍，許多本應納入管理的檔案得不到完整的保存，甚至在人員崗位變動時，由于工作交接不清至檔案資源流失。三是沒有統一的檔案目錄標準，職能部門只是根據各自的理解和使用習慣對檔案資料進行簡單整理，造成醫院檔案目錄不統一，查找困難。

2.檔案管理執行權限界定不清。由于大部分醫院只是設有檔案工作小組和分管領導，沒有形成一個多職能部門共同管理的工作架構對醫院檔案工作進行指導，如設立檔案管理領導小組、收集鑒定小組、銷毀鑒定小組等，以致除檔案部門以外的管理人員對檔案管理權力執行的內容、范圍等界定不清。

3.檔案管理重視度不高。由于綜合檔案工作不直接產生經濟效益和社會效益，醫院普遍存在重視臨床病歷管理，而忽視綜合檔案管理現象，主要表現：一是在年度目標管理工作中沒有將綜合檔案納入醫院管理體系中；二是醫院投入到綜合檔案管理的資源不足。如計算機、掃描儀、打印機等現代化設備配備不足，檔案庫房普遍存在布局不合理、“八防”不達標等。

4.檔案工作效率較低。一是檔案工作與個人年度工作目標責任考核、工資等不掛鉤，檔案管理人員工作積極性較差，尤其是職能部門檔案兼職工作人員對醫院綜合檔案管理工作制度和知識關心程度全憑自覺性。二是檔案管理人員未及時掌握檔案管理的新知識，綜合管理仍沿用傳統方法，造成收集的檔案資料可利用率低，檔案查閱時間長等問題。

5.電子檔案管理缺失。電子文件具有調取方便、傳遞速度快、易實現共享等優點，現已越來越多地在工作中被使用。但隨之產生的電子文件監管、歸檔認證等管理問題便陸續出現。一是由于沒有制定一套統一的電子檔案歸檔規范，使文書、聲音、視頻等電子檔案格式和標題命名等標識不符合規定要求；二是電子檔案缺乏認證標準，辦公自動化系統上文件可以嵌改，審批表上生成的領導簽名可隨時套印，嚴重影響檔案的真實性與全面性。三是電子檔案的載體是多種多樣的，部分保管環境要求較高，如光盤、軟盤、錄像帶等，稍不注意隨時都可能造成儲存的文件損壞。

三、加強醫院綜合檔案管理工作的幾點思考

1.健全和完善綜合檔案管理制度，完善檔案管理體系

首先要明確醫院綜合檔案管理工作的意義，在充分了解醫院實際情況的基礎上，結合實際，制定切實可行的管理制度。主要做法就是有針對的制定制定一套健全醫院綜合檔案管理分工辦法及完善的檔案工作手冊，以明確職責，保證各司其職，使檔案管理工作有章可循，行之有效。同時還應將制定相應的考核制度，明確考核量化標準，使領導和工作人員都能更加重視起來，這樣才能在制度完善的情況下能得到有效的執行和實施。

2.重視檔案人才培養，加強人員培訓

綜合素質的提高人才的培養是提高從業人員整體素質的有效手段，在新時期下檔案領域需要一支具有較強的綜合技術和管理能力的復合型人才隊伍，加強這方面的人才培養，能夠優化人才結構，可以在很大程度上充實和提高整體業務人員水平，起到示范和帶頭作用。在檔案管理工作中，人員素質高低直接影響檔案管理工作的成效，先進的設備需要相應的高素質人員去操作。因此，要實現檔案管理工作的可持續發展，則應不間斷提高檔案管理隊伍的綜合素質。除了采取一些專門的有針對性的專業培訓外，還應鼓勵檔案管理人員主動學習，自發提高自身業務素質，加強自學能力培養。要培養創新意識，做到解放思想，開拓創新，迎接新事物新挑戰。

3. 加大投人力度，強化檔案室的軟硬件建設

要實現醫院綜合檔案管理的現代化，除了相關制度保障，必要的軟硬件設施建設也是必備條件之一。硬件設施是基礎，這將直接會影響檔案管理工作能否順利開展，巧婦難為無米之炊，只有基礎設施到位了，才能開展后續工作。要加快設施設備的更新換代，淘汰落后設備，在基礎建設上要有保障。現代化的檔案管理應該是以電子檔案起點和為中心，所以，加強檔案管理的信息化水平，實現檔案管理各個環節的自動化，這是新時期綜合檔案管理的重中之重。而信息化除了計算機，也需要相應的配套軟件，加強局域網建設，引進和開發相應的檔案管理軟件，建立醫院檔案信息系統和檢索系統，實行計算機管理，逐步實現檔案管理電子化、網絡化。另外，還要重視檔案信息的安全，這也需要相應軟件系統的完備。

4. 做好收集工作，提高檔案利用價值和效率

信息收集，除了文件數據圖像等有形的東西外，更重要的是要挖掘看不見的文化。在檔案管理中，可以設立專門的資料收集人員，能更多的收集有利用價值的檔案資料，并進行整理發掘。而檔案工作的最終目標是提供利用，只有做到充分的利用，提高效率，才能讓檔案更好的為醫院臨床、教學、科研和醫院現代化建設服務。

結束語

作為新時代的醫院檔案管理人，要更新管理觀念，開拓創新思路，改革創新方法，勇于探索和嘗試新的檔案管理路徑，使醫院檔案管理更加標準化、規范化，以便更全面、真實地反映醫院整體發展狀況和經營成果，為社會和醫院提供更多的社會效益和信息資源，以達到新醫改預期目標。

參考文獻

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