固定資產(chǎn)投資項目檔案驗收應(yīng)注意的幾個問題

文/中國電子科技集團公司第三十八研究所　余然

固定資產(chǎn)投資項目檔案驗收應(yīng)注意的幾個問題

文/中國電子科技集團公司第三十八研究所余然

固定資產(chǎn)投資項目檔案驗收是整個項目驗收的重要組成部分，是項目驗收的必經(jīng)環(huán)節(jié)。相關(guān)制度也規(guī)定了未經(jīng)項目檔案驗收或項目檔案驗收不合格，不得進(jìn)行或通過項目竣工驗收的強制條件。本文通對固定資產(chǎn)投資項目檔案驗收的組織形式、專家?guī)旖M建、現(xiàn)場驗收等方面進(jìn)行了深入探討，并結(jié)合筆者在固定資產(chǎn)投資項目檔案驗收中的實際工作經(jīng)驗，從集團公司組織檔案驗收的角度對固定資產(chǎn)投資項目檔案驗收中應(yīng)注意的問題提出一些看法和建議。

固定資產(chǎn)；項目檔案；項目驗收

自從《國防科技工業(yè)固定資產(chǎn)投資項目檔案驗收辦法》（科工辦〔2007〕161號）頒布到《國防科技工業(yè)固定資產(chǎn)投資項目檔案工作管理辦法》（科工計〔2015〕931號）出臺以來，固定資產(chǎn)投資項目檔案驗收工作歷經(jīng)近十年的發(fā)展，積累了豐富的經(jīng)驗，并在項目檔案管理工作的規(guī)范性、文件材料的齊套性等方面取得了巨大的進(jìn)步。

從項目檔案驗收工作的成效來看，各單位檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)和項目檔案管理水平有了顯著提升。這都源自于各類驗收制度陸續(xù)出臺后，借助項目檔案驗收，集團公司對成員單位檔案工作的管控進(jìn)一步加強，檔案管理工作有了著力點和推動力。

從驗收組的角度，對固定資產(chǎn)投資項目檔案驗收全過程進(jìn)行觀照，既有利于驗收組織單位對驗收過程進(jìn)行反思，也有利于被驗收單位參照對比，改進(jìn)項目檔案的管理工作。下文筆者將結(jié)合實際項目檔案驗收經(jīng)驗，談?wù)勗诠潭ㄙY產(chǎn)投資項目檔案驗收過程中應(yīng)注意的幾個問題。

一、集團公司在組織驗收過程中應(yīng)注意的問題

《國防科技工業(yè)固定資產(chǎn)投資項目檔案工作管理辦法》規(guī)定，建設(shè)單位的項目檔案驗收工作由建設(shè)單位所屬集團公司負(fù)責(zé)組織驗收（受科工局委托）。一般是由集團公司檔案相關(guān)部門負(fù)責(zé)固定資產(chǎn)投資項目檔案驗收工作。在實際組織項目檔案驗收過程中，集團公司應(yīng)注意以下幾個方面的問題。

（一）重要項目或檔案管理水平薄弱的單位，集團公司應(yīng)安排人員陪同驗收。重要項目一般是指投資額超過1億的項目。投資額過億的項目一般要先預(yù)驗收，再進(jìn)行檔案正式驗收。集團公司作為檔案驗收工作的組織者，應(yīng)派人參加項目檔案的正式驗收。一方面，過億的項目，科工局等上級機關(guān)一般也會派人參加項目檔案的驗收，并對其驗收過程進(jìn)行監(jiān)督指導(dǎo)；另一方面集團公司派人參加項目檔案驗收，可以更好地跟科工局等上級機關(guān)當(dāng)面溝通，及時解決在檔案現(xiàn)場驗收中出現(xiàn)的一些問題，幫助建設(shè)單位順利通過驗收。

