規(guī)范化、制度化、信息化——醫(yī)院科研檔案的創(chuàng)新管理

文/肇慶市第一人民醫(yī)院　董小艷

規(guī)范化、制度化、信息化——醫(yī)院科研檔案的創(chuàng)新管理

文/肇慶市第一人民醫(yī)院董小艷

科研檔案是醫(yī)院所有檔案管理中的重要組成部分。針對目前科研檔案管理存在的問題，醫(yī)院有關(guān)部門必須強化檔案管理工作，對科研檔案實施創(chuàng)新管理，強化管理工作，健全相關(guān)的制度，實施信息化管理，努力實現(xiàn)科研檔案管理的規(guī)范化、制度化、信息化。

科研檔案；規(guī)范化；制度化；信息化醫(yī)院科研檔案是醫(yī)院所有檔案中極為重要的一個，涉及醫(yī)學(xué)科研實踐活動方面的文件材料，具體來說就是對醫(yī)學(xué)科研活動全過程的真實記錄，具有極大的保存價值。對科研檔案管理好，利用好有助于醫(yī)院科研的推陳出新，有利于提升醫(yī)院的醫(yī)療衛(wèi)生水平。但隨著現(xiàn)代化管理體制的革新與發(fā)展，醫(yī)院在科研檔案管理上出現(xiàn)諸多不適應(yīng)的地方，比如科研過程文件不全有所遺落、個人保護主義嚴重私人存檔過多、紙質(zhì)文件過多不易保存、沒有上傳資源庫不利于查詢等，在一定程度上影響到醫(yī)院醫(yī)學(xué)科研水平的整體發(fā)展，影響醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展。因此，必須高度重視醫(yī)院科研檔案的創(chuàng)新管理，使科研檔案的管理實現(xiàn)規(guī)范化、制度化、信息化。

一、規(guī)范管理，實現(xiàn)檔案有序管理

“無規(guī)矩不成方圓”，規(guī)范化管理是企業(yè)單位走向現(xiàn)代化、制度化的標志。醫(yī)院科研檔案的規(guī)范管理能促進檔案部門與醫(yī)院各科室之間的緊密配合，提升醫(yī)院服務(wù)質(zhì)量。

（一）強化檔案管理工作。常言道：“思想決定出路”，要規(guī)范管理醫(yī)院的科研檔案，必須強化相關(guān)人員的管理意識。首先要強化科研檔案所屬醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)層的管理意識。領(lǐng)導(dǎo)重視是員工做好每項工作的前提，領(lǐng)導(dǎo)對科研檔案的重視度直接影響醫(yī)院科研檔案的管理效果。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)要高度認識醫(yī)院科研檔案的巨大價值，把醫(yī)院科研檔案的管理提到醫(yī)院日常管理日程上，并著眼長遠，頂層設(shè)計，建立自上而下的科研檔案管理體系，確保醫(yī)院的科研檔案有人管、能管好。其次，要區(qū)分醫(yī)學(xué)科研與檔案管理的工作，科研人員與檔案管理人員各司其職，各負其責。其三，要對檔案管理人員進行科研檔案的專業(yè)培訓(xùn)，提高檔案管理工作人員對科研系列檔案的認識和管理水平，有助于推動形成條理清晰、完整無缺的科研檔案管理模式。

（二）建立檔案歸檔流程。針對目前醫(yī)院科研檔案管理資料不全有遺漏等問題，醫(yī)院檔案管理部門必須建立并規(guī)范科研檔案乃至所有檔案的建檔、歸檔的流程，實現(xiàn)科研工作與檔案管理同步進行。其一，科研建檔。醫(yī)院科研人員進行某項醫(yī)學(xué)科研課題申報時，同時向科研檔案管理部門申報登記，并領(lǐng)取《醫(yī)學(xué)科研檔案歸檔說明書》《醫(yī)學(xué)科研檔案歸檔明細》《檔案移交清單》等材料，便于科研檔案管理部門安排工作，對科研檔案工作進行全程跟蹤回收與整理，避免資料流失。其二，科學(xué)研究課題組要選派專人配合科研檔案工作人員開展收集、整理與立卷工作，負責科研課題組科研檔案的移交工作。其三，不能全程跟蹤的科研項目必須在科研工作完成之后，根據(jù)《醫(yī)學(xué)科研檔案歸檔明細》等科研檔案管理細則移交必需的文字和聲像資料等給單位科研檔案管理部門，不完整的不予開具建檔證明。

