新形勢下高校人事檔案管理工作創新思考

蔡慶紅

【摘要】高校人事檔案管理是高校管理工作當中的重要內容，其對于保證高校人力資源信息的掌握與合理應用具有關鍵性意義。文章先對當前高校人事檔案管理工作存在的問題進行分析，之后對如何實現高校人事檔案管理工作的創新進行探討，希望能夠為高校人事檔案管理水平的進步提供基礎支持。

【關鍵詞】高校建設 人事檔案管理 創新

一、當前高校人事檔案管理工作存在的問題

從當前的高校人事檔案管理工作行為來看，高校人事檔案管理至少在以下四方面存在不足：

1.檔案內容簡單趨同化

檔案內容簡單趨同化是當前高校人事檔案管理的主要問題。長期以來人事檔案的內容側重于對教職員工的個人履歷、政治面貌、思想表現等內容的記錄，而對教師員工的能力特點、工作特點、知識能力內容的記錄相對較少，這種重形式、輕業務的檔案內容使得人事檔案更像是一份履歷。除此之外，各高校的檔案材料以及模式都相同，這使得不同教師的專業特長與不足之處很難在人事檔案中反映出來，以至于人事檔案失去了對教師員工管理的參考價值作用，同時也為教職員工專業能效的發揮與進步帶來了非常大的阻礙，影響了高校教育行為效果。

2.檔案內容更新不及時

人事檔案管理是對高校教職員工信息予以記錄、管理和應用的主要模式，其對于幫助高校實現對教師員工的有效管理提供關鍵信息支持。然而，很多高校在人事檔案內容管理方面都存在內容陳舊、更新不及時的情況，這使得人事檔案與高校教職員工的實際信息出現了嚴重不符的情況，以至于高校在進行人事管理時，無法依靠人事檔案內容來獲取有效的人事檔案實際信息。

3.檔案管理職能被削弱

高校人事檔案管理是高校管理工作中的重要內容，但由于其并不直接涉及教學行為，因此其重要性容易在高校當中被忽視，其被忽視的直接結果就是檔案管理落后于高校運營以及其他管理行為，進而影響了檔案管理工作效果。在實際工作過程中，高校人事檔案管理隸屬于人事管理部門，其應負責一切與人事有關的檔案管理工作。但是實際上高校人事檔案管理內容只有教職員工的個人履歷、政治面貌、學習、職稱、工資等基本材料，其他材料則是由教務處進行管理，這種情況的出現使得人事檔案管理職能被削減，難以發揮有效作用。

4.檔案管理信息化缺失

實際上當前環境下，很多企事業單位都已經實現了信息化人事檔案管理模式，其在實際工作中的效能，也得到了充分的體現。但在高校人事檔案管理工作中，檔案管理信息化并沒有得以全面實施，這嚴重阻礙了高校人事檔案管理工作效果，也是導致高校人事檔案管理與其他管理工作差異性表現的主要原因。

二、如何實現高校人事檔案管理工作的創新

想要發揮出高校人事檔案管理工作的效果，就必須要在結合高校人事檔案管理工作需求上，對其管理理念、模式、方法予以創新。建議從以下四方面來對高校人事檔案管理工作的創新發展予以實現。

1.樹立良好的檔案管理意識

樹立良好的檔案管理意識是高校實現人事檔案管理工作創新的第一步。從表面上看檔案管理意識的樹立僅僅是檔案管理人員所應該做的事，實際上這應該是整個高校當中所有教職員工所應該做的事。人事檔案作為對高校所有教職員工信息記錄的主要行為，其對于教職員工的薪酬待遇、專業提升以及職業發展都有著非常重要的聯系，因此教職員工必須要對其予以重視，深刻認識到檔案管理對自己未來發展的重要性，并且能夠積極、主動的配合人事檔案管理工作。

2.做好人事檔案鑒別與管理

從高校現代化發展模式角度考慮，想要實現對人事檔案管理水平的提升，就必須要做好對人事檔案的鑒別與管理。所謂人事檔案的鑒別，即根據不同關鍵內容進行檔案類別劃分，然后將教職員工檔案按照關鍵內容進行分類管理，然后在教職員工的基礎檔案中對其所含有的關鍵內容進行歸檔，以實現對人事檔案的特征化、專長化管理。關鍵特征類型可以分為職稱、工種、特長、學歷、專業等內容。此種檔案管理模式一方面在高校需要專長教職員工時，只需要根據關鍵特征就能夠完成人事資源管理，提高了工作效率。另一方面其對于教職員工的專長發展具有非常好的促動作用。

3.提升人事檔案的應用效率

人事檔案是對高校人事資源進行管理的重要信息模式，其在高校人事資源管理工作中，起到了非常重要的信息支持作用。想要實現人事檔案管理工作進步，就必須要先提升人事檔案的應用效率。在實際工作中，人事檔案管理人員必須要提高自身專業素質，并以此為基礎來實現對人事檔案的高效化管理，確保高校各項管理工作在需求人事檔案信息內容時，其能夠充分發揮出信息支持作用。

4.實現人事檔案管理信息化

在現代信息技術支持下，人事檔案管理必須要實現信息化發展，才能真正實現創新發展，提高工作效率。為此，高校可以建立檔案管理信息系統，然后對所有人事檔案信息進行電子版錄入，這樣不僅能夠方便人事檔案信息的管理，還能釋放勞動力，提高人事檔案的應用管理效果。從當前的高校人事檔案管理信息化建設效果來看，硬件設備的投入不是問題，但軟件系統的研究方面尚存不足，為此高校必須要在結合高校自身人事檔案管理實際需求的基礎上，加大對人事檔案軟件系統管理的投入與研究，爭取盡快實現人事檔案管理工作的電子化、信息化。

總結：

綜上所述，人事檔案管理是以對高校所有人力資源管理為途徑，來實現對高校管理、教育水平的促進與提升，因此做好人事檔案的管理對于高校發展來說意義重大。從目前來看，我國絕大部分高校的人事檔案管理仍然處于相對落后的階段，這對于高校人力資源的有效利用非常不利，因此高校人事檔案管理人員必須要充分的發揮出自己的作用，以積極、正確的心態去完成自己的工作，去實現自身工作行為的創新，在為高校人事檔案管理帶來更多支持的基礎上，也為高校教育水平的進步提供最基礎的支持。

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