加強房產檔案規范化管理的措施

張雪梅

房產檔案是在房地產管理過程中形成的，是房地產物權登記的成果記載和原始憑證，是對房屋產權、房屋自然狀況以及權利狀況進行詳細記載的各種資料的總稱。近年來，隨著房地產市場的蓬勃發展，房產檔案的數量日益增多，為城市拆遷規劃、房屋權屬登記與交易、處理房地產糾紛等提供了重要依據，是房地產經營和管理的重要組成部分。

一、房產檔案工作的特點

（一）法律性

房產檔案是指房地產管理機構在管理活動中直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄，是房地產行政管理法定職責的體現，是證明權利人與房屋之間權利的原始憑證，具有法律憑證價值。近年來，隨著我國房地產行業的蓬勃發展，伴隨而來的房產交易、抵押、評估、保全、查封等活動日益增多，房地產糾紛呈上升趨勢，房產檔案的利用率迅速增長。房產檔案是人民法院確認房屋權利歸屬、處理房地產糾紛的重要依據，為權利人的產權保護提供了可靠的法律保障，促進了社會的和諧穩定。

（二）社會性

隨著住房消費市場的全面啟動和城市二、三級市場的全面放開，擁有房屋所有權的權利人越來越多，權利人在行使占有、使用、收益、處分等權利時，房產檔案的利用就成為確認交易行為是否合法的必不可少的環節。由此房產交易雙方才會有安全感，房地產市場的運行才能安全有序。

同時，隨著城市化進程的加速，城市規劃、舊城改造、拆遷安置等如果采用傳統的調查測算方法，投入大、周期長且可靠性差。而利用數字化房產檔案信息和館藏實物檔案可以較全面便捷地匯總、統計房屋權屬狀況，既節省資金又能較快地計算出成本，加快工程進度。

（三）價值性

房地產屬于不動產，價值高，在單位和個人的財產構成中占有重要地位，隨著房產價值的上升，人們對房地產給予了前所未有的關注。房產檔案的有無，保管的好壞，記載得是否準確、全面，直接關系到權利人的經濟利益，房產檔案管理人員必須真實地記錄相關信息，客觀反映房產經濟的運行過程。因此，房產檔案屬于財產檔案，含金量高，具有價值性。

（四）網絡性

在當前信息化時代下，借助計算機網絡技術就可以將產權管理、圖表管理、檔案管理等結合在一起，極大地改變了過去人工收集、整理、歸檔、利用等傳統的檔案工作方式，有效地提高了檔案管理的效率，促進了檔案信息的充分利用。

二、房產檔案管理的當前形勢

（一）法制觀念淡薄，沒有完全依法管理檔案

房產檔案管理如果沒有健全的法制做后盾，檔案管理制度得不到落實和實施，就不能形成科學的管理方法，檔案的安全性和完整性、真實性等就不能得到有效保障，容易出現工作偏差或失誤，出現檔案丟失或者缺損等情況。

（二）房產檔案信息化建設進程緩慢

信息化、數字化、網絡化是當前房產檔案的管理趨勢，構建信息數據庫和檔案數字化管理系統，已經成為現代化房產檔案管理過程中不可或缺的部分，傳統手工的檔案管理方式已經不能有效地保障檔案管理水平。但目前房產檔案信息化建設進程緩慢，多地普遍存在著現代化管理模式和傳統手工管理模式并存的形式，沒有建成完整的信息數據庫，增加了檔案信息的安全隱患。

（三）檔案工作人員素質較低

房產檔案管理需要一支既有一定檔案專業知識又有一定測繪、法律等相關知識的管理隊伍，而當前的檔案管理工作中，工作人員大都沒有進行過專業化的培訓，非專業人員的管理導致了檔案管理方式的不科學。部分地區由于檔案管理人員待遇較低，有的人員不能安于工作，不認真鉆研業務，甚至存在想轉行或調動的想法，從而嚴重影響了檔案資料的管理、利用和發掘，影響了檔案的質量，降低了檔案的利用效果。

三、加強房產檔案規范化管理的措施

（一）加強制度建設，制定科學、統一、切實可行的檔案管理制度

科學有效的管理制度是房產檔案管理工作順利開展的先決條件，是加強檔案管理水平的有效途徑。從目前檔案管理部門工作狀態和運行方式來看，檔案工作效率低下，很大程度上是因為缺乏有效的制度監督，從事管理工作的人員積極性低，缺乏工作熱情和創造性。因此，房產檔案管理部門應當首抓制度建設，建立有效的競爭機制，提升工作人員的危機意識和競爭意識，將工作績效同獎懲制度結合，激發工作人員的熱情和創造力，從而提升房產檔案管理水平。

連云港市房屋產權管理中心檔案室成立于1989年，在20多年的檔案管理工作中，檔案室嚴格按照《檔案法》的規定，結合實際情況制定了《檔案立卷歸檔制度》《檔案庫房保管制度》《檔案查詢利用制度》以及《檔案管理人員職責》《建檔人員職責》《接待人員責職》等崗位責任制。2008年《房屋登記辦法》實施后，針對檔案管理中出現的新規定、新要求，又制訂了《連云港市城市房屋權屬檔案管理實施細則》《連云港市房屋權屬登記信息查詢暫行規定》等技術規范。同時在工作中根據業務需要，對新出現的帶有普遍性的問題及時制定業務標準，確保各項工作的規范性和嚴密性，于2009年順利通過檔案工作目標管理江蘇省五星級認定。

