解析網絡資源共享在檔案管理中的應用

王永君

摘 要：中國現在正經歷著信息化快速發展時代，越來越快的發展腳步給中國的檔案管理工作帶來了挑戰和機遇。因此，本文分析了現今檔案管理工作的現狀，并明晰了網絡資源共享在檔案管理中的作用，提出了在檔案管理工作過程如何更好地發揮網絡資源共享的優勢，旨在助力于發展一種與時俱進、緊跟時代潮流的檔案管理手段，進而優化檔案管理工作環節，提升檔案管理的工作效率。

關鍵詞：互聯網；資源共享；檔案管理

在現今中國的發展中，檔案管理工作占據著越來越重要的作用。自檔案管理工作在中國發揮作用以來，因為檔案管理工作越來越涉及到細節，其分支越來越多，所以工作過程越來越繁瑣。因此，相關部門正在探討尋找一種適合于中國檔案管理發展體制的方法，目的是簡化檔案管理中繁重的工作過程，提高檔案管理的工作效率。

1 基于網絡資源共享的檔案管理現狀分析

研究表明，建立基于網絡資源共享的檔案管理工作制度是一種有效的方法。有了網絡資源共享，各相關部門能夠建立一個基于網絡資源共享的數據庫，從而簡化了工作環節。另外，當檔案管理工作人員出現工作調動時，其工作的交接會顯得更為方便。因為有了網絡資源共享，很多事物的存放、整理會按照一定規則，從而能夠幫助新的檔案管理工作人員盡快適應工作環境，保證工作的順利進行。出現了基于網絡資源共享的檔案管理工作體制，簡化了工作環節，進而能夠節省工作人員，使國家政府部門更加廉政清潔，不養閑人。盡管如此，基于網絡資源共享的檔案管理工作仍然存在以下問題，有待改善。

（一）檔案信息資源共建共享觀念意識有待提高

在中國的檔案管理工作過程中，存在著很多年齡偏大的員工，他們與時俱進的思維不夠，不能夠利用網絡資源共享對自己所負責的工作進行簡化。這是由于這些人檔案信息資源共建共享的觀念和意識較為淡薄導致的。這些人意識較弱，從而不能真正理會網絡資源共享的方便性、有效性，會給基于網絡資源共享的檔案管理工作帶來障礙。

（二）缺乏統一的標準，沒有建立健全的網絡資源共享機制

基于網絡資源共享下的檔案管理手段是近年來新興的一種檔案管理方式，新興事物的發展和進步往往需要一個過程，在這個過程中，會出現弊端并不斷修復進而形成完善的體制和方法。現今基于網絡資源共享下的檔案管理缺乏統一的標準，且因為地理位置的不同，不同地方對這種政策的貫徹執行力不同，進而導致即使有了統一的標準，也很難做到一致，不能真正發揮網絡資源共享在檔案管理工作中的優勢。再者，由于沒有建立健全的網絡資源共享機制，從而使得檔案管理工作中會遇到重重困難，這也是現今基于網絡資源管理在檔案管理工作過程中亟待解決的難題。

2 發揮網絡資源共享作用，提高檔案管理工作效率

要想真正發揮網絡資源的共享作用，提高檔案管理工作的工作效率，國家及其相關應該注意以下幾點：

（一）增強管理人員的網絡資源共享意識

要想真正發揮網絡資源共享在檔案管理工作中的作用，增強管理人員的網絡資源共享意識是首要任務。面對至今仍有很多檔案管理人員不能夠有效利用網絡資源共享的手段來簡化檔案管理工作環節的現象，增強管理人員的網絡資源共享意識勢在必行。首先，國家及其相關部門要定期組織相關檔案管理人員的培訓，增強網絡資源共享意識。其次，需要相關技術人員定期組織檔案管理人員，學習檔案管理技能，精化基于網絡資源共享的檔案管理過程的工作環節，讓每個檔案管理人員在應用網絡資源時都能信手拈來，不會不知所措。再者，相關媒體和網絡要積極宣傳基于網絡資源共享下的檔案管理工作，將其高效性、便捷性得以有效宣傳，使基于網絡資源共享的檔案管理工作能夠為更多的人所接受，同時強化管理人員的網絡資源共享意識，幫助其更好地完成檔案管理工作。

（二）建立健全檔案管理體制

對于一種新興的事物來講，要想安全有效的順利實現其應用，必須有一套健全的管理體制機制做保障。首先，建立健全的基于網絡資源共享的檔案管理機制能夠幫助檔案管理人員在完成檔案管理工作的過程中，做到“有法可依，有制度可言”。這樣以來，不僅能夠幫助管理人員解決一些有問題的檔案工作，同時也能讓辦事者能夠對規定更加明白，舍去繁瑣的咨詢環節。其次，有了健全的檔案管理體制做保障，一旦某個檔案管理環節出現問題，國家及其相關部門能夠根據規則制度對其進行責任追究，這樣以來，檔案管理工作體制能夠在一定程度上對檔案管理工作人員的工作起到監督作用，從而更有利于保證所有檔案工作的順利進行。再者，在健全的檔案管理體制中，體制內人員能夠依據體制來做好檔案管理的工作，減少一些繁瑣復雜的工作，從而使檔案管理工作更加完善。

（三）將檔案進行統一管理，便于網絡資源共享下的檔案管理

要想基于網絡資源共享下的檔案管理工作能夠順利進行，作為相關部門的負責人，要能夠將自己工作的檔案管理處的檔案進行統一管理，進而便于網絡資源共享下的檔案管理工作發展。相關部門負責人要將檔案進行統一整理，按人分責，讓每一位工作者負責專門的工作，進而達到細化工作、提升效率的目的。將檔案進行整理歸納后，將每一份檔案的信息都登記到互聯網上，實現網絡資源共享，同時也便捷檔案管理工作處的工作。每一份檔案都具有自己的檔案編號，建立一個基于網絡資源共享的大數據庫，一旦需要尋找檔案時，只需輸入檔案編號或檔案名稱，均能夠快速的查找到所需的檔案，大大的提升了檔案管理工作的工作效率。

（四）堅持統一標準，發揮網絡資源共享的優勢

中國的檔案管理工作處要堅持統一的工作標準，才能充分有效的發揮網絡資源共享的優勢。有了統一的工作標準，檔案管理者能夠根據標準統籌安排好管理工作，不僅能夠提升工作狀態，更能夠使檔案管理工作井井有條，從而簡化檔案管理的工作環節，提升檔案管理的工作效率。

（五）提高工作人員的素質，助力檔案管理工作

要想切實有效地發揮網絡資源共享的優勢，必須注重提升工作人員的素質。首先，國家和政府相關部門要注重在檔案管理體系中，引入年輕的能夠將計算機網絡熟練應用的當代高材生。其次，要對已在崗的檔案管理工作人員定期進行培訓，提升檔案管理人員的綜合素質。再者，政府及其相關部門要定期對檔案管理工作人員進行業績和業務熟練度的考核，進而選擇更加優秀的檔案管理人員來從事工作，做到“不留閑職，不養閑人”。

3 總結

本文立足于中國檔案管理的現狀，分析了網絡資源共享下檔案管理工作過程中存在的弊端，進而對如何提升基于網絡資源共享在檔案管理工作中的作用提出了可行性建議。旨在提升網絡資源共享下檔案管理工作的工作效率，進而助力于中國檔案管理體系的簡況順利發展，讓中國的檔案管理體制部門真正做到將工作化繁為簡，不留閑職，不養閑人，從而簡化政府的用人制度。

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