規(guī)范化、制度化、信息化——醫(yī)院科研檔案的創(chuàng)新管理

文/肇慶市第一人民醫(yī)院　董小艷

規(guī)范化、制度化、信息化——醫(yī)院科研檔案的創(chuàng)新管理

文/肇慶市第一人民醫(yī)院董小艷

科研檔案是醫(yī)院所有檔案管理中的重要組成部分。針對(duì)目前科研檔案管理存在的問(wèn)題，醫(yī)院有關(guān)部門必須強(qiáng)化檔案管理工作，對(duì)科研檔案實(shí)施創(chuàng)新管理，強(qiáng)化管理工作，健全相關(guān)的制度，實(shí)施信息化管理，努力實(shí)現(xiàn)科研檔案管理的規(guī)范化、制度化、信息化。

科研檔案；規(guī)范化；制度化；信息化醫(yī)院科研檔案是醫(yī)院所有檔案中極為重要的一個(gè)，涉及醫(yī)學(xué)科研實(shí)踐活動(dòng)方面的文件材料，具體來(lái)說(shuō)就是對(duì)醫(yī)學(xué)科研活動(dòng)全過(guò)程的真實(shí)記錄，具有極大的保存價(jià)值。對(duì)科研檔案管理好，利用好有助于醫(yī)院科研的推陳出新，有利于提升醫(yī)院的醫(yī)療衛(wèi)生水平。但隨著現(xiàn)代化管理體制的革新與發(fā)展，醫(yī)院在科研檔案管理上出現(xiàn)諸多不適應(yīng)的地方，比如科研過(guò)程文件不全有所遺落、個(gè)人保護(hù)主義嚴(yán)重私人存檔過(guò)多、紙質(zhì)文件過(guò)多不易保存、沒(méi)有上傳資源庫(kù)不利于查詢等，在一定程度上影響到醫(yī)院醫(yī)學(xué)科研水平的整體發(fā)展，影響醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展。因此，必須高度重視醫(yī)院科研檔案的創(chuàng)新管理，使科研檔案的管理實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、制度化、信息化。

一、規(guī)范管理，實(shí)現(xiàn)檔案有序管理

“無(wú)規(guī)矩不成方圓”，規(guī)范化管理是企業(yè)單位走向現(xiàn)代化、制度化的標(biāo)志。醫(yī)院科研檔案的規(guī)范管理能促進(jìn)檔案部門與醫(yī)院各科室之間的緊密配合，提升醫(yī)院服務(wù)質(zhì)量。

（一）強(qiáng)化檔案管理工作。常言道：“思想決定出路”，要規(guī)范管理醫(yī)院的科研檔案，必須強(qiáng)化相關(guān)人員的管理意識(shí)。首先要強(qiáng)化科研檔案所屬醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)層的管理意識(shí)。領(lǐng)導(dǎo)重視是員工做好每項(xiàng)工作的前提，領(lǐng)導(dǎo)對(duì)科研檔案的重視度直接影響醫(yī)院科研檔案的管理效果。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)要高度認(rèn)識(shí)醫(yī)院科研檔案的巨大價(jià)值，把醫(yī)院科研檔案的管理提到醫(yī)院日常管理日程上，并著眼長(zhǎng)遠(yuǎn)，頂層設(shè)計(jì)，建立自上而下的科研檔案管理體系，確保醫(yī)院的科研檔案有人管、能管好。其次，要區(qū)分醫(yī)學(xué)科研與檔案管理的工作，科研人員與檔案管理人員各司其職，各負(fù)其責(zé)。其三，要對(duì)檔案管理人員進(jìn)行科研檔案的專業(yè)培訓(xùn)，提高檔案管理工作人員對(duì)科研系列檔案的認(rèn)識(shí)和管理水平，有助于推動(dòng)形成條理清晰、完整無(wú)缺的科研檔案管理模式。

（二）建立檔案歸檔流程。針對(duì)目前醫(yī)院科研檔案管理資料不全有遺漏等問(wèn)題，醫(yī)院檔案管理部門必須建立并規(guī)范科研檔案乃至所有檔案的建檔、歸檔的流程，實(shí)現(xiàn)科研工作與檔案管理同步進(jìn)行。其一，科研建檔。醫(yī)院科研人員進(jìn)行某項(xiàng)醫(yī)學(xué)科研課題申報(bào)時(shí)，同時(shí)向科研檔案管理部門申報(bào)登記，并領(lǐng)取《醫(yī)學(xué)科研檔案歸檔說(shuō)明書》《醫(yī)學(xué)科研檔案歸檔明細(xì)》《檔案移交清單》等材料，便于科研檔案管理部門安排工作，對(duì)科研檔案工作進(jìn)行全程跟蹤回收與整理，避免資料流失。其二，科學(xué)研究課題組要選派專人配合科研檔案工作人員開(kāi)展收集、整理與立卷工作，負(fù)責(zé)科研課題組科研檔案的移交工作。其三，不能全程跟蹤的科研項(xiàng)目必須在科研工作完成之后，根據(jù)《醫(yī)學(xué)科研檔案歸檔明細(xì)》等科研檔案管理細(xì)則移交必需的文字和聲像資料等給單位科研檔案管理部門，不完整的不予開(kāi)具建檔證明。

