財務共享服務項目化運作框架

文/中興財務云

財務共享服務項目化運作框架

文/中興財務云

建立共享服務中心對企業而言是一個非常大的組織和管理模式變革。從已經實施共享服務的企業案例來看，定義與啟動階段的工作完成了確立目標、需求識別、調查研究、擬定項目計劃、組建項目團隊等項目先期任務，對后期項目的設計與實施具有重要意義。

財務共享服務的實施是一個系統工程，在實施過程中要動用企業或外部供應商的很多資源，如何有效利用各種資源、避免不必要的風險，需要在項目開始之初準確定義項目。項目定義是指針對項目人員、項目計劃和項目有關初始化約定的一系列相關活動，回答項目做什么、誰來做以及如何做的問題。財務共享服務定義與啟動階段的工作，由項目立項、項目組織、項目啟動會及項目調研組成。

運作框架一：項目立項

項目立項是項目啟動前的前期準備工作，主要包括項目目標制定、項目范圍規劃和項目計劃確定。

項目目標

項目目標是指財務共享服務的實施目的，是企業對項目實施動因和成果期望的表述。

不同行業、不同規模、不同管理需求的企業，對財務共享的需求有所區別，因此對項目實施的側重點和方向也隨之產生差異。制定項目目標時，應從企業當下現狀出發考慮，著眼企業未來發展和管理需要，規劃企業未來管理模式，進而制定財務共享服務項目目標。

項目范圍

確定項目范圍是項目目標實現過程中所必須完成的工作，包括確定產品范圍和服務范圍。產品范圍是指項目過程中需要交付的主要成果，包括開發的系統、編制的文檔、輸出的規范等交付內容；服務范圍是指項目過程中具體涉及的相關參與方、協作方以及事先約定的項目服務內容，包括涉及的企業單位、業務流程等。

應根據項目目標的表述，對目標按產品或服務進行分解，逐一明確并規劃項目實施的具體工作，確定項目范圍，作為未來項目計劃和輸出文檔的基準依據。

項目計劃

項目計劃是針對項目實施過程的統一安排和確認，包括制定項目的時間計劃、制定人力資源計劃、定義遞交的工作成果、制定成本和預算計劃，并評估實施的主要風險，輸出財務共享服務項目的實施計劃。

運作框架二：項目組織

項目組織的建立是項目定義階段人力資源的準備工作，包括參與項目的人員和角色責任、組織機制這兩個方面。加強人力資源的管理是降低項目風險，提高實施效率的重要手段。

人員和角色責任

財務共享服務實施項目是“一把手”工程，企業高層應給予充分的支持和強有力的推動，尤其在項目實施遇到障礙、人員調整、部門之間的協調時，應迅速出面幫助解決。同時，應給予項目組成員充分的授權和相應的激勵措施。

成立項目指導委員會，項目指導委員會由企業高層領導及項目經理共同組成，其目的是審查項目的進展狀況，并解決可能對項目產生不利影響的管理問題。經項目經理提議，不定期召開項目指導委員會會議。

圖1　項目組織架構參考圖

表1　項目組人員角色和職責定義

組織機制

為保證項目組規范運行，需制定《工作規范和獎懲辦法》。其內容包括項目組人員和職責的定義、工作流程、組內溝通與工作規范、管理規范、禮儀與工作紀律規范、信息安全規范等。

其中組內溝通與工作規范，應編制《項目日報》模版、《項目會議紀要》模版、《項目周總結與計劃》模版等相關文檔。

運作框架三：項目啟動會

項目啟動會（Kick off Meeting）是利用企業組織的正規形式，宣布項目正式開始實施的會議，同時是項目定義階段結束的標志。項目啟動會的參會人員包括企業高層領導，財務總監，各分、子公司財務部長，相關業務部門領導及關鍵人員，核心業務支撐人員和項目組全體成員等。

會議應做好充分的準備工作，編制并輸出詳細的《會議議程》。主要會議議程如下：

企業高層領導講話。企業高層領導向企業上下宣貫財務共享服務基本知識，闡述項目實施工作對企業發展的意義，并表達推進決心；

項目經理詳細介紹項目計劃，以及項目實施完畢后，對管理方式、業務流程、信息系統等產生的影響；

企業高層領導宣布項目實施管理制度，并授權項目組，表達推動承諾。

項目啟動會結束后，項目組正式啟動項目調研，逐步開展項目規劃和實施工作。

企業高層領導應著重向企業上下表明對項目的期望和推動承諾，形成企業共識，以避免未來很多不必要的阻力和問題，這對今后項目工作的順利進行有著重要意義。企業高層領導應在會議中以宣布的形式對項目組授權，公布項目實施管理的政策和考核管理辦法，保障項目組的協調能力和工作效率。項目組應在會議期間明確和其他協作單位的工作方式和溝通方式，與協作單位負責人初步接觸。

