函證應(yīng)收賬款回函率偏低的原因及應(yīng)對措施

黃傲寒

摘要：函證程序作為審計人員獲取審計證據(jù)的七大審計程序之一，被業(yè)界視作是最具可靠性的審計程序。從現(xiàn)實情況來看，相比銀行詢證函，應(yīng)收賬款詢證函回函率普遍偏低。文章通過分析導(dǎo)致應(yīng)收賬款詢證函回函率偏低的幾點因素，提出相應(yīng)的應(yīng)對措施。

關(guān)鍵詞：應(yīng)收賬款詢證函 回函率 應(yīng)對措施

中圖分類號：F239 文獻標識碼：A 文章編號：1002-5812（2016）18-0053-02

一、引言

在實務(wù)中，函證審計程序的應(yīng)用范圍很廣。有詢證銀行存款余額、銀行借款金額、銀行注銷賬戶等的銀行詢證函，有詢證企業(yè)間往來的應(yīng)收賬款、應(yīng)付賬款詢證函，也有詢證其他單位代為保管存貨的詢證函，還有詢證重大或有事項的律師詢證函……其中，銀行詢證函和應(yīng)收賬款詢證函的應(yīng)用尤為廣泛。由于這兩類詢證函的作用各不相同，所帶來的函證效果也不同。例如，銀行詢證函旨在詢證企業(yè)在該行的銀行存款、借款、投資人（股東）出資情況以及擔(dān)保、承諾、信用證、保函等其他事項等是否真實、合法、完整，被詢證對象是銀行，理想狀況下，審計人員對銀行詢證函的回函率可控制至100%。而應(yīng)收賬款詢證函旨在詢證應(yīng)收賬款賬戶余額的真實性、準確性，被詢證對象即第三方通常是各類企業(yè)，這類詢證函的回函率普遍偏低。

本文的研究意義在于，由于應(yīng)收賬款占用資金比重大、可操縱性強，是審計人員最應(yīng)當(dāng)關(guān)注的舞弊行為高發(fā)區(qū)，應(yīng)收賬款審計也是企業(yè)財務(wù)審計的重中之重。而函證來源于第三方，以其可靠性著稱，在應(yīng)收賬款審計中是最理想的審計程序。通過分析應(yīng)收賬款詢證函難回收的原因，找到提高回函率的措施，有助于審計人員通過回函對比發(fā)現(xiàn)錯弊，獲得充分、可靠的審計證據(jù)，對被審計單位不存在由于舞弊引起的錯報提供合理保證。也有助于審計人員出具適當(dāng)意見的審計報告，避免審計失敗。

二、文獻綜述

筆者查閱了2010年修訂審計準則后近幾年的文獻，對于應(yīng)收賬款回函率普遍偏低的原因，行業(yè)內(nèi)許多學(xué)者已提出自己的觀點：蔣清中（2011）認為，被審計單位對應(yīng)收賬款函證進行人為操縱，提供虛假地址使注冊會計師根本無法取得回函。楊遒景（2011）認為，應(yīng)收賬款詢證函難回收的一大原因是第三方抱著“多一事不如少一事”的心理，不愿配合回函。葉蓓（2014）認為，被詢證者可能會因為制度等方面的硬性要求無法回函。柯麗（2015）提出，法律沒有明確規(guī)定被詢證者的法定配合義務(wù)是應(yīng)收賬款回函率低的根本原因。可見，對于應(yīng)收賬款詢證函回函率偏低的原因，學(xué)者們的見解存在共通之處，那就是把該原因大多歸咎于第三方的不作為。而筆者認為，除第三方的因素外，還有一個更重要的因素，即會計師事務(wù)所和審計人員的自身因素，例如審計人員對函證過程控制薄弱、函證時間不恰當(dāng)?shù)纫蛩刂率够睾势汀９P者結(jié)合自身在實務(wù)中的工作體會，提出了幾點相應(yīng)的應(yīng)對措施。

