信息網絡下高校檔案管理系統研究

李怡林

摘 要：隨著高校不斷發展，辦學規模越來越大，高校各類信息數量日漸龐大，在這種背景下，高校檔案管理工作變得更加重要和復雜。計算機信息網絡技術的不斷發展和普及為高校檔案管理突破傳統界限，實現信息化管理提供了技術支持。本文從信息網絡的視角出發，對當前高校檔案管理系統進行分析研究。

關鍵詞：信息網絡；高等學校；檔案管理

高校檔案是指高等學校從事教學、科研、黨政管理以及其他各種活動直接形成的對學校和社會具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。高校檔案在高校建設發展中發揮重大作用，檔案建設是高校建設的重要組成部分。隨著網絡信息技術的不斷發展和普及，高校檔案信息化建設勢在必行，館藏檔案信息化、數字化、網絡化已成為高校檔案管理工作的首要問題。

1 高校檔案管理系統分析

高校檔案具有社會性、廣泛性、系統性特點，這使得高校檔案在信息化建設的道路上必須針對這些特點進行科學的設計，進而是高校檔案信息化管理系統在技術上可行、經濟上合理、實施有效。對當前高校檔案存在問題進行分析可知，檔案收集比較分散，檔案借閱管理不規范，圖片及聲像檔案不系統。因此在檔案信息化系統設計時，需要確定合理的目標，即數據表示必須具有多媒體性，數據處理應有及時性，數據資料要保證安全完整性，原始數據輸入具有便利可靠性，數據處理具有自動性和連續性，檔案管理實現科學性和標準性。

在高校檔案管理系統的開發中首先需要確定系統開發范圍，即圍繞檔案管理工作中心任務展開的活動。結合高校檔案管理的日常工作流程，可確定卷宗目錄整理、卷宗內容歸類、檔案借閱服務及統計分析是檔案工作的中心，并在此基礎上實現“增量式”服務。檔案管理系統的總體業務流程設計包括數據流程、基礎檔案數據調整流程、畢業生成績檔案管理數據流程、檔案借閱服務管理數據流程等。

2 高校檔案信息化管理系統設計分析

（1）系統體系結構設計

通常對于高校檔案管理信息化系統而言，結合高校檔案管理的實際情況與服務對象的性質，應用系統的結構模式可采用“B/S+C/S”混合結構模式。其中B/S結構模式可提供基于Web的查詢系統，實現在校園網范圍內的信息查詢功能，而C/S結構模式則可完成檔案管理部門以及各職能部門內部數據的管理。系統設計實現則采用常見的三層結構思想，即應用表示層、邏輯層、物理數據層。在高校檔案管理信息化系統中，應用服務器可以分布在不同機器上，可在多層實現安全策略，并且中間層只對有效的數據確保進入數據庫，此外對商業邏輯的修改只需升級應用服務器即可。

（2）系統功能設計

高校檔案管理信息化系統設計的目的在于實現一系列的功能來提升和優化檔案管理活動。系統的設計采用面向對象和面向過程相結合的方法，其優勢在于易于實現、易于調試、易于維護。從高校檔案管理及服務的實際需求來看，系統功能模塊應包含以下九大功能：系統初始化、數據統計、數據查詢、數據錄入、系統維護、借閱管理、數據打印、成績交流、幫助。在系統實現各模塊功能時，數據與程序應相對獨立，硬件與軟件相對獨立，這樣便于檔案信息化系統的擴充與資料共享。

（3）數據庫設計

數據庫是高校檔案管理信息化系統的重要組成部分，是數據存儲的核心基礎，因此設計結構合理、協調一致的數據庫是整個系統數據處理成功的重要保證。數據庫設計應遵循一定的原則，即數據庫層次結構分明，總體布局合理，數據庫表結構規范化與標準化，提高數據共享程度，保證數據安全性，降低存儲結構或邏輯結構對系統的影響等。數據庫的穩定、安全、快速是高校檔案管理信息化系統的基礎保障，針對高校校園網應用系統“操作用戶多、數據處理多”的特點，數據庫系統平臺的設計需滿足以下幾點：采用聯機備份，多線索、多進程體系結構，嚴格的安全保密措施。對數據庫安全性的設計方面，采用ORACLE數據庫管理系統作為系統數據處理平臺，安全措施包括用戶標識和鑒定，安全授權和檢查機制，審計技術記錄用戶行為等。此外，根據高校檔案管理系統操作主體需求的不同，保密程度設置為三級，即絕密、保密與公開。

（4）系統程序模塊設計

高校檔案管理信息化系統設計中，各模塊功能劃分較為細致，形成了若干個程序模塊。初始化系統程序模塊是用戶初次啟用檔案管理系統時，為用戶提供政策運行參數，比如檔案類目代碼、編制單位代碼、歸檔單位代碼等，為保證系統的靈活性，在功能上為用戶留有清除先前參數數據的接口。數據收集程序模塊主要針對各種檔案的原始數據進行收集，為實現這個功能，需要設計五個主要錄入界面：文件內容掃描、文件目錄錄入、案宗目錄錄入、聲像錄入、圖片內容錄入。數據查詢程序模塊主要是實現用戶對各種檔案原始信息的查詢，包括實體目錄查詢、卷宗目錄查詢與瀏覽、聲像圖片查詢等。統計管理流程模塊是實現對全面檔案分類匯總統計，并將統計結果以各種方式展現給用戶。此外，數據打印、借閱管理、成績交流、系統維護等流程模塊通過權限界定來為用戶提供服務功能。

（5）輸入輸出設計

系統的輸入輸出是實現系統價值的關鍵環節，對于高校檔案信息化管理系統而言，輸入輸出的正確性則是其業務活動的基本保證，因此在輸入輸出設計中一方面要確保輸入的正確性與安全性，另一方面還要提高輸出信息對用戶的實用性。輸出設計中的輸出格式有兩種，即查詢與檢索用的屏幕顯示畫面，各種單據、賬簿、表格打印輸出格式。輸入設計中的實體信息輸入設計為鍵盤輸入方式，要考慮到屏幕的規格，以及用戶手工輸入模式。

參考文獻

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