對高校基建檔案管理的信息化工作建議

文/江蘇海事職業技術學院　劉溪

對高校基建檔案管理的信息化工作建議

文/江蘇海事職業技術學院劉溪

隨著互聯網的不斷發展，當今社會已然成了信息化時代，高校基建檔案的管理必須跟上形勢的發展，做好信息化工作的革新，全面加強檔案管理人員的計算機操作水平和信息辨別能力，通過信息化的基建檔案管理來實現高校檔案管理工作的高效。

高校；基建；檔案管理；信息化

一、高校基建檔案信息化管理的內涵

高校基建檔案是高校基礎性工程建設留存下來的檔案資料，在這些檔案中記錄了基建工作的相關事項，是基建工作開展的重要文字和圖像資料。現如今，隨著互聯網的不斷發展，高校基建檔案信息化管理也在逐步開展中。國家信息化建設要求各個高校投入更多的資金來建設信息化基建檔案，其主要內容是以現代信息技術為基礎，通過開設信息化檔案管理平臺，運用計算機技術來實現基建檔案的信息化管理，從而便于日后及時的查閱、調取、整理檔案，提高了工作效率，避免了傳統紙質檔案管理工作帶來的不便，實現了綠色管理。

二、高校基建檔案的管理現狀

高校基建檔案由于各種歷史原因和現實原因，受到諸多條件的限制，信息化檔案管理工作無法順利開展，仍然存在著諸多問題，總體來說主要是管理者的思想觀念問題、管理制度的問題以及管理和利用的局限。

首先，高校基建檔案信息化管理關鍵是必須具備信息化管理的人才，要想適應信息化管理的要求，就必須有信息和檔案處理的復合型人才。而在高校基建檔案信息化管理中，由于多種原因的限制，領導沒有從思想上認識到信息化管理的重要性，只是盲目的跟隨形式引進了一些看似先進的設備，而沒有及時的引進計算機方面的人才，讓現有的高校基建檔案管理人員學習一些簡單的計算機操作辦法，就開始了高校基建檔案的信息化管理工作，從而導致了檔案管理跟不上要求。總而言之，高技術人才的缺乏無法從本質上適應信息化時代對基建檔案管理的要求。

其次，目前大部分高校檔案部門仍然存在著“為保管而保管、重保管輕利用”的思想，在工作中非常被動，造成了檔案管理混亂的局面。由于許多檔案管理人員對計算機的不熟練操作，讓信息化電子檔案分類不明確，或者是歸檔不成功，導致檔案的部分遺失。即便是某些高校制定了完善的信息檔案管理條例，但是由于沒有以往的相關經驗，許多條例在實際操作過程中不符合實際情況，難以執行或者是執行不到位。

三、信息化背景下高校基建檔案的管理措施

（一）檔案部門和高校領導要充分認識高校基建檔案工作的重要性。在信息化時代背景下，檔案管理工作要想開展的順利，檔案部門和高校領導就必須按照新時代發展的要求來制定相關的管理對策，認識到高校基建檔案信息化管理的重要性。只有領導開始重視高校基建檔案信息化管理，才會投入相應的資金去開發和建設高校基建檔案信息化管理平臺，投入相應的設備去完善高校基建檔案管理，并且聘請相應的高校基建檔案計算機管理人才進行管理，如此一來才能真正地從根本上啟動高校基建檔案的信息化。在此過程中，檔案部門要全力配合高校領導來指導高校基建檔案信息化工作，力爭讓高校快速地進入到檔案管理的現代化進程中來。

（二）全面革新思想，創新高校基建檔案管理模式。高校基建檔案管理工作者必須摒棄以往傳統的紙質管理工作模式，積極地適應現代化設備管理基建檔案的要求，從而突破工作格局，讓高校基建檔案管理走上新的臺階。“重藏輕用”和“你求我供”是紙質化基建檔案管理中存在的最大問題，前者是只注重收集基建檔案但是卻無法高效的利用，后者是被動的服務模式，這都違背了現代化需求理念下的基建檔案管理工作的要求。全面革新思想，創新高校基建檔案管理模式，就要依靠信息化技術，克服原先的工作缺點，主動積極地投入到信息化基建檔案管理工作中，主動地為網絡分享創造有利條件。

（三）建立規范的基建檔案管理制度和業務標準。信息化的基建檔案管理必須有著和以往紙質基建檔案管理工作不同的要求，相應的管理制度和業務標準也必須適應新時期的要求。因此，高校管理工作者要制定與本單位相適應的管理制度和業務標準，將其中的管理原則、相關規定、執行標準以及工作細則制成有邏輯、便于科學管理且能夠在基建管理工作中切實可行的條例。同時，在和相關的施工單位簽訂合同時，也要將管理制度和業務標準的相關條例發放給施工單位簽字，讓他們明白高校基建檔案管理工作的基本要求，讓他們在施工過程以及竣工時能夠提供符合電子檔案標準的資料文件。從而高校在搭建系統平臺的功能要求和技術規范，制定網絡及信息安全管理制度的情況下，讓檔案信息管理更加規范，更加有據可循。

四、結束語

總而言之，在信息化時代，高校傳統的紙質基建檔案管理已經不符合新時期的標準和要求。因此，高校必須努力建立其計算機檔案管理信息平臺，科學管理電子基建檔案，讓檔案管理滿足學校發展的需要和社會的需求，適應形勢發展。

［1］胥傳瑛.淺談大數據背景下高校基建檔案的信息化管理［J］.現代婦女（下旬），2014（03）：117-118.

［2］徐榮靖.高校基建檔案管理存在的問題分析與對策建議［J］.蘭臺世界，2013（29）：73-74.

［3］劉溪.新形勢下對我國高校基建檔案管理工作的研究［J］.科技創業家，2013（18）：249-250.