（二）對于檔案管理基礎(chǔ)本身就比較薄弱的單位，集團公司更有必要派人參加項目檔案的驗收。一方面，集團公司派人參加項目檔案驗收，可以引起被驗收單位領(lǐng)導(dǎo)的重視，有利于推動被驗收單位檔案工作的開展。另一方面，集團公司參加項目檔案的驗收，可以更好地發(fā)現(xiàn)問題，總結(jié)經(jīng)驗，針對性地指導(dǎo)被驗收單位及時整改。

（三）驗收申請的截止時間與驗收安排?！秶揽萍脊I(yè)固定資產(chǎn)投資項目檔案工作管理辦法》明確規(guī)定，建設(shè)單位要在項目檔案驗收前一個月報送檔案驗收申請。但實際情況是固定資產(chǎn)投資是一項十分復(fù)雜的工程，牽涉面很廣，建設(shè)單位會因各種主客觀原因，直到竣工驗收節(jié)點前一個月或更短才報送檔案驗收申請。這就會出現(xiàn)由于臨時加塞任務(wù)而導(dǎo)致驗收專家安排不過來等影響項目檔案驗收和竣工驗收的情況。為此，集團公司在檔案驗收時間安排上，應(yīng)遵守以下幾點原則：

1.集團公司應(yīng)要求所屬子公司，嚴(yán)格按《國防科技工業(yè)固定資產(chǎn)投資項目檔案工作管理辦法》要求的時間報送檔案驗收申請，并將其納入集團檔案年檢或考核。如果有在檔案驗收中采用評分制的單位，可以將報送檔案驗收請示的時間設(shè)置為重要評分項；

2.由于客觀原因，無法及時報送檔案驗收申請以至項目檔案驗收延期的，集團公司應(yīng)厘清責(zé)任，從項目建設(shè)的全局出發(fā)，積極調(diào)動專家資源，開通綠色通道，在不違反政策的前提下，配合建設(shè)單位做好項目檔案驗收的服務(wù)工作；

3.項目檔案的驗收在時間安排上要合理，要結(jié)合項目竣工驗收的時間，給建設(shè)單位留有充足的時間對驗收中發(fā)現(xiàn)的問題進(jìn)行整改、閉環(huán)。

（四）專家?guī)斓慕⑴c驗收組的配對。專家是開展項目檔案驗收的主體，是項目檔案驗收的核心力量。組建的專家?guī)熨|(zhì)量的高低，直接關(guān)系到項目檔案驗收工作開展的好壞。集團公司在組建專家?guī)鞎r，要注意以下幾點問題。

1.專家的數(shù)量要根據(jù)集團公司每年固定資產(chǎn)投資項目的數(shù)量和成員單位的數(shù)量綜合確定。為順利完成每年項目檔案驗收計劃，檔案專家?guī)鞈?yīng)配有足夠數(shù)量的專家，以備能夠隨時調(diào)用。一般來說，項目檔案驗收都集中在第四季度，特別是十二月份，有時可能有數(shù)十個項目需要同時驗收，有時還要考慮到并不是每位專家都有時間參加驗收，這就需要專家?guī)熘杏凶銐虻膶＜乙怨┱{(diào)用。根據(jù)實際驗收經(jīng)驗，項目檔案驗收專家?guī)鞂＜覕?shù)量可以通過以下公式推算，即“項目檔案驗收專家?guī)烊藬?shù)”應(yīng)不少于“集團公司子公司數(shù)量與年度計劃驗收的固定資產(chǎn)投資項目數(shù)之和”乘以系數(shù)0.55，其中可擔(dān)任驗收組組長的專家應(yīng)占專家?guī)烊藬?shù)總數(shù)的20%左右；

盡量安排每個成員單位都至少有一名項目檔案驗收專家。專家參加項目檔案驗收，不僅僅是完成集團公司安排的檔案驗收任務(wù)，也是通過項目檔案驗收這種形式，向兄弟單位學(xué)習(xí)在項目檔案管理方面好的做法，好的經(jīng)驗的一次機會。在某種程度說，每一次項目檔案驗收也是集團各兄弟單位間檔案工作交流的學(xué)術(shù)討論會。