二、制度管理，實現(xiàn)檔案高效管理

健全的制度是實現(xiàn)企業(yè)規(guī)范化管理的保證，醫(yī)院科研檔案管理要提升規(guī)范管理的實效，必須把檔案管理納入醫(yī)院的常規(guī)制度管理體系中，實施檔案管理的制度化。

（一）優(yōu)化科研檔案管理制度。醫(yī)院檔案管理部門要依據(jù)《中華人民共和國檔案法》《科學(xué)技術(shù)工作條例》中的具體要求，在本院原有共性檔案管理制度的基礎(chǔ)上，豐富和完善檔案管理在科研工作方面的規(guī)章制度，特別對科研檔案管理特有的申報、接收、管理、保管、借閱、保密、鑒定、銷毀等管理細則做出明確的規(guī)定，確保科研檔案管理的有章可循；檔案管理細則中要對科研檔案管理的范圍做出翔實的規(guī)定，從科研項目的準備材料，到項目實施過程中產(chǎn)生的材料，再到科研成果鑒定及相關(guān)后續(xù)材料等都要做出詳盡的說明，確保科研檔案的連續(xù)性和完整性。

（二）納入醫(yī)院考核管理體系。針對檔案管理工作人員不盡心，工作沒有激情，缺乏動力等情況，醫(yī)院可以引入激勵機制，把醫(yī)學(xué)科研檔案管理納入醫(yī)院整體的量化考核體系中，與工作人員的考勤、目標管理、年度考核、績效職稱等掛鉤，提高科研檔案管理工作人員的工作積極主動性和責任心，提高醫(yī)院科研檔案管理的工作效率。

三、信息管理，實現(xiàn)檔案便捷管理

在醫(yī)院科研檔案管理上可以借助醫(yī)院信息化管理的現(xiàn)代化平臺，實現(xiàn)科研檔案的信息化管理，能更好地體現(xiàn)醫(yī)院科研檔案的服務(wù)價值，為醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展提供便捷服務(wù)。

（一）構(gòu)建信息管理平臺。硬件設(shè)施是實現(xiàn)檔案管理信息化的前提。首先，醫(yī)院要在資金預(yù)算方面?zhèn)戎赜跈n案管理，購置和配備相應(yīng)的硬件設(shè)施，對科研檔案的相關(guān)資料掃描上傳云資源庫，實現(xiàn)紙質(zhì)檔案與信息檔案并存的管理，確保科研檔案能最長期限和最完整地保管存放。其次，檔案管理部門要安裝與醫(yī)院科研檔案管理相契合的信息化軟件管理平臺，并與醫(yī)院各個科室相連接，實現(xiàn)科研檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理，為科研檔案的即時移交、借閱、資源共享、信息變更等管理工作提供方便。

（二）借助信息拓展利用價值。醫(yī)學(xué)科研的目的就在于提升醫(yī)院的醫(yī)療水平，所以檔案管理部門可以通過信息平臺這一快速通道，在醫(yī)院的內(nèi)部網(wǎng)站宣傳科研成果，激發(fā)醫(yī)院的科研競爭活力；還可以增添下載、復(fù)制等功能，供相關(guān)科室科研借鑒，推進科研項目的連續(xù)性、相關(guān)性、多學(xué)科合作研究，促進醫(yī)院臨床醫(yī)療水平和科研開發(fā)能力的提升。

總之，醫(yī)院科研檔案目前是醫(yī)院檔案管理乃至醫(yī)院持續(xù)發(fā)展的“短板”，我們必須實施科研檔案創(chuàng)新管理，促使其規(guī)范化、制度化、信息化，有效解決科研檔案管理中的問題，讓科研檔案成為促進醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展的一大助力。

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