SSC指南：PDE+361度法

文/中興財務云

SSC指南：PDE+361度法

文/中興財務云

對于實施共享服務這樣一個復雜的項目而言，完整的項目規劃、科學的實施步驟，以及制定可能出現的風險或問題的應急預案，都是項目順利實施和運營的保障。

項目管理領域的探索經歷了從初始形成到現代項目管理的漫長過程。財務共享服務的理念誕生于上世紀80年代，這一時期，項目管理理論的發展日趨成熟，財務會計、項目管理、流程管理、信息系統、工業技術、組織行為、質量管理、變革管理等多學科融匯結合，這都為財務共享服務項目的成長提供了堅實的理論基礎。

一個簡單的項目，通過對核心環節的各項基本過程或任務的實施，就能夠達到項目的基本要求。但是，對于實施共享服務這樣一個復雜的項目而言，完整的項目規劃、科學的實施步驟，以及制定可能出現的風險或問題的應急預案，都是項目順利實施和運營的保障。因此，項目管理團隊系統地建立共享服務中心的實施方法是十分必要的。

共享指南一：PDE方法

財務共享服務中心的實施過程，即兩個“如何”的問題——如何將原來分散的工作方式成功轉移為共享服務的工作模式，以及如何保證此項目有序地實施、推進、完成，并具備可持續發展能力。這一過程具有系統性、整體性的特點，完備的實施方法論是組建工作順利開展的保證。在實施方法的研究上，從整體性的角度，可通過專有的PDE方法的思想來展開財務共享服務的項目管理思路，在PDE方法的指導下，分階段、分步驟建立系統的實施方法。

P D E方法即通過“最佳實踐（Practice）——方法設計（Design）——效果評估（Evaluate）”的邏輯，設計財務共享服務中心的構建方案，同時，關注方案的可行性與客戶變革收益的實現。（如圖1所示）

財務共享服務中心構建方案的設計思想，來源于業界財務共享服務最佳實踐的經驗；對實施效果的評估是對實施方案的反饋，有助于實施方案的優化和提升。構建方案的設計是PDE方法的主體，方案的設計是戰略導向性的。整體的設計理念與思路是一個變革管理的過程，對流程、組織、信息系統、運營管理四大要素進行整合，每個要素又體現了一個完整的實施模塊，各自包含了更深一級的詳細工作方案設計。在方案設計階段建立一個（如圖2所示）共享服務中心方案構建模型，針對每部分展開詳細設計、方案實施和優化建議，得到適用于目標企業的落地性最強、變革收益最大的最佳設計方案。

PDE方法來自于業界財務共享服務中心的實踐經驗，展示了從傳統模式到財務共享服務這一變革的基本路徑。在PDE方法的指引下，可以將方案設計與效果評估的總體思路劃分為三個階段進行展開，即啟動與調研階段、規劃與設計階段和實施與運行階段。在各個階段，又具體細化實施步驟，構建一套完整的財務共享服務項目實施辦法。

圖1　財務共享服務中心構建的PDE方法

圖2　財務共享服務中心組建模型

共享指南二：361度方法

在具體項目中，從明確財務管理的現狀到實現財務共享服務目標的過程，就是財務共享服務項目的實施路徑。財務共享的實施路徑可以總結為一套“361度方法”，即通過三個階段、六個步驟，最終成功實現一個財務共享服務中心的成立。具體來講，三個階段包括啟動與調研、規劃與設計、部署與運營。將三個階段各自展開，又可詳細分為定義與啟動、現狀調研分析、整體規劃、詳細方案設計、實施部署、持續改進六個步驟（如圖3所示）。

項目啟動與調研階段

項目團隊的首要任務就是定義在職責范圍內要做的工作。項目定義往往是項目管理過程最初的、也是十分重要的一個階段。因為此時，項目管理的要求者（項目發起人或客戶）與項目團隊需要就財務共享服務的一些重要方面達成一致。在項目啟動與調研階段，項目團隊需要回答好幾個重要問題：

圖3　財務共享服務的實施步驟

· 構建財務共享服務的機會是什么？

· 實施財務共享服務項目的目的是什么？

· 為實現這一目的，哪些目標是必要的？

· 如果財務共享服務已成功構建，將如何確認？

· 是否存在可能影響成功的假設、風險和障礙？

· 目前企業財務組織、人員配置、流程以及信息現狀是怎樣的？

在啟動與調研階段，企業高管將對實施財務共享服務表達各自的期許與愿景，財務部門、業務部門、信息部門等各部門人員代表與項目團隊要進行信息的充分溝通；與此同時，項目團隊需要將財務共享服務的理念在各層級之間進行宣貫和知識引導，雙方溝通之后，最終由項目團隊出具第一階段的輸出物。

