淺議高職院校學生檔案管理

潘永中

樂山職業(yè)技術學院 四川 614000

淺議高職院校學生檔案管理

潘永中

樂山職業(yè)技術學院 四川 614000

高職院校學生檔案是高職學生在校期間學習、生活和成長的集中反映，是人社部門和用人單位選拔錄用的重要依據(jù)，是人事檔案的重要組成部分。加強高職院校學生檔案管理工作，重視學生檔案管理的法規(guī)標準和制度建設，規(guī)范管理行為，強化過程控制，對于科學管理學生檔案，優(yōu)質(zhì)高效為廣大師生員工和社會各界服務，具有重要的現(xiàn)實意義。

高職院校；學生檔案；管理

近年來，高職院校得到迅猛發(fā)展，學校規(guī)模不斷壯大，畢業(yè)生就業(yè)形勢看好。高職學生檔案作為高職學生就業(yè)、公招和落戶等重要憑證，顯得越來越重要。但是，高職學生檔案管理也面臨諸多問題亟待解決，如何加強和規(guī)范高職學生檔案管理，顯得愈加緊迫和必要。

一、高職院校學生檔案管理存在的問題

（一）法規(guī)建設滯后

高職院校至今沒有全國性的統(tǒng)一法規(guī)，高職學生檔案管理缺乏有效法規(guī)依據(jù)，客觀上使有關部門重視不夠，歸檔材料不明確。哪些該裝，哪些不該裝。要么裝得過多過細，要么裝得過少過簡。人社部門和用人單位需要什么材料，有些什么要求，沒有統(tǒng)一的細化標準和操作規(guī)范。高職院校繼續(xù)教育領域的畢業(yè)生，其學籍檔案沒有派遣資格，學生畢業(yè)后檔案怎樣傳遞，沒有明確的統(tǒng)一要求。院校撤并升級后，原始學校的畢業(yè)生檔案存在的歷史遺留問題如何解決，其學生檔案如畢業(yè)生表和學籍卡等材料的用印如何操作，也沒有明確的相關法規(guī)說明。造成校方、學生、人社部門和用人單位各執(zhí)一詞。校方無所適從，學生有口難言。根本原因在于高職院校學生檔案管理的法規(guī)建設滯后，跟不上高職院校迅猛發(fā)展和社會經(jīng)濟發(fā)展的各項需求，無法可依，無章可循。故迫切需要專門法規(guī)予以規(guī)范和指導。

（二）制度規(guī)范不力

高職院校應該說根據(jù)《國家檔案法》等法規(guī)，都有一套內(nèi)部的學生檔案管理制度，但是由于學生檔案管理工作的專業(yè)性、連續(xù)性和后置性，以及眾所周知的原因，各級領導對教育教學和安全紀律，抓得比較緊比較多。各職能部門對學生檔案管理工作重視不夠，存在一定配合和協(xié)調(diào)問題。學生檔案管理工作處于高職院校各項學生管理工作的從屬或次要地位，往往曲高和寡，事與愿違，效果大打折扣。并且，高職院校內(nèi)部的學生檔案管理制度本身也存在一些疵瑕，未與時俱進及時完善和優(yōu)化，在一定程度上不利于高職院校學生檔案管理工作的開展和發(fā)展。

（三）政策導向缺位

俗話說，榜樣的力量是無窮的。目前，高職院校學生檔案管理領域，普遍沒有設置學生檔案管理方面的評優(yōu)爭先工作。院校的各種管理考核和日常評比，基本不涉及學生檔案管理方面的內(nèi)容和指標。客觀上就給全校師生傳遞了這樣的消極思想傾向：學生檔案工作不重要，干好干壞沒關系。無形中，給高職院校學生檔案管理工作造成了較大影響，管理好的不能表揚，管理差的無法幫助。久而久之，高職院校的學生檔案管理工作始終處于一種被動和迎付的狀態(tài)。使高職院校的學生檔案管理工作容易滋生安全隱患，不利于學生檔案管理工作優(yōu)質(zhì)高效地開展。

（四）機構人員未獨立

檔案管理機構如果不獨立設置，學生檔案管理工作難以順利開展和良性發(fā)展。目前，高職院校學生檔案管理機構一般沒有獨立設置，嚴重影響了高職院校學生檔案管理工作的正常開展。學生檔案管理人員大多兼職或兼管，并且極不穩(wěn)定。致使高職院校學生檔案管理工作，本身專業(yè)性較強，卻常處于交接和熟悉狀態(tài)。檔案管理機構如果不獨立設置，檔案管理人員自然無法獨立，經(jīng)費預算和獎懲機制更無從談及，客觀上不利于高職院校學生檔案管理工作的順利開展和良性發(fā)展。建立科學高效的學生檔案管理機制，實現(xiàn)學生檔案管理工作的規(guī)范化建設，要求獨立設置高職院校學生檔案管理機構，其人員應相對穩(wěn)定。如果經(jīng)費未得到有效保障，事權和財權不盡相稱，高職院校學生檔案管理工作也將難以順利開展。

（五）宣傳培訓不夠

高職院校的每位畢業(yè)生，在校學習三年或五年后，其最終從學校帶走的憑證其實只有兩樣：一是畢業(yè)證，二是學籍檔案。檔案在這里占了一半的絕對比重，而學生檔案管理工作卻長期不受重視。究其原因，一是師生員工檔案意識淡薄，二是檔案工作宣傳培訓不夠。高職院校的學生檔案管理工作，通常由輔導員和班級學生干部完成前期工作，或由院系的專兼職學生檔案管理人員共同完成。在校學生往往只重視學習成績，只關心將來能否拿到畢業(yè)證，而不重視檔案材料的填寫和上交。輔導員也往往只重視安全紀律和素質(zhì)教育，而不重視學生檔案的鑒定和材料的上交。個別學生干部往往只圖完成任務，而輔導員又缺少歸檔工作指導。造成檔案材料不能及時足額上交，學生檔案材料的填寫和檔案鑒定質(zhì)量不高。