（二）切實做好房產檔案的收集工作

收集工作是房產檔案規范化管理的首要環節，也是整個工作流程中最為基礎的工作，只有確保房產檔案資料的完整性和真實性，才能為后續工作的開展奠定堅實的基礎。檔案收集要做到登記材料內容完整、準確，能全面、真實地反映房地產的本來面貌，反映物權的歸屬、沿革、變動等情況。收集的各類登記材料要系列化，能完整地反映房地產權利狀況，使之成為有應用價值和長久保存價值的檔案。

為了提高房產檔案收集工作水平，應該嚴格按照《城市房地產權屬檔案管理辦法》的要求，建立完善的管理制度，明確各個崗位的職責以及工作流程，對收集檔案的范圍、分類等做出細致的劃分。要加強與各個業務部門的聯系，做好檔案資料的移交工作，確保檔案資料收集工作的順利開展。

連云港市房屋產權管理中心檔案室在收集檔案的過程中，嚴格按照《連云港市城市房屋權屬檔案管理實施細則》的要求，從受理、審核、登簿、發證等各個環節按歸檔范圍和歸檔要求收集、制作登記資料，力求文件材料的形式、規格、技術指標等達到高度一致，保證凡屬歸檔范圍內的各種形式的文件材料都要收集齊全。同時，對每卷檔案在整理前先檢查驗收，缺件、錯件檔案以及內容不完整、字跡不清晰等文件予以退回，杜絕不符合標準的檔案入庫。

（三）認真做好房產檔案的整理工作

房產檔案資料收集之后，應按照《房屋登記辦法》《城市房地產權屬檔案管理辦法》等相關法規的規定，將應當歸檔的登記材料按內容和形式進行排列編號，編制目錄、封面并移交進行集中統一保管，形成系統的資料庫。

在檔案整理過程中，要嚴格按照檔案資料管理的規則操作，對登記材料要按照“一宗一卷”即“每辦理一件登記所形成的材料立一個卷”的規定立卷，卷內材料要按《房地產登記技術規程》的規定進行排序、編寫頁碼、編寫卷內目錄和備考表等。紙質檔案裝訂時應將材料上的金屬物全部剔除干凈，對破損或者幅面過小的材料應采用A4白襯紙托裱，幅面大于A4的材料，應按A4大小折疊整齊，并預留出裝訂邊際。卷內文件材料裝訂應整齊美觀，不得壓字、掉頁，不得妨礙翻閱。

（四）加強房產檔案的動態管理

房產檔案的動態性是房產檔案最顯著的特點。房產檔案形成后，房地產的權利和房地情況并不是固定不變的。為了保證房產檔案信息的準確性和及時性，需要采用動態管理方式，根據產權人的變化、房屋現狀的變更來補充新材料，更改房產檔案中的簿、檔、圖等，以確保房產檔案信息的真實性和系統性，使房產檔案成為“活”檔案。

（五）加強房產檔案的信息化建設

1.提升檔案信息化的認識

科學技術高速發展的今天，傳統的管理方法和手段已經無法適應房產檔案管理工作的需求，需要依靠計算機軟件進行檔案管理，依靠網絡、計算機、掃描儀等現代化設備進行檔案的檢索與存儲。因此，房產檔案管理工作人員要充分認識到檔案信息化建設的重要性，認識到檔案管理信息化是房產檔案管理的有效途徑。

2.打造房產檔案信息系統

打造房產檔案管理的信息化，首先要完善房產檔案管理信息系統，把房產交易系統與房產檔案信息系統進行對接，交易信息同步于檔案系統中，同時利用掃描儀等設備把相關圖像信息導入交易信息系統中，運用技術軟件進行整合和調閱，形成準確、完善的房產檔案數據庫。

連云港市房屋產權管理中心非常重視檔案管理信息化建設，按照住建部“房地產交易與權屬登記規范化管理考核標準及考核辦法”的要求，建立了一個集錄入、掃描各種類別和密級的房產檔案系統，使紙質檔案圖像化，實現了電子化的集中存儲、索引、管理、查詢等。在充分考慮房產交易業務的前提下，結合檔案電子化的發展趨勢，在產權產籍管理系統中專設檔案管理模塊，檔案工作的各環節都運用計算機進行管理，達到收集、整理、掃描、編目、備份、統計、查閱等全由信息系統操作，極大地提高了工作質量和效率。

3.建立檔案數據分析系統

通過信息化，建立一整套房產檔案數據分析系統，管理人員能夠從不同角度對數據進行分析、整理，對房地產市場的發展做出合理預測，便于相關職能部門科學決策，及時調控，減小風險，有效地維護房地產市場的健康發展。

（六）提高檔案管理人員綜合素質水平

首先，要對管理人員進行有針對性的培訓，加強檔案學知識、法律知識和房地產相關業務知識的學習，掌握行業動態、新規，提高專業素養和知識水平。

其次，要注重復合型人才的培養。檔案信息化的建設和實施，需要既懂計算機網絡技術又精通檔案業務的復合型人才，無論是系統軟件的選購、研發還是信息化的具體實施、維護，都需要人才的支撐。檔案部門除引進計算機專業技術人員外，還要加強在職檔案管理人員的計算機知識培訓，做到能夠熟練操作計算機和檔案管理軟件，掌握房產信息資料的錄入、分類、檢索等程序，提高檔案的存儲和處理能力。

最后，房產檔案管理是一項細致繁瑣的工作，需要檔案管理人員具有強烈的責任心和使命感，認真對待工作，確保房產檔案信息化建設的順利開展。

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陳品祿/責任編輯