項目啟動與調研階段是建立財務共享服務中心的起點，包括項目的啟動與先期評估。啟動是項目開端的標志性工作，啟動工作主要包含了對項目范圍的界定、項目管理文檔的輸出和啟動會議的召開，同時也要展開對企業現狀的調研分析，通過調研數據及分析結果，評估企業財務管理現狀、領導及基層人員對共享服務的理解和態度、共享實施的基礎環境等相關信息。

作為財務共享服務項目實施的第一階段，項目定義與啟動階段是整個項目的基礎。這一階段首要的任務是項目啟動，它包含：確定項目目標、項目范圍、項目時間和項目團隊；確定項目工作規范、制定項目管理文本模板和交付文檔模板；召開項目啟動會等各項工作。輸出物包含上述幾項工作的文檔模板——項目工作規范、項目計劃、項目管理文檔及項目啟動會資料等。

現狀調研分析是規劃和部署財務共享服務項目的基礎，有助于定性與定量地明晰企業的財務管理現狀。現狀調研可采取的常見調研方法有問卷調查、現場調研、訪談等。通過現狀調研結果，可以得出企業的信息化程度、信息系統的交互情況，從而來設定項目周期；根據得出的企業人員素質、管理層與員工對構建共享中心的態度，來評估項目推進的難易程度；根據得出的企業目前的業務流程、管理現狀來規劃設計共享中心的實施框架等。現狀調研分析階段工作完成后，需要輸出調查問卷、訪談備忘錄和調研分析評估報告。

規劃與設計階段

項目規劃是預測未來，確定任務，估計可能碰到的問題，提出完成任務和解決問題的有效方案、方針、措施和手段以及所必需的各種活動和工作成果的過程。這一階段的工作，將會輔助項目人員解決以下幾個問題：

· 從哪幾個維度出發，設計共享服務中心實施方案？· 各個維度的方案設計是如何展開的？· 共享服務與集團其他組織及部門之間的協作關系是怎樣的？

· 與傳統模式相比，共享服務中心的業務流程有哪些變化？

· 如何組建積極協作的財務共享服務團隊？

· 共享服務模式下的系統架構是怎樣的？

實施中，規劃與設計階段所進行的工作是整個共享項目過程中的骨干和細節的搭建。這個階段通常包括整體規劃和詳細方案設計工作。項目人員在整體規劃的框架下，細化各模塊的具體實施細節，添加需要完善的子模塊和具體推進計劃。

規劃與設計階段是為整個財務共享服務項目搭建工作框架。整體規劃階段可具體劃分為戰略定位模塊、業務流程模塊、組織人力模塊和信息系統模塊。

新古典主義畫家安格爾對線條的偏愛和執著使得當時學院派的素描繪畫達到了較高的水準，豐富了素描表現的理論基礎和實踐基礎，他說“線條就是一切，色彩是空虛的”，他的線條簡潔、精準。德拉克洛瓦則認為“線條就是色彩”，他作品中的線條熱情奔放，節奏感極強，使得在油畫作品中的肌理變化、筆觸律動賦有塑造之美。

戰略定位模塊：財務共享服務的戰略定位；戰略結構；戰略職能規劃；中長期規劃。項目人員需結合企業的自身管理模式，確定財務共享服務中心的戰略定位。

業務流程模塊：財務共享服務中心流程設計的業務前提；主流程和流程框架。整體流程的設計要基于企業財務流程管理的現狀，在共享模式基礎下，綜合考慮效率、質量、控制等因素，進行再造與優化。

組織人力模塊：實施共享后集團財務職能體系界面構建；財務共享服務中心的組織架構設計；人員測算等。財務共享服務是對傳統財務管理模式的突破，這就意味著必須重新配置適用這一新模式的職能劃分崗位設計與人力資源結構。這一模塊可出具的文檔包括但不限于實施財務共享后的集團財務職能體系、財務共享服務中心崗位設計及財務共享服務中心人員需求計劃。

信息系統模塊：對財務共享服務中心信息系統的診斷；財務共享服務中心的信息系統方案設計。財務共享服務中心依賴于信息系統。信息系統診斷應明確企業現有信息系統與共享模式下系統需求的差異，根據信息系統診斷的結果，項目人員設計新的信息系統方案，確定系統平臺建設中需要新建或改造的功能需求、運維方案等。