二、加強法規(guī)標準和制度建設，規(guī)范高職院校學生檔案管理

（一）加強法規(guī)建設

近年來，高職院校在黨和政府的重視下，得到了迅猛發(fā)展，辦學規(guī)模不斷擴大。有關部門也頒布了不少相關法規(guī)來規(guī)范檔案工作，但是尚未出臺針對高職院校學生檔案管理的專門法規(guī)。筆者建議有關部門在充分調(diào)研的基礎上，應盡快出臺“高職院校學生檔案管理條例”此類法規(guī)，明確生源地學校和招生部門，高職院校、學生、人社部門和用人單位等的責任、權利和義務，規(guī)范高職院校學生檔案管理工作的各項程序和標準。規(guī)范高職院校繼續(xù)教育領域，學生檔案管理的操作標準和傳遞程序。規(guī)范高職院校撤并后，各級原始學校畢業(yè)生檔案歷史遺留問題的處理標準和用印方法。使校方、學生、人社部門和用人單位，有法可依，有章可循。

（二）加強制度建設

制度具有根本性、長期性、連續(xù)性和穩(wěn)定性。高職院校不僅要有內(nèi)部的檔案管理制度，還要制定一套系統(tǒng)的學生檔案管理標準和操作細則，形成科學高效的學生檔案管理機制，使高職院校的各項學生檔案管理工作健康運行和良性發(fā)展。不因各級領導和各職能部門注意力的轉移而削弱，也不因?qū)W生檔案管理人員的變動而疏忽。同時，對高職院校的輔導員、學生干部和學生本人，也是一種強有力的規(guī)范和制約，積極發(fā)揮檔案管理在學生成長和班級管理中的建設性作用。與時俱進，齊抓共管，形成高職院校的學生檔案人人有責，人人關心的良好氛圍。

（三）加強政策導向

無論什么工作，支持什么，反對什么，應該有一個明確的態(tài)度。長期以來，由于高職院校的學生檔案管理工作不受重視，缺乏一定的政策導向，學生檔案管理人員默默無聞，少有話語權。輔導員、學生干部以及學生本人都不太重視學生檔案管理工作。客觀上助長了歪風邪氣，打壓了先進的積極性。筆者建議在高職院校的各項評優(yōu)評比和班級日常考核中，適當增加學生檔案方面的指標和內(nèi)容，樹立正面導向，弘揚正能量，提高學生檔案管理的的重要性和嚴肅性。消除學生檔案管理過程控制的各種消極隱患，使學生檔案管理優(yōu)質(zhì)高效完成既定目標任務。

（四）機構人員獨立

要做好高職院校的學生檔案管理工作，檔案管理機構應該獨立設置，人員編制相對穩(wěn)定，不得隨意減少或降低人員待遇。經(jīng)費預算必須確保工作的有效開展，不得任意截留或挪用。檔案工作場所應足夠?qū)挄澈捅阌诓僮鳎瑱n案柜原則上應一班一柜。為做好高職院校的學生檔案管理工作，必須獨立設置學生檔案管理先進集體和先進個人獎項，定期對績效進行考評，大力表彰先進。高職院校的學生檔案管理工作，季節(jié)性較強，時間緊任務重，應建立必要的學生檔案管理責任制度，加強學生檔案管理中各個環(huán)節(jié)的過程控制，確保學生檔案管理工作健康運行。

（五）加強宣傳培訓

高職院校的學生檔案管理部門，應利用一切可以利用的機會，如新生報到、學生例會、畢業(yè)離校等，向新生及家長、在校的師生員工普及檔案的重要性認識。特別是要利用每年的“6·9世界檔案日”，加強校內(nèi)外宣傳，擴大社會影響，提高各界關注度。同時，對輔導員和學生干部，有計劃地進行分級分類檔案業(yè)務培訓，指導檔案填寫方法，統(tǒng)一檔案填寫標準。對學生檔案鑒定，如學年鑒定表的班級意見和輔導員意見，畢業(yè)生登記表的班級鑒定或年級意見的填寫，定期對學生干部和輔導員進行專題講座和培訓指導。力求使評價言簡意賅，內(nèi)容客觀公正，鑒定準確得體，個性鮮明突出，鼓勵熱情洋溢。找出亮點和閃光點，注重正面引導，激發(fā)學生潛能，提升綜合素質(zhì)和拓展技能，積極促進畢業(yè)生就業(yè)創(chuàng)業(yè)。

三、結束語

總之，高職院校學生檔案管理工作，應有法可依，有章可循，獨立設置。樹立政策導向，強化合作與溝通，在科學有效的管理機制下健康運行和良性發(fā)展。秉承真實、正確、完整、規(guī)范和安全的理念，加強內(nèi)部控制制度建設，才能優(yōu)質(zhì)高效地做好高職院校的學生檔案管理工作，更好地為廣大師生員工和社會各界服務。

［1］余丹.《淺談高校學生檔案管理》.《西江月》，2014（11）

［2］沈瀟.《高校學生檔案管理工作的現(xiàn)狀與對策》.《教育教學論壇》，2013（5）

［3］彭靖.《對醫(yī)學院校學生檔案工作的思考》.《華夏醫(yī)學》，2007（10）