海洋站儀器設(shè)備檔案管理工作探析

謝武鋒

摘 要：海洋站儀器設(shè)備檔案管理是海洋站管理工作中非常重要的環(huán)節(jié)，也是海洋站儀器設(shè)備管理的基礎(chǔ)性工作。海洋站儀器設(shè)備的檔案管理工作日趨重要。文章分析了海洋站儀器設(shè)備檔案管理工作現(xiàn)狀，指出在檔案資料收集、整理、歸檔等方面存在的問題，針對所提出的問題提出應(yīng)對措施。

關(guān)鍵詞：海洋站；儀器設(shè)備；檔案；管理

引言

海洋監(jiān)測是研究海洋、開發(fā)海洋和利用海洋的基礎(chǔ)。海洋發(fā)達(dá)國家的海洋環(huán)境監(jiān)測歷史長達(dá)百年以上，美國20世紀(jì)80年代就建立了全國永久性的海洋立體監(jiān)測系統(tǒng)，英國、德國等國家也都在其鄰近有利害關(guān)系的海區(qū)及大洋布設(shè)了以岸基監(jiān)測站和浮標(biāo)為主的海洋監(jiān)測系統(tǒng)[1]。海洋觀測由岸基、船基觀測擴(kuò)展到海基、空基、天基觀測相結(jié)合的空-天-海洋一體化觀測，正在向數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化方向迅猛發(fā)展，并逐漸發(fā)展成覆蓋全球海洋和重點(diǎn)海域的立體觀測網(wǎng)絡(luò)[2]。海洋站是海洋立體觀測網(wǎng)絡(luò)的一個(gè)重要組成部分，海洋站開展的海洋環(huán)境監(jiān)測工作是我國海洋工作中的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作。海洋觀測技術(shù)裝備包括海洋觀測平臺裝備及傳感器，是海洋經(jīng)濟(jì)發(fā)展、海洋環(huán)境保護(hù)、海洋權(quán)益維護(hù)、海洋災(zāi)害預(yù)警、海洋科技創(chuàng)新等各項(xiàng)工作的必要支撐手段，在海洋強(qiáng)國建設(shè)進(jìn)程中具有重要的戰(zhàn)略地位[3]。海洋站的儀器設(shè)備是開展海洋觀測、獲取可靠的海洋環(huán)境監(jiān)測數(shù)據(jù)的前提條件，是保證海洋監(jiān)測數(shù)據(jù)質(zhì)量的重要工具。而海洋站儀器設(shè)備的檔案管理工作是完善海洋站儀器設(shè)備科學(xué)化管理和加快海洋站能力建設(shè)的非常必要和重要的管理手段。

1 現(xiàn)狀分析

檔案是指人們在社會活動(dòng)中形成并保存下來以備查考的文件，是指過去和現(xiàn)在的國家機(jī)構(gòu)、社會組織以及個(gè)人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動(dòng)直接形成的對國家和社會有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。海洋站儀器設(shè)備檔案是指海洋站及其工作人員在從事與海洋相關(guān)的各項(xiàng)工作中產(chǎn)生并歸檔保存下來，具有查考價(jià)值的資料[4]。海洋站儀器設(shè)備檔案管理是海洋站日常管理工作的組成部分，也是海洋工作的一部分。海洋站儀器設(shè)備檔案管理工作的目的是收集、保管、利用檔案資料，使檔案資料規(guī)范化、系統(tǒng)化、有序化，通過對檔案資料多層次、多形式的管理，為海洋站的管理提供輔助決策，有效發(fā)揮檔案資料的價(jià)值。海洋站儀器設(shè)備檔案管理主要存在如下問題：

1.1 歸檔不及時(shí)

在海洋站儀器設(shè)備檔案日常工作中，因涉及上傳下達(dá)、部門溝通協(xié)調(diào)等問題，并且部門具體負(fù)責(zé)的人員因事務(wù)繁忙，有時(shí)會忘記儀器設(shè)備檔案的收集、整理等工作，沒能及時(shí)整理歸檔，造成儀器設(shè)備檔案的歸檔不及時(shí)。

1.2 檔案管理人員專業(yè)水平不高

檔案管理工作崗位需要既懂專業(yè)知識、專業(yè)技術(shù)，又懂電腦使用技術(shù)的人才，而海洋站檔案管理工作人員因各種原因很少參加檔案管理類工作培訓(xùn)。有部分檔案管理人員非專職人員，有時(shí)身兼多職，事務(wù)繁忙，且崗位不固定。

1.3 經(jīng)費(fèi)投入不足

海洋站儀器設(shè)備檔案的遞增速度比較快，需要花費(fèi)大量的人力、物力、財(cái)力。雖然海洋站每年的業(yè)務(wù)運(yùn)行經(jīng)費(fèi)包含了檔案管理的費(fèi)用，但對儀器設(shè)備的檔案管理工作，愿意耗費(fèi)大量人力、物力、財(cái)力的單位不多。