2.專家組組成結(jié)構(gòu)的安排應(yīng)合理化。除去帶隊領(lǐng)導(dǎo)，一般專家組由3或5位專家組成。根據(jù)驗收內(nèi)容，驗收組至少要包涵“設(shè)備檔案專家”“基建檔案專家”“綜合類檔案專家”各一名。其中，由于其基建檔案的專業(yè)性，如果驗收的項目包涵建安工程，務(wù)必安排一名基建檔案專家參加驗收；

3.專家隊伍的培養(yǎng)，應(yīng)注意專家梯隊的建設(shè)。所謂專家，就是具有理論基礎(chǔ)和實踐經(jīng)驗，并能把理論基礎(chǔ)和實踐經(jīng)驗有機結(jié)合起來，有效指導(dǎo)工作的一類人。所以，在驗收專家隊伍中，集團公司應(yīng)注意專家梯隊的培養(yǎng)，通過驗收帶隊伍，既要注重專家隊伍的質(zhì)量，又要注意對年輕專家的培養(yǎng)。

（五）對整體驗收時間安排的一點建議。檔案驗收的目的是通過項目檔案驗收，檢查本項目歸檔資料的齊套性、規(guī)范性，及建設(shè)單位檔案基礎(chǔ)管理的情況，以推動建設(shè)單位檔案管理水平的提升。從集團公司檔案工作層面來說，驗收一方面是檢查檔案工作，另一方面是指導(dǎo)和推動成員單位的檔案工作。

一般來說，項目檔案驗收的時間僅為一天，除去首次會議和末次會議，以及現(xiàn)場檢查和討論驗收意見的時間，真正查看檔案實體的時間相對于被查卷宗來說，明顯不足。在實際檔案驗收工作中，為達(dá)到項目檔案驗收的目的，檔案驗收的時間應(yīng)該延長致1天半或2兩天。有以下兩點原因：一是項目檔案驗收檢查的特點是逐件查閱，并關(guān)注文件之間的相互聯(lián)系，比較耗時；二是項目檔案驗收的目的既是查驗檔案，也是借檔案驗收的過程，交流、指導(dǎo)檔案工作經(jīng)驗與心得，驗收時間上應(yīng)予以充分保障。

二、現(xiàn)場驗收應(yīng)注意的幾個問題

項目檔案現(xiàn)場驗收，是指通過查看建設(shè)現(xiàn)場和現(xiàn)場檢查項目檔案的系統(tǒng)性、齊套性和安全性，并給出檔案驗收意見和被驗收項目通過或不通過檔案驗收的結(jié)論的活動過程。在項目檔案現(xiàn)場驗收過程中，應(yīng)注意以下幾點問題：

（一）時間安排。一般來說，項目檔案驗收包括如下幾個流程：首次會議（主要是領(lǐng)導(dǎo)講話和項目介紹），查看建設(shè)現(xiàn)場，查看項目檔案，專家組討論驗收意見并與被驗收單位進(jìn)行溝通，末次會議（主要包括宣讀驗收意見，領(lǐng)導(dǎo)講話）。從驗收時間安排上，應(yīng)以查閱檔案為主，并留有充足的時間進(jìn)行驗收意見的討論和確定。

（二）現(xiàn)場分工。從結(jié)構(gòu)上來說，固定資產(chǎn)投資項目檔案可分為“綜合類、設(shè)備儀器類和建安類”三類。驗收組在現(xiàn)場分工時，應(yīng)以檔案驗收專家的專業(yè)方向為驗收分工的依據(jù)。

為了方便集團公司進(jìn)一步開展項目檔案驗收工作，督促被驗收單位做好驗收后的整改工作，驗收組應(yīng)在驗收結(jié)束后將專家的驗收意見表、打分表收齊，隨驗收意見一并報送集團公司項目檔案驗收的組織部門。這是因為，一方面，專家驗收意見表、打分表是集團公司總結(jié)經(jīng)驗，指導(dǎo)工作的依據(jù)和參考，另一方面，意見表和打分表也是事后考核專家，追溯責(zé)任的憑證。

