新形勢下檔案管理工作規范化探討

劉杉杉

【摘要】新形勢下的檔案管理工作需要我們對其實行進一步的規范化，很多人還不能真正意識到檔案管理工作對于社會發展的重要性，所以對它的重視程度也不夠高。當前我國對于檔案工作的開展面臨著一些困難和挑戰，但只要制定出一個統一的規定再加上有關人員的重視，這個問題一定能得到有效的解決。

【關鍵詞】新時期；檔案管理；工作規范化；研究探討

要想更好地規范現階段的檔案管理工作，需要堅持與時俱進的原則，分清檔案管理工作的作用，以科學合理的方法制定出適合檔案管理人員的工作計劃；從現實出發，更新管理觀念，促進管理人員責任感的形成，激發其工作熱情，進而提高檔案管理的科學性和規范化，使其更加符合法律要求。

一、做好檔案管理工作的重要性

有關企事業單位的檔案中都記錄著極其重要的信息，所以為了不讓檔案丟失以及損壞，對于檔案后續的管理工作是極為重要的。想要將檔案管理工作做好就必須要先組織一些對檔案工作熟悉的專業人員來進行相關的工作。而且檔案管理的有關工作人員一定要對自己進行定位，對本職工作負起責任來。檔案管理工作是推動企事業單位不斷發展前進的后續力量，也是日常工作中需要做好的一部分。檔案中記錄著歷史的經驗以及實踐的參考，在工作中有一定的警示作用，還可以成為上級領導制定發展方案的航標。綜合其作用，我們可以發現，對于檔案的管理工作是企事業單位發展極其重要的一個組成部分，我們應對這一工作加以重視。

檔案也是決策者了解單位現階段發展狀況，總結以往的經驗教訓，了解各人員的綜合素質，改進發展規劃，調整工作結構的重要依據。目前，規范檔案管理工作，可以起到促進市場經濟發展，提升單位形象以及增強企業市場競爭力的作用。因此，在我國經濟市場的經營形式面臨著嚴峻挑戰的條件下，如何有效地發揮檔案管理工作的作用，提升其社會功能和價值，完善檔案管理的工作方式，真實地反映單位的具體情況尤為重要。

二、現階段檔案管理工作建設中存在的主要問題

檔案的管理工作對于企事業單位來講是很重要的一個組成部分，但是在實際的工作當中有關部門對于檔案管理工作的建設還存在著一定的問題。

1、缺乏對檔案管理工作的重視

有些企事業單位只側重于日常的工作任務，對檔案的管理工作卻敷衍了事。他們忽略了對于檔案管理的重要性，對檔案管理工作的內容以及作用都沒有深刻的認識到、了解到，更有甚者對檔案管理工作從未開展過。這些情況的發生是因為上層領導對于這項工作的不重視，沒有真正將檔案的管理工作實效化，這對其企業及單位的發展極為不利。

2、不規范

在實際的檔案管理工作中存在著許多不規范的地方，如人員配置的不規范以及軟件的不通用。檔案的管理應由專業的人員進行歸類以及整理，這樣才能保證檔案工作不會出錯。現在的檔案管理沒有進行統一的規范，使用的軟件以及計算機都不能達到統一，這給檔案的有關工作帶來了一定的麻煩。

3、檔案管理方式落后

目前整個社會都向著信息化方向發展，但目前很多企事業單位檔案管理工作依然停留在老模式、老思路中，缺乏對現代化技術的應用，甚至一些企事業單位檔案管理方式仍然停留在傳統人工管理方式中。傳統人工管理模式如今無法適應新形勢下日益復雜的檔案管理工作需求，并且傳統人工檔案管理方式不僅效率低下，也較容易出現紕漏。

三、新形勢下檔案管理工作規范化的主要方法

1、完善檔案管理工作的規章制度

要想更好地規范檔案管理工作，首先應該使檔案管理的基礎工作穩定可靠，這不但是檔案管理工作法制化的要求，也是提升其科學化、合理化、規范化的保證。雖然我國政府針對檔案管理工作頒布了一系列的法律，保證了檔案管理工作發展的基礎不動搖，也為檔案管理在收集、整理和管理等過程提供了有力的幫助。但隨著社會的不斷發展、檔案管理工作的進步、管理設施的不斷優化以及檔案種類的不斷增多，檔案管理的方法也需要改革創新、與時俱進。要求檔案管理的工作人員必須存有憂患意識，工作上有緊迫感，不斷學習相關知識以提高自身的職素養，加強法制教育，幫助管理人員明確相關法律法規，保證其工作行為的合法化。單位領導者應該不斷完善制度建設，從單位檔案管理工作的實際出發，因地制宜，制定出一套行之有效的管理辦法，最大化地發揮檔案管理在社會發展中的作用。

2、制定出符合時代發展要求的檔案管理方案

現階段屬于信息技術高速發展的信息時代，隨著計算機技術的普及，網絡被廣泛地應用于人們的生產生活中，這就為檔案管理工作在新時代的繼續發展帶來了巨大的挑戰，如何做好新時期的檔案管理工作以及如何推動檔案管理工作的創新發展是管理人員現階段的首要達成目標。這就要求管理人員要結合以往的工作經驗，分析并歸總出工作的特點，提高管理者的服務質量和知識儲備量，加強管理人員的專業技能和管理能力的培訓，以現代化的管理方法取代傳統的管理方案，以機器歸整取代手工操作，提高檔案利用率，實現其價值。但是，網絡信息也具有一定的不安全性，這就需要管理人員要加強日常的管理、鑒定和保管等相關工作，保證檔案的完整性和真實性。

3、采用科學的管理方法，提升檔案管理職能

檔案管理工作是為了國家和社會服務的一項工作，加強檔案管理工作，可以推進國家的經濟建設和社會發展的進步，并且對于企業來講，優秀的企業管理者可以通過檔案來把握市場經濟的基本活動規律和發展方向。檔案管理工作的管理內容就是檔案，而檔案具有被利用的價值，這同時也是檔案管理工作存在的價值，作為檔案管理工作者，只有做好合理開發，有效利用檔案的價值，才能夠更好地完成本職工作。

因此，檔案管理者應該掌握科學的管理方法，學習先進的檔案管理技術，以科學的方法和先進的管理手段來完成對于檔案的收集、整理、保管、鑒定等一系列工作，平時在工作中，要明確工作條理，掌握工作重點。例如，檔案管理中最基本的編目、檢索等工作，雖然只是檔案管理的前奏，但如果完成的良好，則可以讓后續工作進行得更加順利；對于一些利用價值比較高的檔案，應該復制、備份，且原件不得外借，保證檔案的安全性。同時，檔案管理人員也應該結合本單位實際的工作情況，對于檔案管理工作中不完善的地方及時地改進，更正管理錯處。

四、結語

現在有許多企事業單位還沒有對檔案的管理工作進行重視，對于有關工作中的一些注意事項也不甚了解，這些都會給檔案管理工作帶來阻礙。在新形勢下的檔案管理工作需要被有關方面重視，也需要被進一步的進行規范，只有對歷史進行尊重，人類的社會才能更加進步，有關企事業單位才能更加長遠的發展。

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