編寫規章制度有說道

朱俊峰

編者按：

企業規章制度的建立和完善似乎是人力資源工作者無法回避的工作，不管你處于什么職級，總有那么一天會被要求制定某項“人事規則”。唐朝詩人有“吟安一個字，捻斷數莖須”的慨嘆，而對于很多初入行的HR來說，規章制度從無到有的建立過程，猶如扯著頭發把自己從椅子上拽起來一樣難，即使勉強依樣畫葫蘆，往往也是畫虎不成反類犬。但俗話說得好，會了不難。只要抓住關鍵，悟透要領，自然能夠立規矩、成方圓。

規章制度的編排規則和行文體例

HR在接到制定制度的任務后，先要考慮三個問題：

●干什么用

這話聽上去挺多余，制度管人吶，這還用說嗎？其實還是需要好好考慮的。比如，最近某公司工作紀律渙散，于是老板責成HR制定考勤制度來規范紀律。但是，這個問題靠一個考勤制度就能解決嗎？HR要先問問自己，為什么以前大家都好好兒的，忽然就松懈了呢？老板希望達到什么樣的管理規范？這個管理制度是不是真的能有效果？然后再去和老板溝通，向員工了解情況。最后可能會發現，員工工作懈怠根本不是紀律問題，問題出在薪酬福利、工作指標或工作標準等其他方面。

一般來說，制度總有一定的滯后性，總有些問題是無法預見的，需要事后去補救。在某項制度沒出臺時，某些問題只能算作特例，而一旦形成制度，特例就被視為常態。對待常態尤其要考慮周全，要有可操作性，不可朝令夕改。有制度不執行或者執行不力，比沒有制度更糟糕。規章制度是為了解決工作中的實際問題而設計的，所以，制定規章制度一定要明確兩點：一是通過制度解決什么問題，二是通過制度能否有效解決問題。

●給誰看

從理論上講，規章制度應該對企業所有人員都有約束力。但現實中，尤其是在民企，規章制度極少能管得到老板。就算在國企，基本上也只有上級的規章制度才能約束本級高管，在本級，如果不是很原則性的問題，即便高管違反了制度，又有幾個人敢去管？

仔細想想，關注規章制度的人不止公司內部的股東、高管和員工。很多HR都有過勞動仲裁和勞動爭議訴訟的經歷，這個時候，規章、制度是企業向仲裁員或者法官提交的重要證據。

如果公司聘請咨詢公司等外部專家進行企業診斷，現有的企業文件、規章制度也是重要的參考依據。也就是說，看規章制度的不僅有企業內部的人，也有企業外部的人。外部人在看規章制度的時候，往往帶有更大的利害關系。一個勞動仲裁或者訴訟輸了，不僅是企業賠錢的問題，對HR來說，其個人職業生涯也會受到影響，對企業來說，無論是聲譽還是延續出來的后果，都會更嚴重。

●底線是什么

這個問題，很多HR脫口而出的答案是：當然是要合法。對，“合法”是規章制度最起碼的底線。但是除此之外，還需要——合理。國家的勞動法律法規中有很多內容需要企業自行細化，比如 “嚴重違反用人單位規章制度”，怎樣才算“嚴重”？這就需要用人單位自己來定義。這是企業自主權的一部分，但是企業也不能濫用這種權力，這就需要“合理”。

規章制度是企業文化背景的顯性體現，企業的規章制度肯定不止一部，那么制度與制度之間也要銜接，不能互相矛盾、互相抵觸。特別是規模較大的企業，各個部門都會制定一些自己的制度，這就需要部門之間加強溝通，最好有固定的溝通機制，以及制定規章制度的流程，由專門的部門或者外部顧問來處理制度之間的銜接問題，避免各行其是造成制度之間的沖突。

最后還要注意，在制度中貫徹公司的治理理念，不能說一套做一套。比如，一面說“一切以人為本”，一面卻在想盡辦法克扣工資。這種做法會讓員工感受很不好，流動性高也就不足為怪了。

