檔案信息化建設與檔案管理的幾點思路

文/陜西省延安市延長縣王家川采油廠辦公室　宋雪蓮

檔案信息化建設與檔案管理的幾點思路

文/陜西省延安市延長縣王家川采油廠辦公室宋雪蓮

檔案管理包括檔案信息資料的收集、整理、歸類、保存等工作，具有工作量大、專業要求高等特點，傳統的檔案管理需要耗費大量的人力和時間，并且管理效率不高，難以適應當前工作需要。將信息化系統引入到檔案管理工作中，借助于計算機網絡和電子信息工程的強大數據分析和管理能力，確保檔案管理能夠高效、安全進行。文章首先概述了檔案信息化建設的基本特征，隨后分析了信息化建設的基本內容，最后提出了信息化條件下優化管理的具體措施。

檔案管理；信息化建設；特征；措施

一、檔案信息化建設的主要特征

（一）創新性。信息化系統的引進，給傳統檔案管理工作注入了新的活力，其創新性具體表現為工作分工創新、工作機構創新和管理職能創新三部分。首先，傳統的檔案管理由于對人力依賴程度較大，因此要想保證檔案管理效率，必須占用較多人力資源，細化分工，在檔案的收集、分類、查閱等各個環節都要安排專業的工作人員。而實現檔案信息化建設后，許多管理工作可以由計算機代替完成，精簡了檔案管理部門的內部分工。其次，工作分工的創新，必然會引起人事崗位的削減和調動，相應的工作機構也會同步變化。最后，傳統檔案管理人員的工作較為煩瑣，對于職工的專業技術和工作態度都有著相對嚴格的考驗，而信息化建設后，管理人員則需要借助于計算機和網絡，實現遠程控制，管理職能也發生了變化。

（二）時效性。檔案信息化系統的建設，包括硬件設備安裝和軟件系統調試兩部分，除此之外還包括設備選購、系統規劃與布局等外延工作，因此整個信息化系統建設需要耗費較長的周期。眾所周知，信息化系統的硬軟件更新速度非常快，往往在幾年或數月之內就會完成一次換代升級。總體來說，新的信息化管理系統具有更加完善的功能和更加人性化的操作體驗，這就要求檔案管理部門必須密切關注信息化發展趨勢，及時做好檔案管理系統的更新與升級，確保信息化系統滿足現階段檔案管理的需要，發揮更大的應用價值。

（三）價值性。檔案管理不僅是對原有資料的保存，更重要的是對當前或今后的工作提供借鑒經驗，從而實現“以史為鏡”的利用價值。以往的檔案管理，由于檔案管理不善，造成珍貴檔案缺失，或是由于檔案總量巨大，人工檢索麻煩等問題，導致檔案的利用率較低，不能為檔案使用者提供實際性的幫助。而實現檔案信息化建設后，利用計算機強大的數據分析能力，可以在極短時間內查找到所需的檔案資料，從而實現了“死檔案”向“活資料”的轉變，發揮其經濟價值、文化價值和社會價值。

二、檔案信息化建設的基本內容

（一）基礎設施的建設。信息化系統的基礎設施，主要包括硬件設備和軟件系統。在選購硬件設備時，要結合本單位檔案管理的工作量和工作特點，確保硬件設備能夠支持后期信息化系統的正常運行。同時，硬件設備的安裝與布局也要根據檔案管理機構的實際情況來進行調整。在調試軟件系統時，既要滿足本單位日常檔案管理的實際需要，還要與其他檔案管理部門進行網絡互聯，實現相互之間的信息共享。計算機網絡的廣泛普及，為這一功能的實現提供了必要基礎，但是仍然要注意局域網內檔案信息的安全性問題。

（二）應用系統的建設。在完成初步的基礎設施建設，并調試運行后，還需要根據檔案管理工作的具體需要，設置一些常用的應用系統。通常來說，信息化系統的應用功能主要有：檔案資源收集、檔案整理分類、檔案備份保存、檔案查閱調用等幾項。但是不排除個別部門出于工作需要，增加非常規應用的情況。例如政府部門的檔案信息化管理對保密性要求極高，因此還必須增加防火墻應用。根據單位需求設置完應用系統后，通過調試運行，檢查各個應用系統之間是否存在不兼容現象，確保各項功能可以正常使用。

（三）標準體系的建設。檔案信息化系統的標準規范體系主要是對信息化系統的運行流程進行統一規范。傳統的檔案管理工作中，各部分工作的流程都相對恒定，例如一份檔案資料需要經過收集、整理、歸類，最后放于資料庫進行保存，當有使用者需要查閱檔案資料時，在通過檢索找到該檔案。在實行信息化管理后，首先將檔案資料轉換為計算機可識別的二進制數據，隨后進行整理。這一過程中也必須按照統一的標準規范，以此來確保檔案信息的真實性。標準體系的建設和應用，為協調不同單位之間檔案資源的分享和共用提供了網絡基礎，對于實現檔案資料價值的最大化起到了積極作用。

三、檔案信息化建設與檔案管理的措施建議

進行檔案信息化建設的過程中，技術是不可獲取的重要因素之一，而各種設施的建設則需要大量的資金投入。因此，除了要健全技術支撐體系之外，還要確保相關資金充足到位。這樣才能保證檔案信息化系統運行穩定，檔案信息安全、可靠。首先，應完善相關基礎設施建設。可將檔案信息化建設資金納入到財政預算當中，并以年為單位投入基建和運維費用。同時，可采取合作開發集服務外包的方式，來創新檔案信息化投入機制，并積極鼓勵各級檔案部門開展技術攻關。其次，強化軟、硬件建設。除配備相關的設施及設備外，還要對現有的設備進行及時更新，為檔案信息化工作的開展提供良好的環境。對于檔案信息化管理與應用軟件，應加大相關軟件的研發力度，可在全國范圍內構建起統一的技術標準，并對技術開發企業進行分級資質認證。

［1］賀秀麗，李慶章.檔案管理信息化建設所面臨的問題與對策［J］.中國管理信息化，2011（16）：131-133.

［2］馬巧燕，周志敏.加強檔案信息化建設促進檔案管理現代化［J］.科技創新與應用，2012（07）：164-165.