辦公室檔案管理特點(diǎn)與實(shí)踐研究

文/南陽師范學(xué)院環(huán)境科學(xué)與旅游學(xué)院　石貞貞

辦公室檔案管理特點(diǎn)與實(shí)踐研究

文/南陽師范學(xué)院環(huán)境科學(xué)與旅游學(xué)院石貞貞

檔案是對個人或者組織的社會實(shí)踐活動進(jìn)行清晰完整的記錄，是對個人或者組織履歷的完整再現(xiàn)，其對于個人或者組織發(fā)展有著不可替代的作用。因此，對于辦公室檔案管理工作，我們必須予以重視。然而，隨著現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及與發(fā)展，傳統(tǒng)的辦公室檔案管理中存在的問題逐漸暴露出來，管理效率低下。本文就當(dāng)前辦公室檔案管理的內(nèi)涵及特點(diǎn)進(jìn)行分析，深入闡釋了辦公室檔案管理的必要性，并對當(dāng)前辦公室檔案管理中存在的問題進(jìn)行深入分析，文章最后提出了相應(yīng)的解決措施，以期切實(shí)提升辦公室檔案管理的效率。

檔案管理；特點(diǎn)；問題；實(shí)踐研究

一、引言

伴隨著信息化時代的到來、計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的飛速發(fā)展，傳統(tǒng)意義上的諸多概念已經(jīng)發(fā)生了變化，網(wǎng)絡(luò)正在對各行各業(yè)的發(fā)展產(chǎn)生深刻影響。因此，在辦公室檔案管理工作中，充分發(fā)揮電子信息化管理的優(yōu)勢，能夠順應(yīng)時代發(fā)展的潮流，更好地提升管理效率。

對于辦公室檔案管理工作而言，其主要內(nèi)容在于確保檔案的完整性，便于在需要的時候能夠快速查詢，發(fā)揮檔案存儲的價值。對辦公室檔案管理工作人員來講，能夠做好對檔案的保密工作，確保檔案的合理運(yùn)用是其工作的首要職責(zé)。當(dāng)今信息化時代的發(fā)展，使得計(jì)算機(jī)管理軟件在各行各業(yè)迅速普及，尤其是伴隨著電子檔案的誕生，社會生活發(fā)生了巨大的變化。因此，以電子信息技術(shù)為主要管理方式的電子化檔案管理，由于其管理模式的系統(tǒng)化、傳播方式的便捷性等特點(diǎn)，使得當(dāng)前辦公室檔案管理必須對電子化管理予以重視。此外，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及也使得我們現(xiàn)代的信息環(huán)境愈加復(fù)雜多變，在辦公室檔案管理工作中做到真實(shí)、高效愈加困難，因此，我們有必要充分發(fā)揮現(xiàn)代電子信息技術(shù)的優(yōu)勢，在辦公室檔案管理中做到電子化管理。

二、辦公室檔案管理的內(nèi)涵與特點(diǎn)

（一）集中性統(tǒng)一式管理。這里所提及的集中式管理，指的是在辦公室檔案管理的過程中，把不同的檔案加以區(qū)分并做出歸類處理，然后在保存時可以對不同類別的檔案實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一式管理。從國家體制的層次來看，國家檔案局的成立使得檔案的統(tǒng)一性管理變得更加實(shí)際，在管理制度方面也更加規(guī)范，不僅滿足了領(lǐng)導(dǎo)部門的需求，也促進(jìn)了各部門在實(shí)際工作中對檔案的需求。

（二）檔案來源具備廣泛性。正如前文所述，個人或者組織的社會實(shí)踐活動為檔案的產(chǎn)生提供了素材；換個角度來看，個人或者組織的社會實(shí)踐活動產(chǎn)生檔案，是社會發(fā)展到一定程度的產(chǎn)物。檔案來源的廣泛性使得辦公室檔案管理工作更加豐富。

（三）檔案信息中的便捷性。不同人的社會實(shí)踐內(nèi)容相差甚遠(yuǎn)，導(dǎo)致不同時期科學(xué)技術(shù)水平差異很大，也就使得所產(chǎn)生的檔案內(nèi)容具備多樣性。隨著社會信息化趨勢的發(fā)展以及檔案管理形式的多樣化，在辦公室檔案管理中向著電子化發(fā)展的趨勢作為一種新的形式而使其信息中具有極大的便捷性。

