淺析新時(shí)期的醫(yī)院檔案管理

文/紹興市第七人民醫(yī)院　謝彩利 阮芳

淺析新時(shí)期的醫(yī)院檔案管理

文/紹興市第七人民醫(yī)院謝彩利 阮芳

在醫(yī)療體制改革逐步深入的背景下，醫(yī)院管理的內(nèi)外環(huán)境正在發(fā)生深刻變化，各個(gè)醫(yī)院開始加強(qiáng)內(nèi)部管理。本文認(rèn)為有必要針對檔案管理進(jìn)行一系列的完善，以提高檔案管理水平，最大限度地開發(fā)和利用檔案資源，推動(dòng)醫(yī)院的有序發(fā)展。

新時(shí)期；醫(yī)院；檔案；管理

醫(yī)院檔案管理就是工作人員以醫(yī)院的檔案資料為中心，對檔案進(jìn)行科學(xué)合理的收集、整理、歸檔、查找、維護(hù)等工作，就其基本性質(zhì)和主要作用來說，檔案管理是一項(xiàng)服務(wù)性、政治性的工作，是專門負(fù)責(zé)管理醫(yī)院各部門形成的歷史文件、資料的專業(yè)管理性工作。在越來越激烈的競爭氛圍下，醫(yī)院必須注重檔案管理的效率和質(zhì)量，保障檔案信息能夠得到有效的開發(fā)與利用，為醫(yī)院創(chuàng)造更多的價(jià)值。下面對新時(shí)期醫(yī)院檔案管理工作進(jìn)行探討，以供參考和借鑒。

一、醫(yī)院檔案的簡單介紹

（一）基本內(nèi)涵。檔案是單位、組織和個(gè)人在特定的社會(huì)環(huán)境下參與各項(xiàng)社會(huì)活動(dòng)的具體記錄，銜接過去、現(xiàn)在與未來的重要紐帶。對于醫(yī)院來說，檔案記錄著醫(yī)院發(fā)展過程中進(jìn)行的各項(xiàng)醫(yī)療手術(shù)、管理、科研、基建等各項(xiàng)活動(dòng)的重要信息，并且以文字、圖片、影像等多種形式保存下來，對醫(yī)院未來的建設(shè)發(fā)展具有重要的歷史參考意義。目前，檔案管理工作在社會(huì)的發(fā)展與變革過程中開始受到社會(huì)各界的重視，其主要作用體現(xiàn)在：一是為醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)管理層的決策提供依據(jù)；二是考核醫(yī)院各項(xiàng)工作的相關(guān)憑證；三是科學(xué)研究、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)規(guī)劃、生產(chǎn)活動(dòng)的可靠參考資料，同時(shí)也是宣傳教育的生動(dòng)素材。

（二）開展醫(yī)院檔案管理工作的意義。檔案是醫(yī)院未來發(fā)展建設(shè)的重要參考依據(jù)，做好醫(yī)院檔案管理工作具有重要意義。主要包括以下幾點(diǎn)：第一，檔案資料能夠?yàn)獒t(yī)院各項(xiàng)工作的開展提供準(zhǔn)確真實(shí)的數(shù)據(jù)信息，并且為醫(yī)院未來的發(fā)展服務(wù)。比如醫(yī)院過去的科研活動(dòng)、手術(shù)成果的記錄等都可以為當(dāng)前醫(yī)療工作提供可借鑒的經(jīng)驗(yàn)；通過手術(shù)檔案能夠更加全面地了解各項(xiàng)醫(yī)學(xué)技術(shù)，便于進(jìn)一步鉆研；第二，在當(dāng)前的社會(huì)發(fā)展時(shí)期，信息化已經(jīng)成為各行各業(yè)主要的發(fā)展趨勢，醫(yī)院要想實(shí)現(xiàn)信息化和智能化轉(zhuǎn)型，必須依靠檔案資料中大量的數(shù)據(jù)信息資源，為醫(yī)院信息化建設(shè)提供信息支持。

二、提高醫(yī)院檔案管理水平的主要途徑分析

（一）提高檔案管理意識，認(rèn)識到其重要性。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)管理層要深刻認(rèn)識到檔案管理工作對推動(dòng)醫(yī)院發(fā)展的積極意義，帶領(lǐng)醫(yī)院員工增強(qiáng)檔案意識。另外，明確檔案管理部門的工作職責(zé)，制定科學(xué)、系統(tǒng)、合理的檔案管理工作規(guī)劃和具體內(nèi)容，將檔案管理與目標(biāo)管理責(zé)任制相統(tǒng)一。此外，為了保障檔案管理工作的有效開展，還應(yīng)加大資金投入，將必需的檔案工作經(jīng)費(fèi)納入醫(yī)院財(cái)政預(yù)算中，改善落后的設(shè)備狀況，配備檔案現(xiàn)代化管理所必需的先進(jìn)辦公設(shè)備。

