關(guān)于加強(qiáng)圖書(shū)館檔案及文件資料管理的有效策略

周若霖　欒慶

摘 要：做好圖書(shū)館檔案及文件資料管理，對(duì)實(shí)現(xiàn)圖書(shū)館的可持續(xù)發(fā)展具有十分重要的現(xiàn)實(shí)意義。面對(duì)數(shù)字信息技術(shù)飛速發(fā)展的時(shí)代條件，作為圖書(shū)館珍貴的文獻(xiàn)資源，如何巧妙地實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)資源與電子資源雙軌制管理的發(fā)展，創(chuàng)新圖書(shū)館工作的服務(wù)層次，提升管理水平，這將成為加強(qiáng)圖書(shū)館檔案及文件資料管理工作的有效策略和努力方向。

關(guān)鍵詞：圖書(shū)館；檔案；文件資料；管理；策略

圖書(shū)館檔案及文件資料的管理是圖書(shū)館管理工作的核心。不僅記錄著圖書(shū)館的工作內(nèi)容及事業(yè)發(fā)展，也是由圖書(shū)館積累、具有保存價(jià)值的歷史資料，更成為考核評(píng)估圖書(shū)館工作人員業(yè)務(wù)技能的重要參照，也是圖書(shū)館內(nèi)部各項(xiàng)工作和館外社會(huì)活動(dòng)順利展開(kāi)的基礎(chǔ)保障與有利條件。因此，必須引起領(lǐng)導(dǎo)層對(duì)圖書(shū)館檔案及文件資料管理工作的重視，完善管理制度；增強(qiáng)圖書(shū)館工作人員的安全意識(shí)，提高工作人員的業(yè)務(wù)水平；做好圖書(shū)館檔案文件資料的數(shù)字化管理和服務(wù)層次的創(chuàng)新，強(qiáng)化圖書(shū)館資源循環(huán)利用的有效性[1]。為圖書(shū)館檔案及文件資料管理工作的正常運(yùn)行保駕護(hù)航。

一、 加強(qiáng)圖書(shū)館檔案及文件資料管理的必要性

圖書(shū)館檔案及文件資料管理，是對(duì)收集到的圖書(shū)館管理檔案和圖書(shū)館業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行整理加工，為圖書(shū)館日常管理工作提供參考數(shù)據(jù)。作為圖書(shū)館內(nèi)部信息控制系統(tǒng)，圖書(shū)館檔案及文件資料管理的加強(qiáng)很有必要。

圖書(shū)館檔案及文件資料管理是在日常工作中形成的圖書(shū)館真實(shí)歷史工作的原始業(yè)務(wù)記錄，能夠?yàn)閳D書(shū)館館建工作與圖書(shū)館可持續(xù)發(fā)展提供可靠的信息來(lái)源，積極探索圖書(shū)館服務(wù)模式的同時(shí)，做好圖書(shū)館檔案管理及文件資料管理工作，也是深入開(kāi)展圖書(shū)館服務(wù)工作、創(chuàng)新服務(wù)層次的有力保障[2]。圖書(shū)館檔案及文件資料管理工作對(duì)數(shù)據(jù)的科學(xué)分析及處理，奠定了圖書(shū)館業(yè)務(wù)統(tǒng)計(jì)分析比對(duì)的基礎(chǔ)，利用數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，整合館內(nèi)與館際間的文化資源，實(shí)現(xiàn)圖書(shū)館檔案資源的數(shù)字化融合服務(wù)[3]。不但能夠從中改進(jìn)圖書(shū)館日常工作方式，還能夠創(chuàng)新圖書(shū)館工作方法，利于工作人員的考核評(píng)估，有效提高圖書(shū)館檔案及文件資料管理的工作效率。圖書(shū)館的發(fā)展與管理工作的開(kāi)展都是有跡可循、有規(guī)可依的，在長(zhǎng)期靜態(tài)的信息資源累積中，通過(guò)先進(jìn)技術(shù)設(shè)備加強(qiáng)圖書(shū)館科學(xué)管理、改革檔案及文件資料管理制度，進(jìn)而為領(lǐng)導(dǎo)層決策與行業(yè)評(píng)價(jià)提供可借鑒的數(shù)值依據(jù)，完善圖書(shū)館自身工作，幫助讀者深入了解圖書(shū)館特色資源與服務(wù)設(shè)備，體驗(yàn)有層次的創(chuàng)新化讀者服務(wù)模式，還可促進(jìn)信息時(shí)代的圖書(shū)、檔案、情報(bào)一體化研究[4]的理論建設(shè)。

