醫院科技檔案信息化建設和管理新思路

文/重慶市墊江縣人民醫院　李楠

醫院科技檔案信息化建設和管理新思路

文/重慶市墊江縣人民醫院李楠

當前，醫院科技檔案信息化管理是一項很有必要的工作。科學技術取得了很大進步，信息化建設在生活的各個層面均有涉及，醫院作為信息革命的一員，也要響應時代的號角，強化科技檔案信息化建設，大力推廣使用先進的科學技術，投入醫院的建設中。本文結合工作實際情況，闡述了；醫院科技檔案信息化建設概況、必要性、問題現狀及解決對策，以期為工作的開展提供新的思路，促使醫院科技檔案信息化建設和管理不斷完善，為醫院開展工作提供理論上的依據。

醫院科技檔案；信息化建設；管理

一、推進醫院科技檔案信息化建設的必要性

傳統的檔案信息管理存在滯后的管理方式，信息更新不及時，查找困難，信息保存不便，這些是醫院科技檔案信息化建設的限制因素，然而醫院的這些信息非常珍貴，如果損失了，將產生嚴重的后果。現階段醫院科技檔案信息化迎合了新時期的發展，解決了傳統檔案管理中存在的諸多問題。醫院科技檔案信息化適應了科技全球化發展，如此，保障了醫院檔案體系的完整，促使醫院科技檔案的專業化，同時對醫院重要文獻的保存也非常有利，節省檔案保存和整理的時間，節約了醫院管理成本的開銷，保障了醫院科技檔案管理的有序化和規范化。因為醫院科技檔案中有醫院醫務人員著作的論文，這樣就保證了他們工作的時效性。上述內容在評析醫務人員的專業技能和水平方面是重要的參考，優化檔案信息化管理，在醫務人員的考評中發揮了重要作用，為醫務人員提拔提供了依據。

二、醫院科技檔案信息化建設和管理的對策

（一）完善有關管理機制。每一項措施和完善的管理體制分不開，當構建了完善的機制約束，才能確保工作人員按照規范做事，確保設施投入實效，醫院實行科技檔案信息化也需要制定完善的管理體制。管理機制的制定，第一要求有關工作人員樹立新的思想，扭轉以前落后的管理觀念，以新的機制為引導。與管理機制中明確各自擔負的職責，把具體的工作落實到每個人，此外，也要清楚信息的歸檔、存儲和使用等，務必使醫院所有人員都可以利用這些資料和醫院信息化管理有關的各種信息，一定要制定不同的保存手段，有關人員在使用這些資源時，應制定明晰的審批和備案制度，對一些涉及醫院保密性的文件，提供特定的保護，制定嚴格的管理制度。資料入庫前，務必經過嚴格的審核，核查資料的實用性及真實性，確保存儲的資料真實可信。當做到上述幾方面，制定嚴格規范化的管理制度，才能確保醫院科技檔案信息化所有環節的正常有序。

（二）創新醫院科技檔案信息化建設思路，構建醫院科技檔案信息資源庫。醫院科技檔案真實反映了醫療衛生科技活動，為科學技術搭建了平臺，是產生大量科技信息的主要渠道，有效管理及合理使用科研檔案，提升醫院科研檔案管理質量，推動醫療衛生服務的進步。科技檔產生于醫院科研工作中，是醫院科研工作歷史和現狀的真實反映，為后續開展工作提供了參考，這就務必要求檔案管理工作保持準確、完整及規范。醫院科技檔案主要是收集相關資料、收集有關實驗原始資料及研究生畢業論文等。

以建立檔案信息化建設為發展思想，結合醫院科技檔案建設和管理實際情況，構建可行的檔案信息化建設發展規劃，形成以計算機為依托的檔案管理。通過計算機開展檔案管理，為推進檔案信息化建設創造了條件，科技檔案管理工作迎合了社會改革的需要。

（三）形成新產生文件的主體——電子文件，搞好電子文件歸檔和管理工作。因為電子財務技術和辦公自動化技術日新月異，普遍推廣應用，為此，電子文被大量生產出來，進一步說，將成為新產生文件的主體，當前，檔案工作者搞好電子文件歸檔和管理是新時期需要擔負的主要職責。考慮到科技檔案工作現實情況，形成與之相匹的科技檔案電子文件歸檔管理規章和制度。

