事業單位檔案管理信息化建設問題探究

文/吉林省四平市鐵西區法律援助中心　孫麗

事業單位檔案管理信息化建設問題探究

文/吉林省四平市鐵西區法律援助中心孫麗

我國的經濟處于逐漸騰飛的狀態，各個公司和事業單位也在處于逐步完善狀態，各類公司和事業單位的檔案也在不斷增多，為此怎樣去合理規制這些檔案已經成為非常重要的一個問題。本文針對現階段事業單位信息化檔案建設的問題作了以下幾點探究，并提出相應的對策。

事業單位；檔案規整；信息化建設

一、信息化時代下事業單位檔案管理現狀

在信息高速發展的今天，產生越來越多的數據和資料，需要建立強大的數據庫和檔案庫，因此各個事業單位都在做強大的數據庫和檔案管理庫，但由于經驗不足和缺少專業的管理人員，致使現階段事業單位檔案管理，信息化建設呈現出非常多的問題，具體有以下幾類：

（一）缺乏檔案建設的思想理念。現階段，很多人都忙于經濟建設，認為只要完成當下的工作，就可以促進經濟的又快又好發展。其實不然，一些工作是具有長期的性質，還有一些工作則是受制于當前的社會大背景之下，在日后這項工作還有非常重要的參考意義。所以說，對于每一項工作來說，檔案建設是非常重要的，但是現在的一些事業單位有很多領導，雖然對于檔案建設的重要性有一定的認識，但其重視程度還是不夠。

（二）檔案建設的投入資金不足。一些事業單位忙于修建良好的辦公環境以及良好的公共設施，對于檔案管理硬件設施的資金投入是比較少的，這樣對于現代化信息技術下檔案數據庫的建立是非常不利的。還有一些事業單位的檔案建設只是簡單的人工歸檔，這樣的檔案建設是很難適應于現代化的信息技術發展，所以對于事業單位檔案建設來說硬件投入是至關重要的。

（三）缺乏專業的管理人才。現代化的信息檔案建設與傳統的人工檔案建設還存在著一定的差別，需要有專業的技術人員作為支撐，但目前很多的事業單位檔案建設，這一塊的工作是由一些年齡結構比較大的人員擔任，這些人員雖然具備很豐富的人工檔案管理經驗，但是對于現代化信息技術檔案庫的建立存在著非常大的問題，因此沒有辦法完成信息化的檔案建設，這樣的話就會使公司的很多細節與工作脫軌，使很多項工作陷入僵局，沒有辦法運轉。

（四）對于軟件的認知程度不高。很多事業單位對于檔案管理的軟件認知程度是非常低的，一些人認為只是選用傳統的檔案管理軟件就可以了，其實不然，選擇比較合適的檔案管理軟件，能夠提升檔案管理的工作效率，同時也能夠有效地降低人工的失誤率。這樣的話，對于日后的工作是有極其大的幫助。所以能夠選用比較好的檔案管理軟件也是信息化時代下必要的選擇。

二、事業單位檔案管理信息化建設的對策

（一）提高檔案管理的思想認識。檔案管理建設，對于一個事業單位來說有著非常重要的作用，不僅能夠提升事業單位的工作效率，同時也能夠避免日后的一些案件糾紛。同時檔案管理也是非常繁雜的一項事物，所以各個事業單位必須要注重檔案管理建設，從思想上認識到信息化時代下信息檔案建設是非常重要的，只有建立完備的檔案管理體系，才能夠為公司的后期發展贏得一定的利潤。

（二）加大對事業單位檔案管理的資金投入。對于檔案管理的效率提升是離不開資金的支持的，不管從辦公環境還是人才來說，都是需要一定的資金來做維護，所以要加大事業單位檔案管理的資金投入，可以從硬件方面入手，保證檔案管理的良好辦公環境以及良好的硬件設施。同時還可以從軟件方面入手，加大對檔案管理人才資金的投入，選聘一些具有相關專業知識的人員做檔案管理的建設者，這樣做出來的信息檔案不僅能夠利于當前的工作，同樣也有利于日后的參考工作。對于一些經驗不足的檔案管理人員，事業單位還應該加大資金投入，對這些人員做定期的培訓，讓這些人員掌握相關的專業知識和相關的管理技能。以適應信息化檔案的規整，只有將硬件和軟件設施同步提升，才能夠有效的提升事業單位檔案管理的工作效率。

（三）采用合理的軟件。對于事業單位檔案管理的規整工作來說，合適的軟件是必備的，盡可能去采用一些適合當前事業單位管理工作所需要的軟件，如果在市場上沒有相關的管理軟件時，可以聘請一些技術人員去建立這樣的管理軟件，而這些軟件能夠大大提升檔案管理的效率，同樣也可以節省大量的人力物力和財力，實現社會效益和經濟效益的雙豐收，建立比較完備的信息化數據檔案庫，以方便事業單位的工作人員和相關專業人員去參考查閱，保證工作的順利進行，提升工作的業績和效率。

三、總結

在現代化信息技術高速發展的今天，能夠建立比較完備的數據檔案庫，是非常重要的一個工作。這項工作的實施和建立不僅能夠改變傳統的檔案數據庫，同時也能夠做到及時更新，與當前的時代腳步更好地銜接，這樣有利于事業單位工作人員的工作，也能夠方便社會上的相關人士查閱和參考，實現經濟效益與社會效益的雙豐收，實現利益的最大化。

［1］項靜瑤.淺談事業單位檔案管理信息化建設［J］.科技資訊，2013（30）：214；216.

［2］陳濤.事業單位檔案管理信息化建設對策研究［J］.赤子（上中旬），2015（07）：144.