淺談新常態下石油企業秘書工作的提升途徑

李心聲

摘要：領導辦公室日常工作很多是辦公室秘書完成，可以說秘書是辦公室的重要組成部分。而在石油銷售企業新常態的發展背景下，秘書工作也面臨著更多的挑戰。本文就新常態下石油企業中的秘書工作內容存在的問題以及提升對策展開討論。

關鍵詞：新常態；石油；秘書；提升途徑

新常態背景的形成主要是因為經濟已經走進一個新的環境下，經濟發展速度變緩、經濟結構在不斷的優化中；同時還有國際油價往低價道路發展。所以，辦公室秘書要根據領導指示，將公司的企劃方案起草，并制定與之相關的部門協調管理工作。秘書事務較為繁雜，具體的主要有以下幾點：幫助領導處理日常工作的同時，還要完成領導分派的其他工作；開會前要做好會議準備，將開會通知下達到每個將要參與會議的部門，會中做好會議報告，會后整理會議內容并交予領導檢查；將材料收集完整，起草文書、按時做好文件發放等工作；接待來賓，負責接聽電話，及時傳達主要的信息；幫助領導做好部門協調工作，將各部門的集體活動合理安排，還要負責部門的晚會等。

一、石油企業秘書工作存在的問題

（一）缺少工作熱情

秘書工作屬于辦公室職位，主要的作用是幫助領導處理日常事務等，往往會給人一種默默無聞的錯覺，覺得秘書的工作就是辦公室打雜人員，不會有太多的晉升機會，導致秘書工作人員對秘書工作缺少熱情；同時，在工作中完成領導交代的工作，就覺得沒有事情可做，進而形成了惰性，進取心不高，處理工作的效率低下，自身的能力沒得到提升，難免對工作失去興趣和熱情[1]。

（二）缺少主動性

企業加班是常態，經常性的加班會使得工作人員身心疲憊，對自身工作能力的提升無暇顧及。除了能熟練運用辦公室基本的操作流程，對難度較高的工作沒有挑戰的勇氣，無學習新技能的進取心，常常對進修等安排較為排斥，缺少主動積極的參與內部學習或者是外派學習的熱情。

（三）缺少培訓系統

秘書是企業中的重要崗位，是傳達公司以及領導意志給下級員工的主要人物，在公司的運營中起到上傳下達的作用，秘書的工作處理順利，才能使得公司事務正常的運轉。隨著時代的發展，企業也在不斷的變化，企業秘書也要跟上企業發展的步伐，學習公司最新的產品知識、銷售策略，這樣才能更好更準確的傳達企業和領導的意愿，這就需要通過不斷的學習，經過定期、具有針對性的培訓，對企業的最新動態進行了解，在開展秘書工作的時候才可能考慮到方方面面，從而更好的協調各部門的工作。而缺少培訓系統，使得秘書技能只能停留在原本階段，很難處理新難題。

（四）工作缺少有序性

企業秘書工作繁瑣，日常事務多，工作內容要在各部門間反反復復的核實進度，直接影響自身的工作效率，工作態度不端正者應付了事，沒能將事務的聯系性和重要性進行交叉思考，出現辦公處理事務沒能從全面的角度去考慮，使得部門間事情處理不順，很難能開展下一步的工作，進行影響企業的工作進度。

二、新常態下石油企業秘書工作的提升途徑

（一）端正工作態度

秘書工作繁雜艱辛，每天都要面對企業各部門的大小事務，是體力和腦力為一體的工作。所以，在工作過程中，要端正自身工作態度，要有奉獻精神。比如，當其他部門的員工在休息的時候，秘書可能還要整理企業資料、文件等事務，加班更是家常便飯，這就需要秘書工作人員有吃苦耐勞、樂于服務的態度。同時，還要注意自身的言行，秘書直接代表的是整個公司的形象，所以，要在自身的言語和穿著上給予足夠重視，細心接待來賓，幫助引見，順利的完成上級領導交代的工作[2]。

（二）增加工作參與度

秘書在完成上級領導交代的工作后，在余下的時間中處理其他事務，比如進行部門間的協調工作、集體活動安排等，期間要與各部門的管理人進行良好的溝通，制定每一個活動計劃的時候，都要對各部門的基本情況以及工作進度進行詳細的了解，與各部門工作人員深入交流，加強自身的業務能力。主動的向領導匯報工作或者是請教問題，多向公司的管理者了解企業事項和發展方向，有助于增加自身對企業的了解，更好的向客戶或者是來賓介紹企業文化和產品，增加工作參與度，實現自我價值。

（三）完善培訓系統

秘書在企業運行中擔任重要的角色，各部門的正常運行離不開秘書工作，所以，企業領導不能忽視他們對工作的努力，要重視對秘書部門員工的崗位培訓。其一，這是有效提高公司內部運行的重要手段；其二，這是秘書努力工作應得到的獎勵，只有讓員工感受到他們是與公司共同發展、共同進步，滿足他們對進取的需求，才能招攬更多優質人才，同時這也是提升企業形象和宣傳企業文化的重要手段之一，有助于公司的長遠發展。因此，建立完整的內部培訓系統，幫助秘書工作人員快速的找到自己的位置，實現自身價值，是非常有必要的。

（四）提高工作效率

企業秘書要為上級領導服務、為公司員工服務，要在日常工作中幫忙各部門處理大小事務，起到良好的協調作用。定期參與培訓，增強語言表達能力以及文案書寫能力，提高自己的文筆，準確的將領導傳達的意愿以文書表達完整，要在最短的時間內學習到最多的辦公室知識，要具有勤勞、不恥下問的精神，熟悉公司秘書事務流程，并懂得靈活變通，完成上級交代的任務后，對接文件要隨手處理，要快速的向領導匯報工作情況，特別是領導容易忽視的問題要善意的提醒，實時的提升自身的辦公能力。

三、結束語

關于新常態下石油企業秘書工作的提升對策，主要針對目前石油企業秘書工作存在的幾點問題提出相關的措施，幫助秘書快速的提升自身價值。綜上所述，主要先從自身角度出發分析，要端正工作態度，將服務精神貫穿在秘書工作中，提高公司形象；要積極參與工作，提高工作的積極性；最后，提高自身的工作效率，重點在于多溝通。使得秘書在工作中找到實現自我價值的方式，為企業服務，確保新常態下石油企業工作內部的正常運行。

參考文獻：

[1]田寧.淺談新形勢下石油企業職工培訓[J].中小企業管理與科技（上旬刊），2015，08：2.

[2]張斌.關于在經濟新常態下如何做好油田企業文秘工作的探討[J].企業文化（中旬刊），2016，8（3）：147.