不動產統一登記背景下原房產檔案的歸屬

黎曉春

當前，隨著我國不動產統一登記工作的逐步開展，原房屋交易、確權和登記一體化的工作模式逐漸發生了變化，最明顯的就是將房屋交易、確權與登記分離開，并將相應的職責分別落在不同的部門。在中央編辦下發的《關于整合不動產登記職責的通知》中明確規定，住房和城鄉建設部負責房屋交易和產權管理，國土資源部負責不動產登記。隨著房屋交易、產權管理與不動產登記工作的分離，隨之帶來的是兩者在工作上的銜接問題，而在銜接過程中，房產檔案則成了聯系兩者的關鍵因素。因為無論是房產交易與產權管理，還是不動產登記，都離不開原房產檔案的支持。無論是在房屋交易與登記一體化模式下形成的歷史檔案，還是在交易與登記分離后形成的交易檔案與登記檔案，在今后的工作中都可能被多個部門使用。而當前，在已有的關于房屋交易、產權管理與不動產登記工作的文件中，對房產檔案的歸屬及使用的相應規定是較為模糊的，還不夠明細。如在國土資源部、住房和城鄉建設部《關于做好不動產統一登記與房屋交易管理銜接的指導意見》中，指出房屋登記簿等房屋登記資料由不動產登記機構管理，房產交易資料由房屋交易部門管理。由于在以往房屋交易與登記一體化背景下，歷史形成的房屋交易與登記資料是作為一個整體存放在原房產管理部門的，如果進行檔案的拆分，將房屋交易與登記資料分由兩個部門管理，不但會破壞檔案的完整性，還會花費大量的人力與物力，一些年代久遠的檔案也很容易在拆分中損壞，同時，如何鑒別原檔案中哪些屬于房屋交易資料，哪些屬于房屋登記資料也是一大難題。顯而易見，拆分原歷史檔案，將交易資料與登記資料分別交予兩個部門進行管理是不可取的。那么，在原檔案的歸屬上就存在著房產檔案由原部門留存管理與移交不動產部門兩種方案可供選擇。筆者認為，將原房產檔案由原房產檔案管理部門進行管理的做法更為科學合理。

一、原房產檔案留存在原房產檔案管理部門成本更低

隨著不動產統一登記工作的推進，在房產檔案的使用上，無論是中央還是地方都明確了房產檔案的共用機制。國土資源部、住房和城鄉建設部《關于做好不動產統一登記與房屋交易管理銜接的指導意見》中，明確規定了不動產登記機構與房屋交易管理部門應當建立房屋登記檔案和房屋交易檔案查詢互用制度。廣西自治區住房和城鄉建設廳下發的《關于做好房屋交易和產權管理與不動產登記銜接工作的通知》中，也明確指出不動產登記機構與房屋交易部門應當建立房屋登記檔案和房屋交易檔案查詢互用制度，保證房屋登記和產權交易管理工作的正常運轉。由此可見，在房屋交易、確權與登記相分離后，原房產檔案無論留存在哪個部門，將來都是要互相共用的。在檔案的共用機制下，從檔案轉移及管理的成本上考慮，若將原房產檔案由原房產檔案管理部門轉移至不動產登記部門是弊大于利的。

首先，將原房產檔案移交至不動產登記部門，將會增加額外的轉移成本，不但需要花費大量的人力、物力及時間去進行大量的資料移交工作，還會在一定程度上減緩實現不動產統一登記的進度；其次，由于房產檔案管理的復雜性與系統性，目前有很多地方的房產檔案是由原房產管理部門專設的機構進行專門管理。新設立的不動產登記部門在設立的初期，從人員結構上看往往缺少足夠的房產檔案管理專業人才，若將原房產檔案移交至不動產登記部門，將需要專門培訓或招納一大批專業的房產檔案管理人員，這在無形中會加大檔案移交的經濟成本。同時，也有可能會出現由于暫時缺少專業的檔案管理人才造成房產檔案得不到及時與有效的管理。因此，將原房產檔案由原房產檔案管理部門進行管理其成本更低，更利于今后工作的開展。

二、原房產檔案留存在原房產檔案管理部門更為科學合理

從目前來看，全國各地對原房產檔案的歸屬問題并沒有統一的做法。如果從基于房屋交易、確權與不動產登記相銜接的工作模式考慮，應該從是否有利于各部門職責的實現、是否有利于工作的銜接、是否有利于工作長遠開展三方面進行考量，去論證原房產檔案如何歸屬更為科學。筆者認為，將原房產檔案歸屬于原房產檔案管理部門更為科學，理由如下：

第一，將原房產檔案留存原房產檔案管理部門是在實行不動產統一登記后，房產管理部門實現房屋交易與產權管理職責的重要保障。住房城鄉建設部辦公廳《關于履行房屋交易和產權管理職責并與不動產登記有序銜接的復函》中明確指出，房屋交易、產權檔案是交易的真實記錄，是房地產管理的重要依據和基礎。而房產歷史檔案往往具有不可拆分的特點，因此，將原房產檔案繼續留存于原房產檔案管理部門，是房產管理部門履行職責與文件要求的需要。