1.4 重紙質(zhì)檔案輕電子歸檔

海洋站儀器設(shè)備紙質(zhì)檔案進(jìn)行歸檔時(shí)，大部分工作人員認(rèn)為沒有必要?dú)w檔檔案的電子版，僅僅歸檔紙質(zhì)版檔案，在收集的過程中也沒有保存檔案的電子版。

2 改進(jìn)海洋站儀器設(shè)備檔案管理對策

2.1 增強(qiáng)意識并重視檔案管理工作

海洋站人員應(yīng)充分認(rèn)識到海洋儀器設(shè)備檔案管理工作的重要性并及時(shí)歸檔，在海洋站日常的管理工作中加強(qiáng)檔案管理規(guī)章制度、重要性等的宣傳。營造重視檔案管理的良好氛圍。

2.2 加強(qiáng)制度建設(shè)，規(guī)范檔案管理

對海洋站儀器設(shè)備的預(yù)算編制、申購、招投標(biāo)文件、合同、使用說明等收集、整理、移交歸檔等流程制定相應(yīng)的制度，建立完整的分類體系，并在執(zhí)行的過程中不斷完善[5，6]。儀器設(shè)備檔案由檔案資料室集中管理，實(shí)行借用登記制度，并約定歸還日期，按時(shí)歸還。實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范統(tǒng)一，有章可循。

2.3 加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)，逐步提高海洋站儀器設(shè)備檔案管理技術(shù)水平

檔案管理人員要熟悉檔案業(yè)務(wù)，認(rèn)真學(xué)習(xí)，深刻領(lǐng)會和掌握檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，樹立高度的工作責(zé)任心，積極參與檔案學(xué)術(shù)研究，不斷提高理論研究水平[7]。隨著現(xiàn)代檔案學(xué)的發(fā)展與現(xiàn)代科技的進(jìn)步，海洋站的檔案管理人員應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)，不斷運(yùn)用新理論、新技術(shù)、新方法管理檔案，逐步提高海洋站的檔案管理技術(shù)水平。同時(shí)，要有規(guī)律地對現(xiàn)有檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，使檔案管理人員掌握正確的檔案管理方法，完善知識架構(gòu)，做到學(xué)以致用。

2.4 有效發(fā)揮主觀能動(dòng)性和愛崗敬業(yè)精神，強(qiáng)化職業(yè)道德教育

檔案管理是一門專業(yè)性較強(qiáng)的工作，要求檔案管理人員有高度的工作責(zé)任感、良好的職業(yè)道德、辦事細(xì)心的工作態(tài)度、樂于奉獻(xiàn)的工作精神[6]。

2.5 紙質(zhì)與電子檔案同步管理

重視海洋站儀器設(shè)備檔案的系統(tǒng)性和完整性。在對儀器設(shè)備檔案進(jìn)行收集整理的基礎(chǔ)上，及時(shí)進(jìn)行檔案數(shù)字化工作，要加強(qiáng)對電子檔案的管理，實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)版檔案與電子版檔案同步管理。做好電子版檔案的存儲及備份，為以后的海洋站檔案管理工作提供便利，最大限度地避免因自然或人為因素造成檔案丟失或損毀。

2.6 做好檔案的防火、防霉與空氣凈化工作

檔案的防火、防霉與空氣凈化是檔案保護(hù)工作的一項(xiàng)重要的內(nèi)容，是海洋站的重要工作之一。這項(xiàng)工作的好壞將直接影響海洋站儀器設(shè)備檔案的完整與安全[8]。因此，十分有必要重視檔案的防火、防霉與空氣凈化工作。

2.7 加大檔案管理經(jīng)費(fèi)投入

根據(jù)上級部門和檔案管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的要求，按照防盜、防火、防潮等標(biāo)準(zhǔn)，配備防盜門窗、消防器材、空調(diào)設(shè)備等。將檔案人員培訓(xùn)、檔案室建設(shè)等檔案管理經(jīng)費(fèi)納入年度預(yù)算，并確保經(jīng)費(fèi)按照預(yù)算執(zhí)行。

3 結(jié)束語

檔案是一項(xiàng)重要的信息資源，檔案管理工作是一項(xiàng)長期性、系統(tǒng)性的管理工作。海洋站的檔案管理工作的出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn)是更好地利用和管理這些具有獨(dú)特應(yīng)用價(jià)值的信息資源，為海洋站的各項(xiàng)工作提供指導(dǎo)和幫助。作為海洋站人員，特別是檔案管理人員，應(yīng)重視此項(xiàng)工作。

參考文獻(xiàn)

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