采購合同的管理與風險控制

苗靜++嚴躍萍++黃曉敏

摘要 ：采購合同是各類企業對外簽訂量較高的一類合同，如果不注意防范合同簽訂、履行合同過程中的風險，可能會給企業造成不必要的麻煩，甚至是重大的經濟損失。加強對合同三個階段的風險控制，建立完善的合同管理機制，將最大限度減少合同風險。

關鍵詞：采購合同；風險控制；標準采購合同

中圖分類號：F426.61 文獻識別碼：A 文章編號：1001-828X（2016）024-0000-02

采購合同是采購過程中的一個重要環節，它是前期采購調研、資料收集、對比同類產品、核對技術參數、編制招標文件、組織招（議）標等一系列繁瑣工作的成果體現，也是處理后期采購付款、驗收等具體交易及可能出現的糾紛的主要依據。加強采購合同的管理與風險控制，可以有效的防范和控制采購合同的法律風險，為企業爭取最大的利益。

根據采購合同管理的流程，一般采購合同的管理可以分為三個階段，即：前期管理（簽訂過程）、中期管理（履行過程）、后期管理（檔案管理）。加強采購合同管理即是加強對這三個階段的風險控制。

一、采購合同的概述

采購合同是企業與供應商，經過雙方一定形式的談判協商，達成一致意見而簽訂的“供需關系”的法律性文件，合同雙方都應遵守和履行。采購合同是經濟合同，雙方受“經濟合同法”保護和承擔責任。其內容條款一般應包括：

企業與供應商的全名、法人代表，以及雙方的通訊聯系的地址、電話、傳真等；采購貨品的名稱、規格型號，數量以及價格（應包含單價和總價）；交貨期、交付方式和交貨地點；質量要求和驗收方法，以及不合格品的處理；違約責任等。

在具體簽訂過程應遵守以下幾個原則：

①有效性原則，即合同的當事人必須具備法人資格。

②合法性原則。即合同的內容和手續應符合國家法律、法規中有關合同管理的規定。

③平等互利、充分協商的原則。

④等價、有償的原則。

二、采購合同前期的風險管控

采購合同的前期管理主要是指采購合同的簽訂過程的管理，這里主要是指前期對合同對方的資格審查及合同條款的審查。

1.資格審查

資格審查對方當事人資格審查的具體內容包括：主體資格審查、資信調查和履約能力調查。主體資格審查主要是審查對方的民事權利能力和民事行為能力。合同雙方是否具有主體資格，將直接影響著合同的效力。只有具有相應的民事權利能力和民事行為能力的主體簽訂的合同才是合法有效的。一般情況下法人是訂立合同的主要當事人，法人也可以委托代理人訂立合同，具有授權的代理人所簽訂的合同，同樣具有法律效力。但是要注意，代理人代訂合同，要有載明代理人姓名或名稱、代理事項、權限和期限，并由委托人簽名或蓋章的授權委托書。

其次，是資信調查和履約能力調查，主要是查明對方當事人的經濟實力、信用情況和不良行為記錄等，較高的經濟實力、良好的信用是確保合同順利執行的有力保障，通過對對方資信調查和履約能力調查，可一定程度上避免合同執行的風險。

2.合同條款的審查

當談判雙方就交易的主要條款達成一致以后，就進入合同簽約階段。在具體簽約過程中低于談判所涉及的數量、質量、貨款支付以及履行期限、地點、方式等談判內容，都必須清楚的列入到合同中，否則可能會造成企業的經濟損失。具體來說，合同條款要力爭做到語言簡明扼要、內容全面完整，避免產生歧義，體現出合同的實用性和效力性。對于重要的合同或條款內容，要仔細斟字酌句，必要時可聘請專業律師審查，防患于未然。對合同條款的審查，不僅是要審查文字的表述，更重要的是審查條款的實質內容。尤其是對方提供的格式合同應特別注意，保護企業自己的利益。

為避免以后的合同糾紛和不必要的損失，企業可以根據單位的實際情況，編制自己的標準采購合同。標準采購合同可以從形式上保證采購合同的完整，很大程度上可以避免人為疏忽遺漏合同條款，同時可以使企業在簽訂合同過程中更具主動性，保障企業的最大利益。

標準采購合同的編制應保證合同內容合法，合同條款詳細、明確，便于操作。合同內容應以明確下幾個方面：

（1）商品的品種、規格和數量

商品的品種應具體，使用標準名稱，避免使用綜合品名或俗稱；商品的規格型號要明確，也可約定顏色、式樣、尺碼和牌號等信息；商品的數量多少應按國家統一的計量單位標出。如果商品種類、數量較多，可以在合同貨物內容中列商品品種、規格、數量明細表，以免所交貨物因質量不符合所想要采購的標準而引起糾紛。

（2）商品的質量和包裝

商品的質量標準，注明是國家或行業的標準，無國家和行業標準的應由雙方協商憑樣交貨；對實行保換、保修、保退辦法的商品，應寫明具體條款；對商品包裝的辦法也可以有具體的規定，如使用的包裝材料、包裝式樣、規格、體積、重量、標志等。在質量條款中還應明確質保期限，尤其是設備采購合同，一般設備質保期為一年，應強調供方在質保期內必須保證設備質量，在質保期內提供免費的維護與維修，但不包括人為導致的損害，對于人為導致的損壞可以提前對維修價格進行約定。有質保期約定的一般都會留有質保金，在合同中應明確約定質保金在質保期結束后予以返還。