在文件集的基礎上，產生了動態管理方式，但要付諸實踐。動態管理方式：檔案人員監控本單位形成和運行電子文件的計算機軟硬件設備，使得歸檔電子文件擁有對應計算機軟硬件設備的支撐。動態管理先要歸檔電子文件，與對應的軟件和硬件環境保持一致，以讀取歸檔的電子文件。

（四）購入高科技設施設備。當前，我國醫院科技檔案資料主要有兩種形式：紙質和照片。受溫度和通風等多因素的影響，給醫院科技檔案的管理帶來了極大的不便。此外，因為檔案存儲空間大，無法按照標準保存檔案。所以，醫院科技檔案信息化建設中軟硬件的建設很重要。其中硬件設施有存儲設備、錄入系統和計算機設備等，像掃描儀和復印機等就是硬件設施；軟件設施指的是檔案管理工作中的文件和軟件，像計算機操作系統軟件和建設的檔案查詢系統等就是軟件系統。

在檔案管理中，主要是保管好目前的檔案，少不了先進設備提供支撐，設施設備涵蓋了信息化建設中涵蓋的硬件設備，離不開相應的軟件設施。第一，確保設備的齊整性。醫院應強化投入力量，替換原有的老舊設施，引入高科技設施。第二，引入專業的軟件設備非常關鍵，構建符合醫院實際情況的數據庫資源，確保醫院科技檔案建設的開展可以享受極大的便利。基于此，醫院可以將一些非保密性的資源投放到醫院網站上，便于行業人員及員工及時搜索和查找，將醫院科技檔案信息化更好地投入實踐。

（五）強化專業人才團隊建設。目前，多數醫院未配置相關的科技檔案管理人員，針對未來的信息，許多工作人員不知如何應用，所以，醫院一定要強化培養專業科技檔案信息化人才，如此，確保醫院科技信息的準確性和及時性。

培養醫院科技信息管理人才需要做到兩方面的工作，其一，具備豐富的檔案管理專業知識，其二，明確科技信息的操作使用技能，同時做到這兩個方面便可以成為一名稱職的檔案信息管理人員。這就要求醫院做到一點：培訓人員時，考慮這兩方面的培訓能力，接受專業技能培訓，抑或以講座的形式提升工作人員的能力。作為醫院檔案信息管理人員一定要熟練掌握扎實的理論知識，加強和有關部門的交流，掌握最新的研究成果，檢驗成功的真實性及精確性，落實到實踐。

因為檔案管理人員自身知識結構和專業特征的影響，這就要深入探究工作中的計算機技術知識。所以，建設檔案信息化人才隊伍在科技檔案信息化過程中是一項非常重要的任務。認識對檔案管理人員開展計算機技術知識培訓工作的重要性，其中如網絡技術和數字技術知識等。增強檔案信息管理人員對新技術、新方法和新設備的使用培訓，突出檔案管理人員中計算機實際操作水平，借助檔案信息化建設，培養經驗豐富同時能夠熟練地應用計算機信息技術的多技能人才。

三、結束語

醫院科技檔案信息化建設是一項長期的工作，建設中不可避免地出現了這樣或者那樣的問題，問題的解決需要制定制度來規范，還要增強人員建設及投入等。依照標準，將科技檔案的信息化管理付諸實踐。基于檔案信息建設，力爭拓寬檔案資源發展，推進信息管理標準化前進的步伐，實現檔案資源數字化的加速前進，產生高水準的科技檔案信息化利用價值及服務水平，致力于推動醫院檔案信息資源的共享。本文結合自身多年的工作經驗，從幾個方面提出了個人有關課題研究的相關經驗，其中多有不足，僅作同行參考使用，也期望醫院科技檔案建設和管理有新的突破。

［1］章文，田曉瓊，陳梅英，龔沙.醫院科技檔案信息化建設及管理的發展思路［J］.辦公室業務，2014，（03）：177；185.

［2］陳小莉.探析新形勢下醫院檔案管理信息化建設的創新思路［J］.辦公室業務，2014，（03）：183.

［3］徐輝，羅林枝.醫院科技檔案信息化管理發展思路的探討［J］.中華醫學科研管理雜志，2006，（04）：239-240.