二、制度管理，實(shí)現(xiàn)檔案高效管理

健全的制度是實(shí)現(xiàn)企業(yè)規(guī)范化管理的保證，醫(yī)院科研檔案管理要提升規(guī)范管理的實(shí)效，必須把檔案管理納入醫(yī)院的常規(guī)制度管理體系中，實(shí)施檔案管理的制度化。

（一）優(yōu)化科研檔案管理制度。醫(yī)院檔案管理部門要依據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》《科學(xué)技術(shù)工作條例》中的具體要求，在本院原有共性檔案管理制度的基礎(chǔ)上，豐富和完善檔案管理在科研工作方面的規(guī)章制度，特別對(duì)科研檔案管理特有的申報(bào)、接收、管理、保管、借閱、保密、鑒定、銷毀等管理細(xì)則做出明確的規(guī)定，確保科研檔案管理的有章可循；檔案管理細(xì)則中要對(duì)科研檔案管理的范圍做出翔實(shí)的規(guī)定，從科研項(xiàng)目的準(zhǔn)備材料，到項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中產(chǎn)生的材料，再到科研成果鑒定及相關(guān)后續(xù)材料等都要做出詳盡的說(shuō)明，確保科研檔案的連續(xù)性和完整性。

（二）納入醫(yī)院考核管理體系。針對(duì)檔案管理工作人員不盡心，工作沒(méi)有激情，缺乏動(dòng)力等情況，醫(yī)院可以引入激勵(lì)機(jī)制，把醫(yī)學(xué)科研檔案管理納入醫(yī)院整體的量化考核體系中，與工作人員的考勤、目標(biāo)管理、年度考核、績(jī)效職稱等掛鉤，提高科研檔案管理工作人員的工作積極主動(dòng)性和責(zé)任心，提高醫(yī)院科研檔案管理的工作效率。

三、信息管理，實(shí)現(xiàn)檔案便捷管理

在醫(yī)院科研檔案管理上可以借助醫(yī)院信息化管理的現(xiàn)代化平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)科研檔案的信息化管理，能更好地體現(xiàn)醫(yī)院科研檔案的服務(wù)價(jià)值，為醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展提供便捷服務(wù)。

（一）構(gòu)建信息管理平臺(tái)。硬件設(shè)施是實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化的前提。首先，醫(yī)院要在資金預(yù)算方面?zhèn)戎赜跈n案管理，購(gòu)置和配備相應(yīng)的硬件設(shè)施，對(duì)科研檔案的相關(guān)資料掃描上傳云資源庫(kù)，實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案與信息檔案并存的管理，確保科研檔案能最長(zhǎng)期限和最完整地保管存放。其次，檔案管理部門要安裝與醫(yī)院科研檔案管理相契合的信息化軟件管理平臺(tái)，并與醫(yī)院各個(gè)科室相連接，實(shí)現(xiàn)科研檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理，為科研檔案的即時(shí)移交、借閱、資源共享、信息變更等管理工作提供方便。

（二）借助信息拓展利用價(jià)值。醫(yī)學(xué)科研的目的就在于提升醫(yī)院的醫(yī)療水平，所以檔案管理部門可以通過(guò)信息平臺(tái)這一快速通道，在醫(yī)院的內(nèi)部網(wǎng)站宣傳科研成果，激發(fā)醫(yī)院的科研競(jìng)爭(zhēng)活力；還可以增添下載、復(fù)制等功能，供相關(guān)科室科研借鑒，推進(jìn)科研項(xiàng)目的連續(xù)性、相關(guān)性、多學(xué)科合作研究，促進(jìn)醫(yī)院臨床醫(yī)療水平和科研開(kāi)發(fā)能力的提升。

總之，醫(yī)院科研檔案目前是醫(yī)院檔案管理乃至醫(yī)院持續(xù)發(fā)展的“短板”，我們必須實(shí)施科研檔案創(chuàng)新管理，促使其規(guī)范化、制度化、信息化，有效解決科研檔案管理中的問(wèn)題，讓科研檔案成為促進(jìn)醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展的一大助力。

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