第二，將原房產檔案移交至不動產登記部門缺少有力的文件依據，甚至還與現行的文件精神相沖突。不動產登記部門的重要職責是負責不動產統一登記，不動產登記中形成的資料往往具有特定時間性，是隨著不動產統一登記的開始而逐漸積累形成的。將原房屋交易、確權與登記一體化下的房產檔案留存于原房產檔案管理部門，并不違反相應的文件要求，也不影響不動產登記部門職責的實現，而將原房產檔案移交至不動產登記部門顯然不利于房產管理部門行使對房屋交易與產權管理的職責。針對有些地區將房產檔案整體移交至不動產登記部門后出現的問題，住房城鄉建設部辦公廳《關于履行房屋交易和產權管理職責并與不動產登記有序銜接的復函》中特別提出，對于將房屋交易、產權檔案移交的應當予以糾正。

第三，將原房產檔案留存原房產檔案管理部門并不影響不動產登記部門實現其職責，反而會促進不動產統一登記工作的開展。如在廣西國土資源廳與廣西編辦聯合下發的《自治區國土資源廳、自治區編辦轉發〈國土資源部、中央編辦關于地方不動產登記職責整合的指導意見〉的通知》中，明確了廣西內不動產的交易、確權、糾分調處等其他管理和監管職責仍由原行業主管部門承擔。廣西住建廳在《自治區住房城鄉建設廳關于做好房屋交易和產權管理與不動產登記銜接工作的通知》中明確指出，房屋產權或交易當事人到房產主管部門申請確認房屋產權和交易結果，各市縣房產主管部門要將《房屋交易和產權告知書》納入業務流程，于登簿、發證環節前出具。房產主管部門出具的《房屋交易和產權告知書》應作為房屋確權和交易手續證明，依法辦理房屋登記。在這個工作模式中，房產主管部門將通過行使交易與確權的職能以及通過檔案的互用機制為不動產登記部門將房屋產權等信息記載于登記簿提供大量的前期支持。同時，利用原房產檔案管理部門較為完善的房屋電子檔案資料，通過構建房產管理部門與不動產登記部門之間信息的共享與數據交換，可以為不動產登記部門在進行房屋登記時提供實時的支持，從而更好的保障不動產登記部門職能的實現。在這個模式中，房產管理部門對原房產檔案的管理是審核房屋交易是否合法，明確產權歸屬的重要參考與依據，是出具房屋交易和產權告知書的重要前提。因此，原房產檔案由原房產檔案管理部門管理不但不會影響不動產統一登記工作的開展，反而通過兩個部門的合作促進不動產統一登記工作的開展。

三、原房產檔案留存在原房產檔案管理部門更便民利民

房屋交易、產權管理與登記是行政部門保障當事人所主張權利在不同階段的體現，在因交易而使得不動產權利發生變化中，二者更是具有不可分割的因果關系。因此，在過去實行交易登記一體化，不但是為了工作的順暢，更是為了方便群眾，同時保障房產檔案資料的完整。面對當前不動產統一登記工作逐步開展的大環境，在保障工作順利開展中如何實現便民、利民是我們需要著重考慮的。在房屋的登記中，絕大多數都是因交易而產生的權屬變動，從而將變動后的權屬事項記載于不動產登記簿。在交易、確權與登記分兩個部門管理后，如果房產管理部門與不動產登記部門不實現內部的工作銜接與資料的傳遞、共享，將會出現群眾先跑交易管理部門再跑登記管理部門的局面。因此，房產管理部門在掌握著原房產交易與產權檔案資料的前提下，通過對交易行為進行審核，并在原房產檔案共用的基礎上，以房屋交易和產權告知書的形式將產權歸屬信息內部直接傳遞給不動產登記部門進行登記，將極大地方便群眾，免去群眾房產管理部門與不動產登記部門兩頭跑的麻煩。因此，將原房產檔案留存在原房產檔案管理部門進行管理的做法更有利于在不動產統一登記中實現便民與利民。

在實行不動產統一登記后，在房屋交易、確權與登記一體化背景下形成的房產檔案往往難以將其中的交易與登記資料拆分，對于這些檔案歸屬的相關文件中也沒有較明確的執行細則與標準，這勢必將會帶來原房產檔案的歸屬問題。筆者認為，在當前形勢下，原房產檔案的歸屬應該從房屋交易、產權管理與不動產登記工作的整體進行考慮，需要在保證各部門能各司其職的基礎上，通過順暢的內部銜接，從便民、利民的角度出發，從房屋交易、產權管理與不動產統一登記的長遠發展進行慎重考慮。

陳品祿/責任編輯