制定規章制度的六個要點

第一，用詞要規范。語句通順，表達清晰，用詞規范是基本要求。制度當中不可出現病句、錯字，不可過于口語化，畢竟制度是有嚴肅性的。建議最好采用和相關法律法規一致的用詞，這樣不僅表達清晰，而且不會產生歧義，也有利于在仲裁和訴訟時，仲裁員和法官理解企業的本意。

第二，邏輯要清晰。規章制度在邏輯上要有連貫性。總則、分則、附則三部分之間的關系要清晰，每一章節內的條款之間也要有邏輯關系。基本上，一條制度闡明一個問題，一個問題的幾個方面以款或項來區分。

不僅一部規章制度內部的邏輯要清晰，各個規章制度之間的邏輯也要清晰。雖然各個制度之間要解決的問題不同，但是總體思路是一致的。

第三，體例要一致。一個公司的所有規章制度的體例要一致，不要五花八門。一般外企受自己母體公司的影響，會使用類似“1”、“1.1”、“1.1.1”這種體例。我們國家似乎更習慣用“第一章”、“第一節”、“第一條”來表示。

有機會接觸企業規章制度的律師、仲裁員、法官，他們更習慣后者。所以，建議還是參照國內法律的體例來表述。

“條”比較好理解，比如“第一條”、“第二條”。

“款”是“條”里的一段，一條只有一段的，這一條就只有一款；一條里有好幾段的，依次稱為第二款、第三款。款前面沒有標號，只是一個自然段。

“項”是一段文字前有帶括號的中文數字的，比如（一）、（二）、（三），就被稱為一項。有時候一條只有一款，但是有多項，就稱為“第幾條第幾項”。

第四，內容要簡練。如果兩個制度有重疊的部分，比如員工考勤制度和員工日常管理制度都對員工勞動紀律做出規定，那么，我們可以在不同的制度中體現不同的側重點，把日常出勤、請假等規范放在考勤制度里，把日常工作規范、流程等放在日常管理制度里。有時候為了保證制度的完整性，不得不規定其他制度已有的規定時，就寫一句“***的行為以《**制度》規定為準”，既滿足了制度的完整性，又滿足了制度要簡練的要求，同時保證制度之間不沖突。

另一方面，一套規章制度不要企圖包羅萬象。一套制度解決一個方面的問題。比如，把有關員工管理的所有問題都囊括在《人事管理制度》當中，于是，招聘入職、日常管理、員工獎懲等逐項羅列進去。這樣的制度誰看了都發蒙。一個制度就解決一方面的問題，制度與制度之間做好銜接，形成一個完整的體系。

第五，底線要守住。HR有時很郁悶，有些內容似乎不合法，但是老板一定要求HR寫進規章制度。作為專業人士，HR不能什么都只聽老板的，不能越紅線，必要的建議一定要提。記得某跨國醫藥集團公司商業賄賂案，涉案的高管里就包括公司的HRD，這位HRD就沒有守住底線。

合法、合理、公平、公正，這是在制定規章制度時必須牢記的。有些做法合法，但未必合理。特別是不同地區的勞動法規發生沖突時，派駐不同地區的員工享受到的婚假、產假都不同。在制定規章制度時就要充分考慮各地的差異，在堅持原則的前提下把握好靈活性。

第六，程序要合法。規章制度，特別是涉及全體員工利益的規章制度，一定要堅持員工參與的民主協商程序。漏掉這一程序，制度就是無效的。很多企業覺得這太麻煩，而且員工的意見太大，反復協商、修改，好像效率也降低了。其實，這一程序不僅是法律規定的必需環節，從企業的執行來看也是必要的。員工參與制定的制度，在執行的時候更有自覺性。所以，HR不要嫌麻煩，該征求意見的要征求意見，該實行民主的還是要民主。