三、回函率偏低的原因

（一）審計人員自身對函證過程控制薄弱。中國注冊會計師審計準則要求，“詢證函經(jīng)被審計單位蓋章后，由注冊會計師直接發(fā)出。”但在實際執(zhí)行審計程序過程中，由于審計工作量大、任務(wù)重，事務(wù)所項目組成員在整理出需要函證的對象后，會把函證信息交給項目組成員外的人員做接下來的填運單發(fā)件工作，若不仔細復(fù)查，就可能出現(xiàn)填寫錯誤或者遺漏發(fā)件等情況。更有甚者，審計人員為了提高工作效率，降低自身工作量，把函證直接交由被審計單位進行收發(fā)，被審計單位很可能對函證進行操控，不僅導(dǎo)致函證可靠性大大降低，而且會破壞審計的獨立性。另外，在函證發(fā)往第三方后，第三方稱函證上被審計單位公章沒蓋好，漏掉事務(wù)所騎縫章等情況也屢屢出現(xiàn)，審計人員往往需要重新發(fā)函，這種情況屬于在事前對函證準備工作的疏忽和遺漏，不僅浪費了人力物力，也錯過了函證的最佳時機。

（二）由于函證時間不恰當(dāng)、收件人地址錯誤等原因?qū)е碌谌轿词盏皆冏C函。函證時間安排不妥當(dāng)，也會出現(xiàn)第三方收不到詢證函的情況。例如每年的春節(jié)假期通常在2月初至2月中旬這段時間，各單位都在休假，大部分快遞也會休假，常常會出現(xiàn)快遞聯(lián)系不上收件人導(dǎo)致未妥投或是因快遞休假延期妥投的情況，而開年后要在一堆待處理事件中找到詢證函，又是件很費時費力的事。在此情況下，第三方企業(yè)常常會忽視詢證函。另外，第三方為銀行的銀行詢證函，出現(xiàn)收件人地址錯誤無法投遞的可能性幾乎為零，而應(yīng)收賬款詢證函的第三方地址有發(fā)生差錯的可能性。這就需要區(qū)分兩種情況，一種情況是被審計單位故意為之，其所提供的第三方地址是虛假的；另一種情況是第三方確實在這段期間出現(xiàn)改址、遷移甚至破產(chǎn)。

（三）被審計單位與第三方的關(guān)系緊密，第三方故意不回函。應(yīng)收賬款的產(chǎn)生源于被審計單位與第三方之間的往來購銷業(yè)務(wù)，兩者之間存在利益關(guān)系，有的甚至是關(guān)聯(lián)方關(guān)系。處于這樣一種長期合作的親密關(guān)系下，被審計單位很有可能對第三方進行干擾，阻止其回函。一方面，第三方擔(dān)心回函對客戶不利，影響雙方正常的合作關(guān)系。另一方面，第三方不愿冒險承擔(dān)回復(fù)應(yīng)收賬款詢證函的法律責(zé)任。第三方對應(yīng)收賬款詢證函視而不見，導(dǎo)致回函率低下。

（四）第三方事務(wù)繁忙無暇回函或第三方不愿承擔(dān)郵寄費用不予回函。銀行有專門負責(zé)詢證函業(yè)務(wù)的部門，它們在年審期間幾乎每天都會處理上百封函證，對這類業(yè)務(wù)駕輕就熟。并且，銀行處理函證是要收費的，該筆費用通常由被審計單位來承擔(dān)。但作為應(yīng)收賬款詢證函第三方的企業(yè)，很少接觸到函證，處理應(yīng)收賬款詢證函并不屬于企業(yè)本身的日常業(yè)務(wù)范圍。加之年底到年初正是各企業(yè)財務(wù)部門最忙的時候，應(yīng)收賬款函證處理程序復(fù)雜，需要請示匯報、核對賬單、審批蓋章等，手續(xù)繁復(fù)。并且，回復(fù)函證這項工作對第三方企業(yè)來說是沒有收益的，還常常需要自己掏錢支付回函郵寄費用。這些因素都會導(dǎo)致應(yīng)收賬款函證的回函率降低。