（三）檔案驗收也應(yīng)查看項目建設(shè)現(xiàn)場。項目檔案驗收時，檔案驗收專家需不需要到項目建設(shè)現(xiàn)場查看，需不需要對每臺設(shè)備進(jìn)行查驗？很多專家認(rèn)為項目檔案驗收是對項目建設(shè)過程中所形成的檔案進(jìn)行查驗，不需要到項目建設(shè)的現(xiàn)場查看，因此，在實際驗收過程中，省略了此環(huán)節(jié)。筆者認(rèn)為，從項目檔案驗收的要求來說，檔案驗收時需要對建設(shè)現(xiàn)場進(jìn)行查看，而且是必不可少的環(huán)節(jié)。原因如下：

1.驗收組查看項目建設(shè)現(xiàn)場，了解項目全貌，是迅速進(jìn)入驗收狀態(tài)的有效途徑；

2.部分文件材料如“合格證”“領(lǐng)用記錄”“使用記錄”“維修記錄”等都在項目建設(shè)現(xiàn)場，所以項目檔案驗收必須到現(xiàn)場查驗；

3.項目檔案驗收時，檔案專家查看現(xiàn)場的角度與審計、安全以及竣工總驗收角度不同。項目檔案驗收查驗現(xiàn)場，主要是通過直觀了解建設(shè)現(xiàn)場或是設(shè)備，從“實景”或“實物”的角度來判斷哪些材料需要收集歸檔。

（四）檔案工作場所應(yīng)該怎么檢查。檔案工作現(xiàn)場的檢查應(yīng)該包括以下內(nèi)容：一是看檔案工作環(huán)境有沒有達(dá)到“三分開”的要求； 二是看檔案庫房建設(shè)有沒有達(dá)到“八防”標(biāo)準(zhǔn)的要求； 三是看檔案裝具是否符合保管要求；四是檢查檔案信息化的推進(jìn)情況。

檢查檔案工作現(xiàn)場，主要目的不是檢查，而是通過項目驗收這種形式，為建設(shè)單位爭取檔案工作資源，推進(jìn)檔案工作進(jìn)一步開展。

檔案信息化建設(shè)是項目檔案驗收檢查的重要內(nèi)容，在《國防科技工業(yè)固定資產(chǎn)投資項目檔案工作管理辦法》中也有專門的要求，檢查檔案信息化時，由于各單位信息化建設(shè)水平不均衡，主要從以下幾點來檢查：一是看被檢查單位是否用信息化的手段來管理項目檔案；二是看是否有適應(yīng)單位發(fā)展的檔案信息化推進(jìn)的規(guī)劃，檔案信息化建設(shè)是否有持續(xù)的財政投入；三是看檔案信息化在固定資產(chǎn)項目檔案管理中發(fā)揮作用。

（五）驗收意見該怎么寫。項目檔案的驗收意見，既是項目檔案驗收的結(jié)論，也是項目竣工驗收的參照依據(jù)。驗收組編寫項目檔案驗收意見時，應(yīng)注意以下幾點：

1.應(yīng)遵循實事求是原則，存在什么問題就是毫無避諱的指出來；

2.應(yīng)抓住主要問題和問題的主要方面。也就是說，在項目檔案驗收中，看發(fā)現(xiàn)的問題是個別現(xiàn)象還是普遍現(xiàn)象，是關(guān)鍵問題還是次要問題。個別現(xiàn)象或是次要問題可以通過其他形式如會議備忘錄等給予警告。如果是普遍現(xiàn)象或是重要文件缺失，就應(yīng)按實際情況如實描述寫進(jìn)驗收的正式意見中；

3.意見形成后，應(yīng)與被驗收單位進(jìn)行溝通，向其解釋其每條意見條款的依據(jù)，并給出如何整改的建議。