關于房地產檔案管理工作的思考

薛麗娜

摘 要：房地產檔案是房地產管理機構在管理活動中直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。近年來我國房地產行業發展態勢迅猛，行業規模不斷擴大，相關信息數量也成幾何式膨脹，房地產檔案信息的利用率大幅度提高，因此房地產檔案信息的有效管理顯得越發重要。以往的房地產檔案管理工作中存在著較多問題，如工作效率低下、錯誤層出不窮和信息共享困難等。本文首先簡要說明了房地產檔案管理的重要性，然后提出了房地產檔案管理的方法和措施以提供更加優質的房地產檔案管理服務，最后詳細分析了房地產檔案管理的信息化系統構建，試圖就如何加強房地產檔案管理提供一些參考，以起到拋磚引玉的作用。

關鍵詞：房地產；檔案管理；信息化系統

1 房地產檔案管理的重要性

1.1 房地產檔案是政府進行管理與決策的依據

處于現代社會的人們已經完全脫離了傳統的靠直覺和主觀意愿進行判斷的思維方式，科學技術的發展使得人們有條件對于事物做出準確的判斷和決策，這也使得人們開始重視事前決策資料的收集。對于政府而言，當需要管理和決策城市的建設和規范問題時，需要用到盡可能豐富的房地產信息，這些信息能夠幫助管理者和決策者學習以往房地產開發管理中的經驗和教訓，加大對房地產開發的歷史和現狀的了解，幫助其作出符合客觀實際的判斷和決策。

1.2 房地產檔案是擁有者合法性的證明

參照我國相關法律的規定，房產證書和房地產檔案是證明其擁有者合法性的關鍵證明，這些文件具有法律效力。一方面，房產主人可以通過這些文件來證明自身對房產具有使用、支配的權力，另一方面，房產主人可以利用這些文件來保護自身在買賣、交換、改擴建、抵押等一系列經濟活動中的合法權益。

1.3 房地產檔案有利于規范行業行為

在房地產檔案中詳實地記錄著政府管理部門和房地產企業以及房產擁有者的行為，通過房地產檔案可以清晰地了解到真實的房地產發展面貌和歷程，包括曾經的違背政府規劃的建設記錄和房地產業主弄虛作假的欺詐行為等都被忠實地記錄下來。這些記錄無疑會使房地產行業內的不正當行為有所收斂，對于行業內相關人員具有監督和警示作用，有利于規范行業內秩序，從而使房地產主的合法權益得到保障。

2 房地產檔案管理的方法和措施

2.1 堅持依法管檔的核心理念

我國相繼頒布了《檔案法》、《城市房地產權屬檔案管理辦法》以及《房屋登記辦法》，《檔案法》是我國檔案管理的根本大法，相關管理部門也出臺了房地產檔案管理的規章制度，如國家建設部頒發的《城市房地產權屬檔案管理辦法》。這些法律能夠很好地指導房地產檔案的管理工作，能夠有效杜絕房地產檔案管理中的貪污腐敗和過失等問題，真正保護房產擁有者的合法權益，因此在房地產管理工作中必須堅持依法管檔的核心理念。

2.2 加強管理人員的專業素質培養

房地產管理人員肩負著房地產的信息收集、歸納和整理等工作，任何一個環節的錯誤都可能引發經濟糾紛和權益人的正當權利受損，因此必須加強對房地產管理人員的專業素質培養，提高業務水平。特別是要強化房地產管理人員的責任意識，做到檔案的編研真實有效，能夠不斷和及時地對檔案史料進行選材、鑒別、考證、加工、整理，便于今后房地產資料的開發和利用。同時，還要做好日常的檔案資料保護工作，保證存放紙質檔案的區域清潔衛生，不會發生房地產檔案資料污損、蟲蛀和鼠咬現象。

2.3 以提供優質服務為工作目標

目前多數的房地產檔案以紙質材料作為關鍵性的證明材料，以電子檔案資料為輔。房地產檔案紙質材料眾多，如果沒有進行有效的管理，則很難在需要查閱時找到有用的信息，這對房地產檔案管理工作的啟示是要思考如何才能提供更加優質的服務，利于信息需求者快速找到有效信息。總的來說，就是要求房地產檔案工作人員按照所管理的房地產檔案實際情況和特點為出發點，充分考慮客觀需要，強化服務意識，提高服務效率，實現優質服務的工作目標。

3 房地產檔案信息化系統構建

改革開放以來我國的經濟水平大幅度提高，人們對于住房的需求也越來越高，這有力地推動了房地產行業的發展。傳統的房地產檔案管理方式已經不適應當前房地產檔案信息的爆發式擴張，人們需要尋求新的房地產檔案管理方式來提高管理的效率，房地產檔案信息化系統的概念應運而生。

房地產檔案管理信息化是從傳統的紙質檔案管理逐步轉向電子信息管理，旨在通過計算機信息技術實現對房地產數據的系統化和實時化管理，以滿足大量信息的存儲和讀取要求。房地產檔案管理信息化適應了新社會形勢的發展需求，使得房地產檔案的信息化管理更為規范化和法制化，提供給信息需求者更為方便快捷的服務。

建立房地產檔案信息化系統需要做好以下三個方面的內容：一是制定好相關的信息化管理的規章制度。在房地產檔案信息化管理系統中，主要以電子信息為管理對象，而不同于以往的紙質信息管理，因而要制定出對電子信息管理有針對性的規章制度，比如在系統信息錄入和查閱權限的分配上，就要注意制定能夠相互制約和監督的規章制度。二是要積極利用更加先進的技術手段。科學技術是不斷發展和技術，隨著社會的進步，人們的需求也在逐步提高，房地產檔案管理者若想提供更加貼合人們需求的服務，就需要采用更加先進的技術手段來進行輔助管理。三是要重視對房地產檔案管理人員的綜合素質培養，特別是對于軟件操作和管理等方面的培訓。房地產檔案管理人員需要不斷學習理論知識和總結實踐經驗，將檔案管理的基礎知識與信息技術知識有機結合，成為掌握專業技術和適應崗位發展需求的專業的房地產檔案管理人才。

參考文獻

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