關于高校文書檔案立卷改革的創新分析

文/石家莊農業學校 田紅英

關于高校文書檔案立卷改革的創新分析

文/石家莊農業學校 田紅英

近年來高校體制改革的不斷深化，要求對以往的文書檔案立卷工作進行創新調整，以適應新形勢下高校發展的實際需求。基于此，本文將針對我國現階段高校文書檔案立卷改革的創新途徑展開討論。

高校文書；檔案立卷；改革；創新

目前我國許多高校在文書檔案管理中還存在著一系列的問題和不足，制約著高校文書檔案工作的開展效果，也不利于推動高校的健康長遠發展，針對這些問題采取相應的改革措施，全面加強高校文書檔案立卷工作的水平，對于高校而言已經顯現出很大的必要性。

一、現階段我國高校文書檔案立卷工作中存在的不足

（一）對文書檔案立卷工作重視不足。一些高校在進行工作重點分配時，往往只關注教育及管理等方面工作的開展，而對于文書檔案立卷工作僅僅是看作高校各項工作的一項附屬內容，因而常常得不到足夠的重視，無法認識到文書檔案立卷工作對于高校發展的重要價值，這也就導致了在文書檔案立卷工作中所投入的人力、物力、財力資源都相對不足，高校領導及教職工也往往不能積極主動地配合檔案管理人員做好立卷工作，導致檔案立卷所需要資料的完整性、規范性、可靠性難以得到保證，這也大大增加檔案管理工作開展的難度，檔案立卷工作的質量與效果十分不理想。

（二）文書檔案立卷工作技術水平低。當前階段，部分高校在文書檔案立卷工作的開展中依然使用傳統方法，手工編制目錄以及組卷裝訂，立卷煩瑣而且復雜，從資料收集鑒定、分類排列到案卷的目錄的編制和裝訂，步驟繁多，工作量大，不僅大大增加了管理人員的工作壓力，也難以保證檔案立卷及管理工作的開展效率。檔案管理人員在工作中因為疲勞、大意等因素導致的各類失誤，也會很大程度上影響檔案管理的工作水平，加強現代化信息化的檔案管理技術應用已經成為迫切要求。

（三）檔案管理隊伍建設存在不足。目前，高校文書檔案管理隊伍還不夠健全，整體素質與業務能力欠缺，工作效率并不高。專業從事案卷整理工作的人員相當缺乏，很多管理人員并沒有經過專業的文書檔案管理培訓，不熟悉檔案管理基本業務，從而影響到文書立卷的生成、立卷、歸檔等一系列操作流程。有些文書檔案管理人員雖然經過培訓，持有上崗證，但是不及時更新知識，了解文書檔案管理的先進動態，也會影響到文書立卷檔案管理工作。

二、高校文書檔案立卷工作改革創新的有效措施

（一）轉變思想觀念，加深對文書檔案立卷工作的認識。

一些高校對于文書檔案立卷工作重視不足主要是由于思想觀念守舊，對于文書檔案立卷工作的重要性缺乏深入的認識，這就需要首先從思想觀念上著手改變，應立足于當前高校發展的實際，從長遠發展的角度出發，認清文書檔案資源對于高校健康發展的重要指導價值，進而從高校領導牽頭加強對全體教職人員的檔案意識教育，提高高校所有成員對文書檔案立卷工作的重視，并積極配合檔案管理部門做好檔案收集、歸檔、立卷管理等工作。同時，還要加大對檔案管理工作的人力、物力、財力資源投入，加快檔案管理的信息化系統建設，提高檔案管理的整體水平與效率，充分發揮出檔案管理工作的服務功能，為高校各項工作的良好開展提供有力支持。

（二）提升技術水平，推動文書檔案管理的信息化發展。

在當前信息時代的背景下，高校文書檔案立卷工作的改革與創新也必然不能忽略對先進的信息化辦公技術的應用，這就需要高校注重對信息化檔案管理技術的引進，建立完整的信息化檔案管理軟硬件系統，并結合檔案管理人員對于新系統功能的實際需求，對信息化檔案管理系統進行完善。配合規范化的制度編制，以及對檔案管理人員信息化管理技術的培訓，使管理人員能夠有效利用信息化系統的功能，快速完成檔案信息的收集、整理、分類、目錄編制、組卷等工作，以此來減少工作人員的工作壓力，提高工作效率。此外，還應構建校園信息網絡，以便于檔案立卷工作的信息資料收集以及檔案資料的共享和利用，充分發揮檔案資源的價值。

（三）加強隊伍建設，提高檔案管理者專業素質與綜合能力。要實現高校文書檔案立卷工作改革與創新的目標，還需要加強高校檔案管理隊伍的建設，一方面，高校應注意對現有檔案管理隊伍成員的素質予以強化，組織專業化培訓，加強對檔案工作隊伍成員的資質認證與能力考核，并注重對檔案管理現代化理論與技術的培訓，做好對檔案管理人才的選拔與重點培養，著力提升隊伍的整體專業化素質與業務能力。另一方面，高校可以借助自身的優勢，在條件允許的情況下開設檔案管理專業課程，或以選修課的形式，從學生中培養檔案管理的相關人才，并于學生實習階段或畢業后選拔優秀人才留校工作，結合科學的人才激勵機制，充分激發檔案管理人才的創造潛能，為高校文書檔案立卷管理工作的改革與創新提供人才支持。

［1］劉曉菲.試論文書檔案管理中存在的主要問題及對策研究［J］.蘭臺世界，2015（S5）.

［2］金平.淺談文書檔案管理中的不足及改善方法［J］.經營管理者，2016（13）.