（3）商品的價格和結算方式

商品的價格是合同的核心內容，因此要對商品的價格要作具體的規定，并明確對副品、次品的扣價、退貨辦法等，對作價辦法和變價處理等情況以可以視情況進行具體約定，同時也要明確結算方式和結算程序。合同的結算方式將影響合同中的價格約定，在采購談判中應充分利用，可以達到降低采購采購資金成本的目的。

（4）交貨期限、地點和發送方式

交貨期限要按照有關規定，并考慮雙方的實際情況、商品特點和交通運輸條件等確定。同時，應明確商品的發送方式是送貨、代運還是自提，保證貨物能夠及時簽收，避免丟失貨物。在跨國采購時尤其應注意約定發貨方式是陸運、空運還是海運。

（5）商品驗收辦法

合同中要具體規定驗收商品的辦法、期限和地點，細化驗收標準。對于需要安裝調試的設備，應約定以安裝調試成功后視為交付完成。

（6）違約責任

合同一方不履約，必將影響另一方經濟活動的進行，因此違約方應負擔相應責任，賠償對方遭受的損失。在簽訂合同時，應明確規定違約事項以及解決方式，以此來維護自己的合法權益。供應商有以下三種情況時應付違約金或賠償金：

①不按合同規定的商品數量、品種、規格供應商品；

②不按合同中規定的商品質量標準交貨；

③逾期發送商品。

（7）合同的變更和解除條件

合同中應規定，在什么情況下可變更或解除合同，什么情況下不可變更或解除合同，如果需要變更或解除合同需要通過什么手續等。

（8）合同附件

合同附件中可以增加配置清單、技術參數以及售后承諾等內容，確保合同可以準確無誤的反映出采購談判的所有內容。

此外，采購合同應視采購貨物的實際情況，增加若干具體的補充規定，使合同更切實際，行之有效。

三、采購合同中期的風險管控

采購合同的中期管理主要是指采購合同的履行過程的管理，這里主要是指合同在履行過程中可能會出現的合同變更管理、合同糾紛管理以及合同付款管理。

1.合同變更管理

首先，企業應當遵循誠實守信原則嚴格履行合同，合同的履行情況好壞，不僅關系到企業經營活動是否能順利進行，而且也關系到企業的聲譽和形象。因此，加強合同的執行管理，信守合同，有利于樹立良好的企業形象。

其次，在合同履行過程中發現顯失公平、條款有誤或對方有欺詐行為等情形，或因政策調整、市場變化等客觀因素，已經或可能導致企業利益受損，應當及時與對方協商，按照規定權限和程序辦理合同變更或解除事宜。

2.合同糾紛管理

企業在履行合同中發生糾紛的，應當依據合同約定或國家法律法規、行業規定，及時與對方當事人協商并按規定權限和程序解決問題。合同糾紛經協商一致的，雙方應當簽訂書面協議。合同糾紛經協商無法解決的，應當根據合同約定選擇仲裁或訴訟方式解決。

3.合同付款管理

企業財會部門應當根據合同條款，審核后辦理結算業務。在付款審核過程中，財會部門需審核發票、合同、入庫單等單據，加強對發票真實性、合法性的審核。未按合同條款履約的，或應簽訂書面合同而未簽訂的，財會部門有權拒絕付款，并及時向企業有關負責人報告。

四、采購合同后期的風險管控

采購合同的后期管理主要是指采購合同的檔案管理，這里主要是指合同在履行完成后，對合同進行分類歸檔管理。

首先，合同管理部門應當加強合同登記管理，充分利用信息化手段，定期對合同進行統計、分類和歸檔，詳細登記合同的訂立、履行和變更等情況，實行合同的全過程封閉管理。合同檔案可以包括招標資料、采購合同、驗收報告等相關資料，便于后期采購合同信息的查詢，為其他類似采購提供信息支持。另外所存資料應均為原件。

其次，企業應當建立合同履行情況評估制度，每年年末對合同履行的總體情況和重大合同履行的具體情況進行分析評估，對分析評估中發現的合同履行中存在的不足，可以及時加以改進。

企業在簽訂采購合同時，應注意合同的資格和條款審查，適時建立自己的標準采購合同，這樣在規范了采購流程的同時，也使采購工作嚴謹而不失靈活；在降低采購風險的同時，也提高了采購工作效率。在合同履行過程中，應隨時關注合同執行進度，適時行使自己的合法權利，嚴格按照合同條款執行，確保合同得到全面、適當的履行，以減少執行合同的風險。最后企業還應加強采購合同的后期管理，通過對合同的歸檔分析，及時總結經驗，可以進一步降低以后出現的合同風險，提高合同管理水平。

作者簡介：苗 靜（1982-），女，漢族，陜西省子洲縣，兵器工業衛生研究所，會計師，經濟學學士，研究方向：金融學，采購管理，資產管理。