三、加強(qiáng)辦公室檔案管理的必要性

不同辦公室之間以及同一辦公室不同檔案之間的差異很大，其內(nèi)容與性質(zhì)也各有不同，重要程度更是相差甚遠(yuǎn)，部分檔案屬于單位的內(nèi)部機(jī)密文件，與本單位的發(fā)展息息相關(guān)。對于檔案管理人員來講，首先就是要做好對檔案的管理與保密工作。盡管部分辦公室人事檔案資料機(jī)密級別較低，但是也與個人發(fā)展緊密相關(guān)，因此，必須做好相應(yīng)的管理與保密工作，極力減少由于檔案管理不當(dāng)導(dǎo)致的工作問題。對于個人檔案而言，其內(nèi)容多是由個人在工作過程中所積累的社會閱歷，是對其在不同時期工作生活的記錄，將個人檔案進(jìn)行妥善保存與管理能夠?yàn)閭€人在未來的工作崗位發(fā)展以及所需手續(xù)的辦理保駕護(hù)航。因此，對于單位而言，必須對內(nèi)部全部員工的檔案進(jìn)行妥善管理，并在辦公室檔案管理工作中突出保密工作的重要性。對單位而言，一般辦公室的文件檔案資料能夠?qū)挝粯I(yè)務(wù)工作進(jìn)行有效指導(dǎo)，闡述了單位各項(xiàng)工作的方向與思路。因此，在辦公室檔案管理中做好對單位檔案的管理，能夠有效提升管理效率，保障單位未來的發(fā)展。把當(dāng)今網(wǎng)絡(luò)電子信息化技術(shù)引入辦公室檔案管理工作，在對所需要的檔案資料進(jìn)行查詢時，能夠使用高級檢索或者模糊檢索的功能，實(shí)現(xiàn)對資料的快速便捷查詢。網(wǎng)絡(luò)還可以實(shí)現(xiàn)對數(shù)據(jù)庫的遠(yuǎn)程管理和查詢功能，有利于實(shí)現(xiàn)異地查詢，發(fā)揮檔案的更多功能。除此之外，在網(wǎng)絡(luò)電子信息化檔案管理工作中，也可以針對不同的用戶設(shè)置不同的權(quán)限，實(shí)現(xiàn)對檔案的分級管理。通過這種方式，不僅能夠快速記錄與查詢相關(guān)的檔案資料，而且能夠做到對辦公室檔案文件的加密保護(hù)。

四、辦公室檔案管理中存在的問題

在辦公室檔案管理工作中，很重要的一點(diǎn)便是對檔案的完整性進(jìn)行保存，以便于在需要的時候進(jìn)行查詢，發(fā)揮檔案的價值。隨著現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展與普及，我國的辦公室檔案管理中存在的一些問題逐漸暴露出來，具體可以通過以下幾方面來表現(xiàn)。

（一）管理意識淡薄、方式落后。我國的辦公室檔案管理人員普遍存在管理水平低、管理意識薄弱的問題。通過筆者對不同單位的辦公室檔案管理人員進(jìn)行調(diào)查發(fā)現(xiàn)，很多單位的辦公室管理人員是其他職位人員兼任，沒有意識到檔案管理工作的重要性，因此，在這些單位中，檔案管理管理方式普遍落后。很多情況下，對于檔案的管理工作只是停留在表面，缺乏對日常資料的保存與搜集，管理方式也停留在多年以前的模式中，與當(dāng)今社會信息化的迅速發(fā)展步伐嚴(yán)重脫節(jié)。因此，為了順應(yīng)時代發(fā)展的潮流，提升檔案管理的效率，有必要在檔案管理工作中引入網(wǎng)絡(luò)電子信息技術(shù)。

（二）管理人員專業(yè)素質(zhì)不高。很多單位的檔案管理人員是由其他職位的人員兼任，即便是專職的檔案管理人員，其專業(yè)素質(zhì)也無法與當(dāng)今社會的發(fā)展相匹配，他們的管理專業(yè)知識普遍欠缺，因此，在辦公室檔案管理工作中，必須提升檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)與工作技能。此外，如前文所述，在信息化時代，辦公室檔案管理工作要與時代的步伐相適應(yīng)，必須運(yùn)用現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)電子信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案管理，提升管理效率。因此，對管理人員而言，必須掌握有關(guān)的辦公軟件及管理軟件，以提升自身的專業(yè)素質(zhì)與管理技能，切實(shí)提升辦公室檔案管理效率。

（三）信息化建設(shè)有待加強(qiáng)。隨著社會發(fā)展水平的提升，由個人或者組織參加社會實(shí)踐產(chǎn)生的檔案類型也越來越豐富，檔案管理工作更加復(fù)雜，對于檔案管理人員的要求也更高。對于不同時期、不同類型的檔案內(nèi)容，必須進(jìn)行有效的記錄與整理，在傳統(tǒng)的辦公室檔案管理中，其模式已經(jīng)明顯無法與現(xiàn)代化管理相適應(yīng)。雖然各單位已經(jīng)意識到在檔案管理工作中引入現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的作用，但是在實(shí)際操作中，受到多種條件的限制，無法滿足檔案管理工作的需求，因此，很多單位在檔案管理中仍然使用紙質(zhì)管理模式。此外，檔案管理行政機(jī)構(gòu)也沒有對檔案管理的信息化系統(tǒng)進(jìn)行合理規(guī)劃，導(dǎo)致很多數(shù)據(jù)化檔案信息以隨機(jī)形式保存在數(shù)據(jù)庫中，甚至有部分檔案內(nèi)容被定期銷毀，對于檔案的查詢非常不利，因此，當(dāng)前檔案管理工作的信息化建設(shè)有待加強(qiáng)。