二、 目前圖書(shū)館檔案及文件資料管理存在的問(wèn)題

目前現(xiàn)狀來(lái)看，某些圖書(shū)館領(lǐng)導(dǎo)層對(duì)檔案及文件資料管理工作不夠重視，甚至認(rèn)為這項(xiàng)工作是“做起來(lái)次要，忙起來(lái)不要”的負(fù)擔(dān)。因而，圖書(shū)館檔案及文件資料管理的基礎(chǔ)工作沒(méi)做到位，檔案及文件資料管理信息化建設(shè)存在問(wèn)題諸多[5]。

基礎(chǔ)工作不到位，數(shù)字信息化建設(shè)滯后。基礎(chǔ)工作主要指檔案及文件資料的收集、整理和歸檔等。在這些前期準(zhǔn)備工作中，存在有分類(lèi)模糊、收集不完整、存檔期限界定等問(wèn)題，很大程度上制約了圖書(shū)館檔案及文件資料管理工作的數(shù)字信息化建設(shè)，難以適應(yīng)信息交流廣泛的發(fā)展需求。

信息資源利用率低。許多圖書(shū)館檔案資料仍然是紙質(zhì)形式，檔案信息資源的有效利用率普遍走低。電子文件歸檔以其設(shè)備技術(shù)、即時(shí)共享、保存條件等方面優(yōu)越性得到檔案管理工作人員的認(rèn)同。信息化的檔案資源簡(jiǎn)潔、高效，關(guān)系到圖書(shū)館檔案及文件資料管理工作的開(kāi)展。也預(yù)示了圖書(shū)館檔案及文件資料管理工作朝向紙質(zhì)文件與電子文件雙軌制發(fā)展的趨勢(shì)[6]。

缺乏制度約束。絕大多數(shù)圖書(shū)館檔案及文件資料管理工作基本上處于結(jié)構(gòu)松散的狀態(tài)，缺乏主動(dòng)性，長(zhǎng)期得不到應(yīng)有的重視與人力財(cái)力的投入，檔案歸檔、編碼、整理、信息利用、安全保護(hù)等都沒(méi)有統(tǒng)一明確的規(guī)范[7]。甚至出現(xiàn)檔案資料殘缺不全、丟失的情況，造成無(wú)法挽回的損失。

服務(wù)層次不明晰。傳統(tǒng)的圖書(shū)館檔案管理服務(wù)一般是工作人員進(jìn)行信息查閱，停留在原始人工的層面。面對(duì)圖書(shū)館檔案及文件資料管理工作的雙軌制發(fā)展趨勢(shì)，現(xiàn)代信息技術(shù)介入檔案管理服務(wù)工作能夠切實(shí)提高管理水平[8]，規(guī)范化圖書(shū)館檔案管理，建立起檔案信息資源使用者之間的溝通平臺(tái)，才能有望明晰與提升圖書(shū)館檔案及文件資料管理的服務(wù)層次。

管理模式老化[9]。單一化的管理模式，使得圖書(shū)館檔案管理建設(shè)滯后于服務(wù)工作，依靠人工方式難以實(shí)現(xiàn)資源的有效整合，無(wú)法實(shí)現(xiàn)檔案及文件資料管理的“二次建檔”。

管理人員的業(yè)務(wù)水平不高。部分檔案管理人員甚至主管領(lǐng)導(dǎo)對(duì)圖書(shū)館檔案及文件資料管理的專(zhuān)業(yè)知識(shí)了解不深，自身職業(yè)素養(yǎng)不夠，漠視檔案管理工作，檔案編碼分類(lèi)雜亂無(wú)章，有些領(lǐng)導(dǎo)對(duì)負(fù)責(zé)檔案管理的部門(mén)隨意安置，乃至有無(wú)人看管檔案的情況出現(xiàn)。