運作框架四：項目調研

項目調研是對企業運作深入且全面的了解過程，也是和企業員工在實施前期充分交互溝通的過程。調研是人與人的互動，為了高效推進調研工作的同時，又能取得高質量的調研結果，項目組需要詳細設計調研目的、調研方法，通過調研實施，最后輸出調研報告。

項目調研的目的

掌握企業對財務共享服務的核心需求；了解企業的業務及其流程；了解企業的整體情況，熟悉企業管理架構，了解各崗位職責；了解企業員工對于實施工作重點期望解決的問題。

項目調研的方法

項目調研要注意調研的方式方法，根據劃分標準不同，調研方法可做如下劃分：按形式劃分，主要分為問卷式、訪談式；按人員對象劃分，主要可分為基層、中層、高層人員訪談；按場地劃分，可分為會議室、實地現場訪談。

在調研過程中，應根據具體情況需要采用合適的調研方法。不論采用何種調研方法，調研前應設計周密的調研表。

不論采用何種調研方法，在保證調研效率和達成調研目的的情況下，應盡可能讓企業各方人員表達自己的看法，傾聽員工心聲，加強員工參與感，同時在調研過程中讓員工更多地了解財務共享服務。

項目調研的實施

制定好調研目的以及調研方法后，項目組正式進入調研實施階段。調研的實施階段分為調研準備、進場調研、編寫調研報告并匯報三個過程（如表2所示）：

調研準備階段是進場調研前的準備工作，包括企業資料收集及掌握、調研計劃編制、企業相關參與人員和項目成員的工作安排和確認，同時應確認收集相關資料的匯總表以及調研過程中所使用的工作模版。在確定調研計劃后，應針對不同訪問對象提前設計好相應調研問題，充分做好進場調研前的準備工作。

表2　調研的實施階段

進場調研階段是項目調研的核心階段，按照《調研計劃》全面展開調研工作，對人員的訪談結束后輸出《訪談備忘錄》。《項目調查問卷》在收回后應統計回收率和有效性。

調研階段后期，項目組輸出《財務共享服務項目現狀評估報告》，由項目組長提交項目經理及項目指導委員會。

訪談需要針對關鍵人員，以提高調研效率，節約時間，避免不必要的重復性工作。對高層領導的訪談應著重了解他們對財務共享服務的定位和對未來企業管理的期望，這是企業核心需求的重要影響因素；對關鍵業務人員的訪談除了了解相關業務流程，更應了解在執行業務流時所產生的問題、期望改進的方向和對項目實施的看法。

在對業務流程和決策流程梳理時，應根據核心需求有側重地對具體工作進行調研，例如財務核算工作調查、資金信息調查、審計事項調查等。

調研報告

《財務共享服務項目現狀評估報告》包括四個部分：

財務體系現狀分析：主要包括財務體系部門結構、與其他部門的協作關系、其戰略定位等現狀的綜述和分析；

財務流程現狀分析：主要包括企業財務流程和業務流程現狀的梳理和分析；

財務組織人力現狀分析：主要包括財務部門的人員結構、運行情況、管理模式及其制度現狀的闡述和分析；

財務相關信息系統現狀分析：主要包括與財務相關的信息系統的功能、作用、系統間關系及對企業流程影響的梳理和分析。

綜上所述，財務共享服務定義與啟動階段的工作，涉及對共享服務項目的需求、問題的識別、發現和確認，項目的確立與先期組織工作等，具體由項目立項、項目組織、項目啟動會及項目調研四部分工作組成，這是一個完整的啟動流程。項目立項包括確立實施工作目標、范圍和計劃，是項目啟動前的前期準備工作；項目組織工作包括參與項目的人員和角色責任、組織機制兩方面，目的在于保證項目組人員和其工作運行方式及紀律；項目啟動會則是儀式性的宣告項目組開展工作，項目調研是正式開展實施工作前的調研，項目啟動會需要特別注意其儀式性，通過此項活動讓企業上下形成共識，為未來的實施工作鋪展道路。