怎樣做好基層單位檔案管理工作

文/山東省萊州市檔案館　方艷艷

怎樣做好基層單位檔案管理工作

文/山東省萊州市檔案館方艷艷

作為一種對社會或者是歷史最全面、最真實的反映，在社會經濟快速發展、城鎮化建設進程不斷加快的同時，人們開始越來越重視基層單位中的檔案管理工作。但是就目前來看，在基層單位中，對檔案管理還存在著一定的問題，為了提高其管理水平和質量，就需要采取積極、有效的措施來管理基層單位中的檔案。

基層單位；檔案管理；存在問題；有效措施

在社會發展的進程中，檔案發揮著重要的作用，可以為相關的決策提供基礎性的歷史信息和資料，這能夠有效提高辦事的效率，減少對人力資源的浪費。對于基層單位來說，只有對檔案實施有效的管理，才能充分地發揮檔案的積極作用。

一、在基層檔案管理中存在的問題

（一）檔案管理沒有得到足夠的重視。有些基層單位將檔案管理簡單地理解為是對檔案的資料的保管，能夠滿足日常地翻閱或者是檢查就可以了，這就會由于認識上的不足導致這些單位不夠的重視檔案管理的工作，缺乏一定的規劃性。

（二）投入力度不夠。在一些基礎單位的檔案管理中，辦公地點往往都比較陳舊，嚴重缺乏相關的設備，比如濕溫度管控、紅外線監控等現代化的設備更是嚴重匱乏，甚至有些單位直接將管理檔案的位置設置在倉庫中。這種落后的管理條件，會造成檔案信息變質或者是遺失的問題，會產生重大的損失。

（三）管理人員的水平比較低。在檔案管理的過程中，經常會出現較大的人員流動，同時常常會設置新手來進行管理，往往難以快速準確地對檔案信息進行歸檔、整理和收集，這都會在一定程度上降低管理水平。再加上人員經常流動，管理人員在處理退休、工資、轉出、轉調等轉接的時候，會對檔案的保密性造成嚴重的破壞。

（四）對現代化管理技術的使用比較少。隨著社會經濟的發展和科學技術的進步，目前在很多的領域已經逐漸開始運用現代化的管理技術，能夠有效地提高管理水平。但是目前在基層檔案管理方面，幾乎是沒有運用到任何的現代化的管理技術，這會嚴重浪費大量的人力和物力，也會降低管理效率。

二、基層檔案管理的有效措施

（一）提高對檔案管理工作重要性的認識。因此，基層單位中的領導者一定要加強對檔案管理的重視程度，促進檔案管理的信息化建設，并且增加對檔案管理的人力資源和設備的投入，順利開展單位中的檔案管理工作。檔案管理工作，不能僅僅簡單地理解為保管和收集相關的資料，還應該充分的挖掘檔案的價值，并進行有效的利用，促進當地社會經濟的發展和進步。

（二）建立健全的檔案管理制度。健全的檔案管理制度，是順利開展檔案管理工作的基礎和前提。由于檔案管理的工作具有一定的嚴肅性和條理性，這就需要健全的管理制度作為工作開展的保障，避免在工作的過程中出現隨意性。在基層單位中可以制定《檔案庫房管理制度》《檔案保管期限表》《歸檔范圍表》《檔案借閱制度》《檔案保管制度》等，將所有的崗位職責進行明確化，并在管理中嚴格執行。加強對檔案的借閱、傳閱、保存、立卷、歸檔、分類、整理、收集等環節的操作，一定要注重細節把握。

（三）提高管理人員的綜合素質與業務技能。首先基礎單位需要加強對檔案管理人員的培訓，提高其對檔案管理的重視程度和責任意識；其次根據社會經濟的發展，加強對信息化技術的使用，促進檔案管理信息化的建設；最后，為了全面提升檔案管理人員的知識水平和業務能力，基礎單位還需要加強對檔案管理在人力資源和設備方面的投入，加強其基礎設施建設，這也是培養管理人員業務能力的基礎。

（四）加強對現代化管理技術的運用。隨著科學技術的進步，無紙化辦公逐漸取代了傳統的方式，更符合現代社會的需求，但是無紙化辦公對檔案管理的要求更高，所以必須改變傳統的檔案管理方式，實施現代化的管理。檔案經過計算機計時分門別類的儲存，查找、閱讀更加的方便，在節省更多時間的同時，也減少了對人力、物力、財力的浪費，有助于工作效率的提高。

（五）增強檔案管理的服務功能。檔案工作成效的衡量尺度就是服務質量的好壞，充分發揮基礎單位中檔案信息的積極作用，加快社會經濟的快速發展。首先在基層中開設檔案閱覽室，這樣就能夠充分的發揮檔案的服務作用；其次是管理人員需要加強歸納和總結檔案信息資料，對信息中的可利用資源進行深度挖掘。并提高服務的質量，為人們提供更高質量的服務。

三、結語

在基層單位的檔案中詳細、客觀、真實地記錄著該單位的發展過程和建設活動，并提供了相關的建設參考資料，這能夠有效地開展各項工作。因此，要加強基層單位中的檔案管理工作，更新觀念，并有效地提高管理水平和質量，加快推動基層單位的快速發展。

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