五、辦公室檔案管理實(shí)踐研究

（一）完善辦公室檔案管理制度。辦公室檔案管理工作要想從本質(zhì)上得以提升，必須得到單位領(lǐng)導(dǎo)的重視，在管理制度方面予以保障，促進(jìn)其不斷完善。單位要為檔案存儲建立專門的資料室，把辦公室的多種檔案進(jìn)行歸類，寫明標(biāo)簽，分別存放，方便未來查詢的需要。考慮到安全需求，檔案要盡量存放在辦公樓二樓以上的樓層，并對一樓的門窗做加固處理。對于重要級別較高的檔案資料，要與其他檔案區(qū)別開來，單獨(dú)存放，對檔案保密期限要及時跟進(jìn)。隨著時間的推移以及檔案的機(jī)密程度不同，對檔案密級做出及時調(diào)整，例如升高、降低或者解密等操作。及時處理一些失去保密意義的檔案文件，對其進(jìn)行重新處理與保存。所有以上操作均應(yīng)該由兩位或者更多的管理人員共同完成，已進(jìn)行相互監(jiān)督。為了加強(qiáng)安全性，要在辦公室檔案所在樓層安裝監(jiān)控設(shè)備，方便未來對事故的調(diào)查。

（二）不斷提升辦公室檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)。當(dāng)今社會發(fā)展可謂日新月異，各行各業(yè)突飛猛進(jìn)式的發(fā)展要求檔案管理人員不斷適應(yīng)時代的變化，提升自身的專業(yè)素質(zhì)。對此，單位應(yīng)該定期對管理人員展開檔案管理工作的相關(guān)培訓(xùn)，促使其檔案管理水平與保密意識的不斷提升。不僅要加強(qiáng)向管理人員宣傳相關(guān)法制知識，對于單位的其他職位成員，也要進(jìn)行檔案管理工作重要性宣傳，使所有人員意識到檔案管理工作的艱巨性與重要性，并積極主動配合檔案管理人員的工作。在日常工作中，不斷對管理人員進(jìn)行專業(yè)的檔案管理培訓(xùn)以及有關(guān)的法制教育，管理人員的法律意識與保密意識都得以加強(qiáng)。落實(shí)到具體的培訓(xùn)工作中，要注意對管理人員的專業(yè)素養(yǎng)進(jìn)行提升，保證單位的每一位檔案管理工作人員都能夠具備較高的專業(yè)素養(yǎng)與檔案管理操作技能。

（三）充分發(fā)揮現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)電子信息化辦公的作用。在辦公室檔案管理中，引入網(wǎng)絡(luò)電子信息化辦公，能夠?qū)崿F(xiàn)對檔案的集中立卷管理轉(zhuǎn)變?yōu)閷ζ胀ㄐ侣剻n案文件的處理。通過現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)電子信息化辦公的幫助，除了可以把復(fù)雜多量的檔案資料進(jìn)行分類管理，還能夠?qū)?fù)雜的檔案資料進(jìn)行處理，以及發(fā)現(xiàn)檔案資料中的漏洞并進(jìn)行修復(fù)，避免檔案資料的長時間堆積。因此，在有需要時，對檔案的檢索會變得更加便捷，大大提升了檔案管理的效率。此外，如若有新資料需要插入原文件時，檔案管理人員的操作也會更加快捷高效。這種操作方式與傳統(tǒng)的紙質(zhì)版檔案管理相比，網(wǎng)絡(luò)電子信息化辦公不僅減輕了管理人員的工作量，而且提升了辦公室檔案資料編排的準(zhǔn)確性，表現(xiàn)出極高的工作效率。

（四）不斷提升辦公室檔案管理的責(zé)任感。單位的檔案管理屬于保密性極強(qiáng)的工作，在具體的工作過程中，必須把保密工作落實(shí)到具體的每一個人。單位領(lǐng)導(dǎo)要對檔案管理工作提高重視，及時關(guān)注工作動態(tài)，把具體的檔案管理工作落實(shí)到每一位員工，提升工作人員的責(zé)任意識。把獎懲制度引入單位日常的檔案管理保密工作，把出現(xiàn)的問題追究到個人及其直屬領(lǐng)導(dǎo)；在辦公室檔案管理中表現(xiàn)出色的員工，給予一定的物質(zhì)與精神獎勵。使管理人員意識到問題的代價以及表現(xiàn)優(yōu)秀的獎勵，以此來不斷激發(fā)工作人員的積極性，促進(jìn)其責(zé)任意識的養(yǎng)成，為辦公室檔案管理工作的順利開展打好基礎(chǔ)。

六、結(jié)語

隨著社會主義市場經(jīng)濟(jì)的迅速發(fā)展，單位內(nèi)部的運(yùn)行體制也不斷完善，辦公室檔案管理工作的重要性也得以提升。因此，必須不斷提升辦公室檔案管理的效率，不斷加強(qiáng)管理人員的責(zé)任意識，采用現(xiàn)代化科技的力量促進(jìn)管理，以保障單位日常工作的開展。

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