（二）建立健全檔案管理機(jī)制。檔案管理的基礎(chǔ)和保障是建立綜合、合理、有效的檔案管理工作機(jī)制，建立檔案管理工作機(jī)制時(shí)應(yīng)遵循科學(xué)合理、便捷實(shí)用的原則。首先，為了提高檔案管理人員的專業(yè)能力，促進(jìn)其從事務(wù)型轉(zhuǎn)變到專業(yè)型，醫(yī)院應(yīng)規(guī)范崗位責(zé)任，嚴(yán)明崗位紀(jì)律。同時(shí)為了保障機(jī)制建立后的有效落實(shí)，應(yīng)加強(qiáng)醫(yī)院管理部門的宏觀管理職能，指導(dǎo)、核查以及監(jiān)管檔案管理業(yè)務(wù)，使檔案管理工作朝著標(biāo)準(zhǔn)化、合理化、系統(tǒng)化的方向發(fā)展；其次，醫(yī)院檔案管理工作還要建立科學(xué)分析、創(chuàng)新研究的工作機(jī)制，明確基層檔案管理工作職責(zé)，使檔案管理工作有力、運(yùn)轉(zhuǎn)靈活，提升基層檔案管理工作的高效性。

（三）推進(jìn)檔案信息化管理的建設(shè)。醫(yī)院檔案管理工作應(yīng)緊隨信息時(shí)代發(fā)展的步伐，推進(jìn)檔案信息化管理的建設(shè)。檔案管理部門是檔案工作的執(zhí)行部門，要積極解放思想及創(chuàng)新管理理念，要有組織、有計(jì)劃、有安排地進(jìn)行檔案信息化建設(shè)，綜合考慮檔案管理工作存在的不確定性因素，例如保管數(shù)量的增加、檔案載體形式以及技術(shù)手段的變化等因素，加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，例如配置檔案管理軟件、數(shù)據(jù)庫服務(wù)器、大型數(shù)據(jù)庫、網(wǎng)絡(luò)安全設(shè)備等基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備，利用這些設(shè)備的高效信息處理功能，能便捷、準(zhǔn)確地讀入、存儲(chǔ)和輸出數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化的檔案檢索、存儲(chǔ)和管理功能，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的、落后的人工操作方式，有助于提高醫(yī)院檔案管理工作的效率和質(zhì)量。

（四）強(qiáng)化檔案管理人員綜合素養(yǎng)的提升。在科技迅速發(fā)展、新技術(shù)、新設(shè)備層出不窮的新形勢下，單一的能力構(gòu)成模式已不能滿足時(shí)代發(fā)展的需要。因此，加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理人員固有的檔案管理知識及操作系統(tǒng)的學(xué)習(xí)之外，必須加強(qiáng)注重掌握新技術(shù)和新設(shè)備的利用。具體應(yīng)做到以下幾點(diǎn)：首先，定期組織、參與培訓(xùn)，鞏固基本的檔案管理知識和理念，在此基礎(chǔ)上，加強(qiáng)對檔案管理工作的原理、特點(diǎn)以及原則方法的掌握并提高熟練程度。其次，強(qiáng)化管理人員的綜合能力，加強(qiáng)對計(jì)算機(jī)操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫等技術(shù)的利用，滿足新時(shí)期醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)發(fā)展的需要。最后，在收集、整理檔案的過程中需要注重對檔案資料的保護(hù)，還需要管理人員學(xué)習(xí)和掌握一定程度的修復(fù)已破損檔案或防治檔案破損的技術(shù)。

三、結(jié)語

總之，在日益激烈的競爭環(huán)境下，醫(yī)院必須重視檔案管理工作，構(gòu)建完善的檔案管理機(jī)制，并加快信息化管理的建設(shè)，強(qiáng)化管理人員綜合素養(yǎng)的提升，將檔案管理工作具體落到實(shí)處，增加檔案的開發(fā)與利用效能，進(jìn)而推動(dòng)醫(yī)院的有序發(fā)展。

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