醫院繼續醫學教育檔案管理的信息化發展探討

文/廣西右江民族醫學院附屬醫院　農永英

醫院繼續醫學教育檔案管理的信息化發展探討

文/廣西右江民族醫學院附屬醫院農永英

本文針對繼續醫學教育檔案管理的信息化進行探討，分析在建設過程中存在的一系列問題，并提出相應的解決方案以供參考。

繼續醫學教育；檔案管理；信息化發展

檔案的信息化管理就是通過一定的計算機網絡技術能夠對相關的資源文件進行全面系統的整理和歸類，使得檔案盒資料能夠最大限度地被利用。就目前來說，我國在繼續醫學教育檔案管理中廣泛利用的技術是IC卡實時登記，但由于種種原因，造成檔案的管理處于一種零碎和不完整的狀態，我們需要的是找出存在的問題并及時解決。

一、繼續醫學教育檔案管理信息化建設意義

在醫院使用繼續醫學教育檔案的信息化管理，對于繼續醫學教育檔案的管理過程帶來了積極的作用，具體表現為三個方面。第一，對醫技人員的檔案進行信息化的管理，能夠有效地拓寬檔案的管理渠道，避免了檔案管理過程中出現以往不規整、零散的情況。第二，可以隨時隨地提供較為詳細的數據和信息，繼續醫學教育信息化的系統形成了一個搜索引擎，幾秒鐘的時間就可以調出相關人員的資料和信息等。第三，檔案的管理工作能夠實現與繼續醫學教育工作同步完成。在繼續醫學教育檔案管理的信息化建設過程中，我們要不斷地進行總結和吸取經驗，使之與醫學的發展相契合。

二、醫院繼續醫學教育檔案管理存在的問題

（一）醫院資金方面投入過少。如今的繼續教育已經逐漸步入了普遍化的階段，教育的規模也在不斷地壯大，醫院過多地投入儀器設備，往往忽視醫院自身管理方面的資金投入。雖然許多的醫院對繼續醫學教育有了新的認識，但是在檔案信息化管理方面資金的投入量還是不夠。很多的管理部門硬件設施較為陳舊且不具有擴展性，并缺少相關的配套設施。其次，管理軟件已經不能再適應檔案管理的發展，無法做到及時的更新，功能性較少且適應性不夠。在檔案管理的信息化建設過程中，需要的是專業的硬件和軟件設備，如果沒有它們支撐，會嚴重阻礙檔案管理的信息化建設。因此，資金問題成為檔案管理的主要問題。

（二）醫院自身的因素以及專業的限制。由于一些醫院的專科性較強，很多在崗專業人員并沒有什么機會去進修或者參加培訓，特別是一些護理專業、藥劑專業等，而且學校甚至醫院方面并不提供關于檔案管理知識的授課，一般都是根據上一個檔案管理員的經驗進行管理。因此很難達到科學專業的檔案管理要求。醫院方面之前可能對于檔案的收錄不太正規，歸納起來并不是很容易，極易造成檔案的不完整或者缺失。對于繼續醫學教育檔案的管理還是有一定的專業限制，所以可以采取相應措施完善醫院檔案管理和突破專業的限制。

（三）檔案管理員自身管理素質參差不齊。就目前繼續醫學教育的檔案管理現狀看，相關的工作人員素質普遍不夠高。其中一部分是長年工作的老員工，這部分員工知識比較老化和貧乏，對于新知識以及新觀念等接受能力不強；另一部分是兼職或者轉職過來的工作人員，他們對檔案管理工作的理解只停留在表面，且對計算機和網絡信息技術的應用很少。其次，很多醫院員工認為繼續教育只是一項任務，其完成的目的只是為了能夠考核過關，所以當職位晉升至一定的級別之后便不再積極主動地學習。這種做法顯然與最初以自身業務能力作為主要目的的初衷背道而馳，且很多醫護人員為了能夠更為容易地賺取到學分，過分追求學時短、學分高的短期培訓，不考慮實際的需要。這些情況都在一定程度上對繼續醫學教育檔案的信息化管理過程產生阻礙。

