新時期檔案管理現代化與檔案信息化建設探討

張玲

摘 要：檔案管理現代化與檔案信息化建設之間存在著某種聯系，是現代各行各業都要面對解決的問題。本文先分析了信息化建設的內容，并提出了相關措施，然后就如何提升檔案現代化管理水平進行了探討。

關鍵詞：檔案管理；信息化建設；信息化

檔案作為一種存儲和記錄信息資源的形式，在信息查閱和利用方面具有重大現實意義，是社會管理的主要內容之一。信息化時代各項工作都會產生大量信息，其中很多關鍵信息需要存為檔案，如何提高檔案管理水平，實現高效的現代化管理是當前應該考慮的重點。而檔案信息化建設，無疑是實現現代化管理的基礎，所以要加強信息化建設，促進檔案現代化管理。

1 檔案信息化建設的探討分析

過去的檔案以實體紙質保存方式為主，隨著資料信息的增多，以及更新速度的提升，傳統的檔案整理方式效率偏低，容易遺漏丟失，且要占據很大的物理空間。信息化建設是指利用現代化計算機技術，逐步完成向信息化的過渡，即通過計算機網絡接收信息，并予以存儲分享。這是檔案行業取得突破的必經之路，也是信息化技術發展的產物。

1.1 主要內容

首先，加強基礎設施建設，對資源信息進行整合。檔案的用處在于其記錄存儲的信息，在當前背景下，信息的作用不言而喻，往往成為競爭的關鍵性因素。信息資料有多種形式，包括文字、圖紙、錄音、膠片等，需對其進行搜集，然后利用現代技術，完成信息化轉換，把所有信息資源轉換為電子信息和電子文件，以方便日后管理。所以，基礎設施非常關鍵，必須配備完善，包括數據庫、計算機、網絡等。在此基礎上，才能實現信息的傳遞和接受等工作。以數據庫為例，結構設計直接關系到信息的查閱速度和利用水平，必須由專業人員進行設計，打好基礎。

其次，信息化建設需遵循規范化原則。檔案信息化實則是一個龐大復雜的系統，每個環節都不能失誤，需指定嚴格標準，所有工作都應按照標準開展。因此，規范化和標準化建設是提高檔案信息化質量的重要保障。在采集環節，需要建立起健全的信息資源系統，該系統有統一的采集標準和技術標準，能夠快速高效地完成檔案信息化轉換。比如在信息化管理中，大量的紙質檔案需要經過掃描等形式，把相關信息錄入計算機數據庫系統，對錄入、審核等要求極高，一旦出現偏差，就有可能影響到管理效果。

加強網絡安全建設，網絡具有開放性和虛擬性，與紙質檔案相比，它不會占據太多物理空間，但也面臨著安全問題，需做著重考慮。隨著計算機和網絡技術的發展，現代化盜竊信息的手段愈發高明，利用木馬、病毒等侵入計算，對信息資源進行增刪修改。一旦重要機密泄漏，必然會導致嚴重后果。所以建立起數據庫系統后，如何維護其運行安全值得深思。比如設置訪問權限，需經過許可同意才能進入系統查閱信息。對于敏感以及重大信息，做好備份，并與公共網隔離，以免被外界入侵。同時采取加強防火墻建設，采取其他措施，保護信息的安全和完整。

最后，還應加強人才隊伍建設。信息人才短缺是檔案信息化建設的不足，在當前經濟知識時代，人才是競爭的關鍵，許多工作都需要專業信息人員執行。包括信息的搜集分析，到存儲管理，再到整合利用，以及探索研究，這一系列工作對信息人才有著嚴格的要求。他們既要具備足夠精深的計算機技術，還必須熟悉檔案業務，并不斷培養創新精神，強化其團隊合作意識，能夠應對各種情況，積極開發新資源，以保證檔案信息能夠被充分利用。

1.2 有效措施

第一，予以高度重視。檔案管理在現代社會，不管是企事業單位，還是其他部門，都非常重要，針對傳統管理方式的不足，需轉變觀念，創新管理模式。領導階層應認識到，信息化建設是實現現代化管理的前提，也是順應當前時代的產物，從思想上予以高度重視，然后才能反映到具體工作中。

第二，技術水平對信息化建設結果有著直接影響，包括對現代信息化管理、計算機網絡通訊、數據庫等技術的研發應用。國內在此方面還需努力，盡快研制出屬于自己的產品，擁有中國技術。檔案建設隊伍的培養以及工作人員綜合素質的提升，也極為關鍵，需對其展開專業培訓，確保檔案管理人員能夠熟練應用計算機，熟悉整個檔案管理流程。

第三，檔案管理觀念需要轉變。在這個信息泛濫的時代，如何促進信息交流，實現信息共享，是企事業等單位的重點工作。如果是內部機密，則應該保證其安全。但很多信息其實是可以面對公眾，為社會服務的，這就更新管理理念，強化服務意識，保證檔案資料的完整性、真實性和及時性，提高透明度，使其作用得到充分發揮。

2 提高檔案管理現代化水平的策略

檔案管理人員需要轉變陳舊的管理觀念，了解行業動態，接受新興事物，積極學習新技術。同時，本著科學負責的態度，全身心地投入到檔案現代化管理中，提升服務質量，提高管理效率，建立起完善的信息服務網絡體系。針對檔案現代化管理，可從以下兩點做起：

第一，加強信息化建設，完善檔案信息管理系統。前面已經提及，信息化建設是實現現代化管理的前提和基礎，比如檔案館局域網的建設、計算機等設備的配置、市縣網絡系統的連接等，都直接關系到檔案管理質量。對多數檔案館來說，尤其是年頭已久的檔案館，檔案資料過多，整理工程浩大，必須有一個健全的信息管理系統，有一套科學可行的流程，然后才能保證各項工作順利進行。如果依舊采用松散型管理模式，應用軟件不同，標準不統一，程序重復混亂，顯然很難提高管理水平。

第二，從法律層面考慮。檔案管理是社會管理的重要內容，需要接受黨和國家的監督，所以相關部門要樹立檔案法制化意識。拓展服務范圍，在現有的服務內容上增加新的服務內容，根據時代特色和社會需要，探索新項目，最終使得服務水平有所提升。信息的搜集和整理質量，對歸入檔案極為重要，所以應從基礎做起，搜集更多信息資源，并實現信息共享。

完善相關法律法規，國家應對檔案管理予以重視，出臺相應的法律和政策，比如關于檔案保密安全的法規。全面推進檔案依法行政工作。在全國建立權責明確、行為規范、監督有效、保障有力的行政執法體系，做到合法行政、合理行政，程序規范。全面推行檔案行政執法責任制，完善檔案行政執法監督網絡體系，建立公開、公平、公正的評議考核制和錯案責任追究制，對檔案執法人員依法行政情況進行考核。

3 結束語

檔案管理在當前備受關注，它不僅關系到檔案管理部門的整體水平，還影響著各行業對信息的運用程度，是競爭的關鍵。加強檔案現代化建設是當前社會的一個重要口號，如何更好地實現現代化管理呢？需加強信息化建設，提高法制建設水平，培養優秀的專業隊伍，從而大道預期目的。

參考文獻

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