詳細方案設計階段是對實施方案的具體細化設計，這是正式實施前的準備時期，根據企業的現狀不同，這個階段的耗時也各不相同。在整體規劃的指導下，項目人員可進一步從業務流程模塊、組織人力模塊、信息系統模塊、場地設備模塊展開詳細方案設計工作。業務流程模塊包括財務共享服務中心全套業務流程編寫、各崗位操作手冊編寫；組織人力模塊包括財務共享服務中心各崗位的崗位職責說明書編寫、人員轉型方案、人員發展通道設計、人員績效方案設計、培訓體系設計、確定需要外包的業務和崗位；信息系統模塊包括系統架構及系統需求說明書編寫；場地設備模塊包括財務共享服務中心選址方案、場地需求方案、設備需求方案等。

實施與運營階段

項目的實施與運營階段，是按照規劃設計逐步展開，實現方案落地的階段。通過項目的實施工作，項目團隊需要回答以下幾個問題：

· 共享服務的實施中，需要關注哪些要素？

· 實施中，哪些風險是需要考慮的？

· 如何防范和控制這些風險？

· 共享項目的實施達到了預期目標嗎？

· 怎樣保持共享服務中心的先進性？

項目的實施與運營階段，包括執行和控制兩個過程。執行工作包含信息發布、團隊建設、質量保證、方案選擇、溝通管理、資源管理等；控制工作包括范圍控制、信息安全控制、人員控制、質量控制、風險應對控制、進度控制等。

項目的執行，需要根據項目性質的不同，分多個步驟或幾個模塊來逐步完成。項目的執行過程需要配合全程的項目控制工作。項目控制就是監視和測量項目的實際進展，若發現實施過程偏離了計劃，應找出原因，采取行動，使項目回到計劃的軌道上來。控制工作各子過程彼此之間并非獨立，項目人員需要具備全程把控的意識。在共享服務實施的各個步驟中，需要根據規劃完成各模塊的執行活動，并在活動執行過程中，對范圍、信息安全、人員等進行實時把控，保障實施工作的順利完成。

圖4　實施與運營階段執行與控制

如果將構建財務共享服務的過程看作是建設一棟大樓，那么完善的規劃設計方案就如同大樓的設計圖紙，是建筑的基礎和指導；而實施與運營階段如同大樓的建設施工過程，是建設工作的主體和重點，也是占用資源最多的階段。這個階段的實施工作，需要執行前期制定的詳細設計方案，并與實施單位進行信息溝通，實現方案的落地與推進。運營階段標志著項目已經成功實現，并轉入日常監控。項目人員需要及時跟蹤項目的實施進展情況，適時對項目實施情況進行反饋，并根據反饋進行持續改進。這一階段的工作，包括以下兩個步驟的具體工作。

實施部署：實施部署是項目實施方案落地階段。這一階段的主要工作包括財務共享服務規劃方案的實施、人員培訓與溝通、上線試運行。

財務共享服務方案實施工作包括：業務流程的測試、改進及優化等；完成人員的內部調動和外部招聘，外包協議簽訂等；信息系統開發，系統功能測試、系統接口測試等；財務共享服務中心辦公場地的建設和裝修、驗收進場、設備采購及安裝到位等。

在財務共享服務各模塊實施完成后，項目人員需要進行人員培訓工作，注重項目實施的培訓和知識分享，同時，高層領導、項目人員要加強企業內各層級人員的溝通和共享理念的宣貫等。

在方案實施與人員培訓溝通工作完成后，項目人員需要主導上線試運行工作，制定相應的管理機制，并針對試運行中出現的問題提供相應的解決方案。

持續改進：為保證項目的持續改進，完成實施部署工作后，需持續關注項目的運行情況，并進一步進行流程、系統、管理的優化及改進。共享服務的持續改進工作，可以從系統、流程、制度、質量等幾個維度重點展開。財務共享服務中心應樹立隨需而變、持續改進的觀念，使共享中心成為一個成長性強、創造思維豐富的活躍組織。

從理論和實踐上來看，財務共享服務中心的建設都具有較高的復雜性，這就要求財務共享服務中心項目的實施必須具備完備的實施邏輯。多學科的融通發展為共享服務項目的建設提供了堅實的理論基礎；PDE方法的提出，是來源于業界的最佳實踐，指示出了由現狀——傳統模式的財務，到目標——財務共享服務的實施方案；在項目管理理論和PDE方法的指引下，再延伸提出了財務共享服務項目實施的“361度”方法，將財務共享服務的啟動調研、規劃設計和實施運營三個階段具體細化為實施的六個步驟，包含了各階段實施步驟展開前的項目管理方法論，同時又展示了具體的實施模塊和實現方案，這一套從理論到思想到方法的實施辦法，將成為實施財務共享服務中心的重要方案支持，在很大程度上助力財務共享服務中心的上線運營。