安全意識(shí)薄弱。圖書(shū)館檔案及文件資料的保護(hù)工作，也是不容忽視的重要環(huán)節(jié)[10]。一些檔案及文件資料涉及到國(guó)家文化安全、專(zhuān)業(yè)領(lǐng)域絕密信息，具體管理工作人員缺乏對(duì)檔案信息的安全保護(hù)意識(shí)，導(dǎo)致相關(guān)信息流播，造成不良影響。

三、 加強(qiáng)圖書(shū)館檔案及文件資料管理的策略

加強(qiáng)圖書(shū)館檔案及文件資料管理工作，實(shí)現(xiàn)對(duì)其數(shù)字信息化建設(shè)，使其發(fā)揮應(yīng)有的作用，建議可采取的策略有以下幾方面：

1、 加大支持與投入力度

部門(mén)主管領(lǐng)導(dǎo)要改變認(rèn)識(shí)，充分重視對(duì)圖書(shū)館檔案及文件資料管理工作的決策與執(zhí)行，協(xié)調(diào)與配合好參與方的工作。不僅提供對(duì)檔案資源有力的政策支持，還要加大物質(zhì)方面的投入力度，以保障圖書(shū)館日常工作的高效運(yùn)轉(zhuǎn)。

2、 完善歸檔、保管制度

根據(jù)具體工作情況，樹(shù)立完善的檔案及文件資料歸檔、保管制度，規(guī)范工作流程。做好檔案及文件資料的收集、整理、鑒別、保管、分類(lèi)、統(tǒng)計(jì)與循環(huán)利用等基礎(chǔ)工作，確保信息核對(duì)無(wú)誤，與專(zhuān)門(mén)檔案保管人員按時(shí)交接，按照歸檔時(shí)間和歸檔范圍整理檔案信息，從而保證檔案信息資源的完整性。

3、 實(shí)現(xiàn)檔案及文件資料的循環(huán)利用

利用信息化技術(shù)進(jìn)行檔案登記與檢索，優(yōu)化檔案及文件資料的歸檔流程，減輕了圖書(shū)館檔案管理人員的工作負(fù)擔(dān)，大大節(jié)約了檔案管理基礎(chǔ)工作的時(shí)間，充分利用網(wǎng)絡(luò)信息平臺(tái)，將檔案管理與圖書(shū)館其他業(yè)務(wù)結(jié)合，最大限度地開(kāi)發(fā)圖書(shū)館檔案及文件資料的信息資源，實(shí)現(xiàn)圖書(shū)館文獻(xiàn)信息的循環(huán)利用。

4、 提高管理工作人員業(yè)務(wù)水平

部分檔案管理人員自身業(yè)務(wù)水平有限，對(duì)檔案管理工作的專(zhuān)業(yè)技能一知半解。因而，圖書(shū)館要定期對(duì)檔案管理人員進(jìn)行績(jī)效考評(píng)和專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)，有針對(duì)性培訓(xùn)來(lái)提高管理工作人員的業(yè)務(wù)水平，通過(guò)選拔優(yōu)秀員工來(lái)帶動(dòng)檔案管理的工作激情與氛圍。

5、 增強(qiáng)安全意識(shí)

提高工作人員對(duì)檔案的認(rèn)識(shí)，要時(shí)刻提醒檔案管理工作人員，在接觸檔案及文件資料時(shí)，注意檔案信息的安全，增強(qiáng)安全意識(shí)，也是其職業(yè)道德修養(yǎng)的一部分。

6、 數(shù)字化設(shè)備的引入

圖書(shū)館領(lǐng)導(dǎo)層要做好圖書(shū)館建設(shè)工作的規(guī)劃，為圖書(shū)館檔案管理工作數(shù)字化設(shè)備的引入保證充足的經(jīng)費(fèi)，比如專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房、裝訂設(shè)備等。

7、 創(chuàng)新服務(wù)層次

圖書(shū)館檔案管理工作要與圖書(shū)館各項(xiàng)活動(dòng)積極配合，要求專(zhuān)門(mén)檔案管理工作人員掌握現(xiàn)代化設(shè)備操作的技術(shù)，提高工作效率的同時(shí)，更加便捷化、創(chuàng)新化為讀者做好服務(wù)。

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