三、完善繼續醫學教育檔案信息化管理發展對策

（一）調整繼續醫學教育檔案導向。在繼續醫學教育工作中，各個醫療單位在建立繼續教育管理制度時應著重考慮到自身的實際發展情況，從而考慮繼續醫學教育檔案的導向性問題，改變以往對繼續醫學教育檔案管理的不重視，應將檔案信息化管理作為主要發展途徑。重視檔案管理完善性建設，培養專門的醫學教育檔案管理人才，不應局限于學生層面的培養，可以通過培養醫院各個方面的工作人員，讓醫務人員對檔案的管理加以重視。只有在重視的情況下才能夠展開檔案管理相關資料的收集和匯總工作，使得繼續醫學檔案的導向發生轉變，不再是以往的傳統模式，敢于突破常規，科學化地進行管理，使繼續醫學教育檔案管理更加健全、操作性更強。此外，還可以采取現代先進的計算機技術，改變傳統的紙質檔案管理模式，使用電子檔案模式，這樣既節約了空間，又有利于分類、歸納和匯總，使之在未來不斷變化的發展形勢中足以應對不同學科的檔案管理，真正以現代科學技術為導向，促使繼續醫學檔案管理往積極方向發展。

（二）構建繼續醫學教育檔案信息資源體系。在構建檔案信息資源體系過程中，包括系統的設計思想以及總結構。數據庫的設計包括文書檔案簡明表、全院工作人員的簡明表、個人詳細資料表和個人的學分表等。在登錄的界面以及錄入的界面，根據賬號密碼管理來對相關人員進行管理和權限的限制；在系統的主界面，有相應的欄目來錄入個人的信息，并在規定的時間內到有關部門進行確認。系統功能的劃分包括綜合辦公、學分錄入、個人資料、學分的考核和統計分析。綜合辦公包括公告和留言板；學分的錄入有醫院、CMF、學術會議、論文、課題講座等；個人資料包含有個人的資料以及學分的詳情；學分考核包括考核的結果以及獎勵的結果；統計分析根據繼續醫學教育檔案信息的分類可分為文書檔案統計、學籍檔案統計以及學分檔案統計，最后通過報表模塊統計信息。

（三）加強檔案管理人員培訓教育。員工自身良好的素質是能夠做好檔案管理工作的必要前提以及基礎，在一定程度上能夠提高其工作的效率。因此在檔案管理員上崗之前需要專門的人員對其進行培訓教育，培養其優良的職業操守和道德，奠定扎實的知識基礎和理念。

在培訓中，應注重培養員工的創新精神和開拓意識，這樣有利于對檔案的管理工作提出一些獨特的見解。要想提高培訓人員的綜合素質可以從兩方面入手，即外部人才的引進與內部員工的培訓。檔案部門十分缺少現代型的高技術人才，尤其是檔案管理、信息處理的復合型人才就更加短缺。由于現在大部分檔案工作人員現代的科學技術相對缺乏，出現了即使引進了現代化的設備卻仍不能很好利用的情況，這就不利于實現檔案的信息化管理。

在人才的引進方面，醫院可以從對檔案管理有著深厚的理解或是電子計算機技術較好的人群中進行篩選，具備這兩個條件的綜合型人才才可以更好地帶動醫院做好檔案管理的工作；在對內部員工的培訓方面，可以通過對內部的員工崗位進行培訓，按照相關的設定，采取集中上課的方式，或者采用自學或網上遠程教學等方式來進行培訓，利用現代的通信手段，來拓寬繼續教育的途徑，促進醫學成人教育向成人學習的轉變，實現了真正意義上的成人教育社會化，通過了解學分管理情況有利于提高自身的學習自覺性與主動性，同時與培訓人員的單位共同建立繼續醫學教育的檔案，將工作人員參加活動的情況也作為考核的一項內容。通過以上的教育方式，強化他們對檔案管理信息化建設的認知以及接受新的觀念，以提高其專業素養。

四、結語

繼續醫學教育的檔案管理信息化發展已經成為我國醫學教育發展的一個客觀要求，現代社會發展要求要對繼續教育檔案管理信息化的建設有所加強，所以相關的管理人員就必須要提高自身的素養和專業的水平，以提高檔案信息化管理水平。

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