檔案管理原理在“互聯網+”時代的運用

胡友軍

摘 要：“互聯網+”是一種新興的經濟管理制度，通過合理的利用當前較為先進的互聯網技術來實現管理工作的簡單化。隨著科技的不斷進步，檔案管理工作也在互聯網的影響下，有了更好的管理方法，檔案管理原理在“互聯網+”時代也有了更加合理的運用。本文在此對檔案管理“互聯網”化和檔案管理的基本原理進行敘述，并對檔案管理原理在“互聯網+”時代的運用進行分類討論分析，希望對今后的檔案管理工作的改進提供一些文本上的幫助。

關鍵詞：互聯網+；檔案管理；運用

檔案和檔案的管理在我國已有千年歷史，檔案最早創立于我國殷商時期，當時是采用將各種信息刻在甲骨文上的方式來作為檔案記錄，隨著新中國的成立以及檔案管理制度的進步，設立的有相關國家檔案局來進行檔案的管理工作，再到現在，科學技術的不斷進步給我們帶來了結構和系統更加完善、全面的互聯網模式衍生出的現代化檔案管理系統，使檔案管理工作變的更加簡單、安全。檔案管理水平的進步同時也見證了我國檔案管理事業按照檔案管理原理由低端走向更高層次的腳步。

1 檔案管理“互聯網+”化

傳統的檔案管理工作現代化指的是檔案管理機構按照科學合理的檔案管理手段和方法，由同時具備較為熟練的檔案管理經驗、專業的檔案管理學習背景和計算機操作技術的人員來進行檔案從紙質文字轉換為虛擬文字的管理過程。而在此，計算機技術是傳統檔案管理工作的核心內容，涉及到檔案的完善、輸入、填充、處理、檢索、輸出等一系列的工作。

而隨著我國科技的發展和經濟的進步，檔案管理工作也在當前的經濟體制改革下有了更加完善的管理制度，2015年，“互聯網+”檔案管理模式已經被提名為當前檔案管理工作最為簡單、有效的方法之一，其對于我國文化和經濟等諸多領域的發展都有著非常重要的作用。在檔案管理工作的原理之下，通過將“互聯網+”管理模式和檔案管理工作相互結合的方式，來保證當前檔案管理工作的合理性，提高科學的管理理念和完善的管理模式，是目前乃至以后我國檔案管理現代化發展的核心目標。

2 檔案管理的基本原理

檔案管理工作主要分為檔案信息采集、信息鑒定、數據整理、資料保管、內容檢索、提供利用、文本統計等七個基本環節。在檔案整理和數據填充的過程中，一定要按照檔案管理的基本原理來進行，不可隨意改動。

2.1 全宗管理原則

“全宗管理”方法是檔案管理工作的基本原理之一，是檔案管理機構通過對某一個獨立的機關單位、事業單位、組織部門或者個體群眾在社會中的活動類型和活動性質進行整理和收集后將其組合成一個有機整體。目前，我國的檔案管理模式就是在“全宗管理”原則的基礎下來進行的。

2.2 管理學基本原則

歸根結底，檔案管理工作是在管理學的范疇領域，是管理學的一個分支，所以管理學中所設計到的管理原理多多少少都可以被應用到檔案管理工作中去，按照我國上海交通大學在1986年9月份發表的《現代管理學詞庫》提出的管理學相應的管理體系，在檔案管理工作的基礎上，管理學原理可以分為系統原理、整分合原理、反饋原理、封閉原理、能級原理、彈性原理和動力原理等。其中系統原理，整分合原理，反饋原理、動力原理在一定程度上更加適用于當前的檔案管理工作。

3 檔案管理原理在“互聯網+”時代的運用

3.1 系統原理的應用

當前，現代管理學方面的學者和專業人士普遍認為，系統管理原理是當前管理工作中采用最多的、也是比較難實現的管理原理，要想達成以系統原理為基礎的管理目標，就一定要對管理的目的有一個系統化的了解，通過對其分析制定管理結構的層次性、目的性和全局性。系統管理的方式最能體現出檔案管理原則中的“全宗”原則，也是當前管理工作者比較能接受和任用的一種思維和行為模式。