四、提高回函率的應(yīng)對措施

針對應(yīng)收賬款詢證函回函率偏低的問題，筆者認為可以從一些可控方面進行改善，恰當(dāng)運用一些技巧，在一定程度上提升回函率。

（一）增強審計人員對函證過程的事前準備、事中控制。審計人員事先準備的函證信息中應(yīng)包括：第三方名稱、聯(lián)系人姓名、聯(lián)系電話、收件地址以及記錄的發(fā)出函證運單號。這些信息在函證過程中發(fā)生任何變更都需要審計人員對其進行詳細記錄，作為工作底稿予以保存。準備好的函證交由被審計單位蓋章后，審計人員應(yīng)當(dāng)親自寄送詢證函，防止填寫錯誤或者遺漏發(fā)件，并在寄出前復(fù)核快遞上填寫的信息。隨后，在函證發(fā)出后3天左右，審計人員應(yīng)確認對方是否收到函證并進行催收。函證過程中想要準確及時地獲得最新狀況，可以充分利用電話催收。若第三方稱尚未收到詢證函，審計人員可對事先留下的運單號進行查詢。若快遞信息顯示對方已簽收，那么可能是第三方單位快遞件尚未下發(fā)到聯(lián)系人手里，也可能是同事代為收取，這種情況可隔三天再進行電話催收。若第三方已收到詢證函，審計人員需要提醒對方處理函證時的注意事項，如需要按詢證函上回函地址將原件直接寄回事務(wù)所等。若有需要，可以提醒對方寄出回函時保留運單號，便于審計人員在遲遲收不到回函時可查詢單號。

（二）合理安排發(fā)出詢證函的時間點。由于被審計單位規(guī)模有大有小，業(yè)務(wù)有簡有繁，審計項目的進程也會不同。在一般情況下，審計人員進駐被審計單位后，會在第一時間安排需要函證的對象，也會盡可能快地向第三方發(fā)出詢證函。按事務(wù)所歷史數(shù)據(jù)來看，在1月初至1月中旬或是春節(jié)休假后發(fā)出的詢證函，回函率較高，而在1月底發(fā)出的，常常在中途遇到春節(jié)長假，回函率降低。因此選擇適當(dāng)?shù)陌l(fā)函時間，避開春節(jié)長假，也是提高回函率的一個技巧。另外，需要注意的是，某些地區(qū)例如內(nèi)蒙古自治區(qū)，當(dāng)?shù)卦S多企業(yè)是實行長達一個月的春節(jié)假期，所以對這類地區(qū)第三方企業(yè)的應(yīng)收賬款詢證函需要妥當(dāng)考慮發(fā)函時間。要在不耽誤審計報告的前提下順利完成審計程序，這類地區(qū)的函證就可以考慮盡早在年初發(fā)出。

（三）科學(xué)設(shè)計詢證函，提供回函郵費到付等財務(wù)支持。審計人員在設(shè)計應(yīng)收賬款詢證函時，詢證函內(nèi)容應(yīng)簡明扼要，便于第三方理解。還需結(jié)合被審計單位的經(jīng)營環(huán)境、內(nèi)部控制有效性、被函證對象處理詢證函的習(xí)慣做法及回函可能性等因素來確定設(shè)計函證的內(nèi)容、范圍。在事務(wù)所經(jīng)濟條件允許的情況下，審計人員在向第三方寄出應(yīng)收賬款詢證函時，可告知對方回函時可選擇郵費到付，這樣做雖然增加了一部分審計成本，但可以提高回函率，進而取得充分的審計證據(jù)。

五、結(jié)束語

綜上所述，在實際審計過程中，函證是一門特別有技巧性的審計程序。所用到的可能并不只是書本上介紹的方法，還需要根據(jù)實際情況，結(jié)合環(huán)境，更多地靈活運用函證技巧，最大程度地提高應(yīng)收賬款回函率，為審計人員發(fā)表恰當(dāng)?shù)膶徲嬕庖娞峁┲С中缘膶徲嬜C據(jù)。

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