簡潔明了的規章制度怎么寫

前面介紹了規章制度的編排規則和行文體例，但是對于具體內容涉及不多。規章制度一般都是文字性的內容較多，企業為了操作方便，也會有一些手冊、索引類的文件。

最近有同學求助，說是公司覺得新員工培訓中缺少工作規范的指引，造成新員工在正式上崗后，工作流程和標準上出現問題，希望人力資源部門能制定一個既可以作為新員工培訓教材，也可以當作日常工作操作手冊的范本。這個問題比較具有普遍性。對于那些規模不大、業務模塊相對簡單的企業來說，這些手冊就足以代替規章制度進行日常管理了。那么，如何才能把規章制度中的文字轉換成手冊呢？

●對需要規范的內容進行分類

一般我們可以把需要規范的內容分為兩大板塊，其一命名為“內務管理”，包括人事、行政、總務、財務等模塊。其二命名為“業務管理”，包括技術、生產、營銷、運營等模塊。

分好了大類和模塊，再看哪些是僅涉及一個部門的，哪些是需要多個部門協同配合的。便于HR向相關部門索取資料。

做好篩選工作很重要，否則手冊會顯得雜亂無章。通常部門內部的工作流程不需要列入操作手冊，比如總務方面，員工領取辦公用品是需要列入操作手冊的，但是總務每月盤點辦公用品庫存的流程就不必列入。

●盡量使用圖表表述

根據人們的閱讀習慣，對圖表的理解、吸收總是高于文字內容。因此，在制作手冊和指引時，應當盡可能使用圖表來解釋相關問題。特別是將原來就有文字表述的規章制度重新編寫成員工手冊時，要盡可能減少文字。

每項內容一般分成三個部分來表述：

第一部分是工作流程圖。在流程圖中可以清晰地標示出哪個步驟是由什么部門負責，該部門主要負責哪些工作。

第二部分是關于工作標準和注意事項的表格。就是在辦理相關工作或者業務時需要達到的標準，需要提供哪些相應的資料，需要符合哪些條件。總之，這部分以表格的形式出現，分門歸類，讓員工能迅速找到自己需要的內容。

第三部分是關于工作流程圖和表格的補充說明。這部分不一定獨立存在，最好附注在圖表下方，便于對應查找。

●需要人力資源部門承擔的工作

制作手冊或者指引就是為了統一格式，便于查閱。因此，人力資源部門應當直接向其他部門收集相關資料，與相關部門一起篩選需要列入員工手冊或工作指南的內容，形成初稿后讓各部門充分醞釀討論，特別是涉及跨部門合作的事項，更不能越俎代庖，而是要讓各部門充分發表意見，取得共識后才能定稿。

在制定規章制度過程中，人力資源部作為主導部門，要做好以下工作：制訂工作計劃，確定工作時間節點；與各部門商量列入手冊或者指南的具體內容；收集相關資料；形成手冊或者指南的初稿；聽取各方面意見，對初稿進行內容調整和修改；報送公司審核，批準后負責監督實施。

●其他部門需承擔的工作

制定員工手冊和指南不僅是涉及部門內部工作流程和工作標準的統一和規范，也是提高部門協作能力、工作效率的基礎。因此，各部門要積極配合人力資源部門，承擔起相應的職責：與人力資源部門一起篩選列入員工手冊或指引的具體內容，在篩選時要注意，既不要把所有內容都放進去，也不要漏掉關鍵內容，以免給今后的工作帶來麻煩；按照規定的格式和時間節點向人力資源部門提供全面的資料，以免延誤或影響到制度建立的整體工作進程；對初稿提出本部門的修改意見，并與其他相關部門達成共識；在員工手冊或指引正式頒布后，嚴格按照規定執行，并在部門內做好相關的培訓、宣傳和執行工作。

通過這些步驟，我們可以獲得一部簡潔明了的員工手冊或者工作指南。這些內容還可以結合OA系統的建設來制定。當然，規章制度也不是一成不變的，應該在實踐中不斷修正和完善，使之更加規范化、程序化、標準化。

責編/張曉莉