而檔案管理系統原理所要求的管理結構的層次性、目的性和全局性在當下我國“互聯網+”時代的影響下需要大量的文本數據和完善熟練的技術管理來作為支撐點。大量的文本數據也可以稱之為巨量資料，隨著我國改革開放和經濟發展以來，檔案記錄所要求的領域和范圍在不斷的擴大，其中所報考的細節和內容也在不斷的增加，這就要求我國檔案管理機構要對檔案中的數據和文本信息進行統計和對比，在收集和整理的過程中，要能夠從各種各樣的數據中找到真正有價值的來進行數據庫的完善。只有這樣，才能保證數據的豐富度能夠基本上滿足“互聯網+”時代對于檔案資料量的要求。

3.2 整分合原理的應用

現代管理學原理對于整分合原理有以下理解，為了保證管理工作的效率化，需要在整體規劃的前提下對明確各個結構的分工，在分工相互協調運作的基礎上再進行有效的整合。這同樣也是當前現代企業管理所應用的原理之一。

“互聯網+”時代影響下，檔案管理整分合原理應用的關鍵點就是“云計算”?！霸朴嬎恪笔窃诨ヂ摼W環境下衍生出來的一種通過網絡來實現大量數據計算的方式，相比傳統的數據統計，“云計算”具有準確、快鍵、方便三大優點，“云計算”的內涵和外延都相對比較豐富，至今為止還沒有統一的定義?！霸朴嬎恪钡脑跈n案管理工作的應用中具有分布式處理、分布式數據庫、虛擬化技術，能夠承擔起檔案管理任務分解和整合的要求和條件。“云計算”的使用方法非常簡單，在檔案管理平臺上輸入需要找尋檔案的關鍵詞或者關鍵字，然后“云計算”系統會立刻對數據進行數據采集、整合分析、目標搜索等一系列流程，將檔案中所有含有用戶輸出關鍵詞或者關鍵字的檔案數據顯示出來，而這正是我們所應用的傳統的檔案管理模式所無法達到的。

3.3 反饋原理的應用

在面對檔案數據不斷發生變動的情況下，反饋原理要求檔案管理機構能夠建立有效、及時、準確的反饋機制，以達到快速對數據進行掌握的目的。

反饋原理的運用在我們的日常生活中就比較常見，比如網絡購物中顧客給商家產品做出的評價，這種評價方式更加直觀、有效的反應了顧客對于商品的看法。而在“互聯網+”時代下的檔案管理中，反饋原理能夠通過引用類似的評價體系來更好的反應檔案數據收集的合理性和準確性。例如，當前很多手機APP已經成為各個電商為自己爭奪市場份額較量的主要方式之一，與此相同，我國檔案管理部門能夠與時俱進的設計出符合自己的移動終端產品和軟件等，讓檔案查找者能夠在第一時間內獲得自己需要的信息，并能夠合理的發表對于該系統的評價和體現心得等反饋信息。

3.4 動力原理的應用

動力原理指的是在檔案管理工作中需要強大的內動力和外動力和對整個工作進行推進，以此來滿足共組的需要，動力原理分為精神動力、物質動力和信息動力，傳統學者認為，精神動力和物質動力被認為是當前動力的主要來源，而當前的社會格局在不斷的改變，信息沖擊所產生的動力和壓力同樣不容小覷，也是一種強大的競爭力。

檔案管理動力原理在“互聯網+”時代下的最需要的是對“物聯網”思維的深化，通過利用互聯網或者局域網將人員、物、傳感器、控制器等和網絡相連，滿足各個層級之間的溝通和交流，實現遠程控制與信息化、智能化的網絡檔案結構。

4 結論

本文在此著重介紹了檔案管理原理在“互聯網+”時代的運用，希望能對今后企業或機構對于檔案管理工作提供一些文本上的幫助和建議。

參考文獻

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[3]黃以寧.“互聯網+”時代加快完善疾控檔案管理進度面臨的問題與對策[J].科技經濟導刊，2016-03-05