基層人事檔案規(guī)范化管理探討

文//新疆塔里木河流域巴音郭楞管理局博斯騰湖管理處　姜立新

基層人事檔案規(guī)范化管理探討

文//新疆塔里木河流域巴音郭楞管理局博斯騰湖管理處姜立新

隨著社會經(jīng)濟的發(fā)展，人才的作用日益凸顯，用好人、管好人成了各單位關(guān)注的重點。如何對人事檔案進行科學(xué)合理的管理，發(fā)揮人事檔案的最大作用，需要檔案工作人員作出努力。目前，各基層單位也越來越重視人事檔案管理工作，希望通過有效方法加強人事檔案的規(guī)范化管理。對此，本文進行了一定探討。

基層單位；人事檔案；規(guī)范化管理

人事檔案記錄了人才的各方面信息，包括個人基本情況、求學(xué)經(jīng)歷、工作經(jīng)歷、受獎懲情況、人事調(diào)動等等，是人事部門了解人才、任用人才的重要參考依據(jù)。鑒于這一點，各基層單位應(yīng)對人事檔案管理工作高度重視，做好基層人才的開發(fā)及選用，為基層工作做好服務(wù)。因此，基層人事檔案部門需加強規(guī)范化建設(shè)，促進該項工作順利開展。

一、人事檔案管理工作之重要性

人事檔案記錄著個人信息，是部門單位選用人員的依據(jù)，對個人工作及生活影響深遠。人事檔案不僅記錄了個人各方面的經(jīng)歷情況，還是個人品質(zhì)、能力的重要憑證，個人的勤、績、廉、德、能等信息皆于其中有所反映。人事檔案管理工作做得好不好，對于人力資源開發(fā)具有重大意義。另外，人事檔案在基層人員干部選拔、評優(yōu)評獎中皆具參考意義。而人事檔案管理工作之優(yōu)劣，將對基層員工之工作質(zhì)量與效率產(chǎn)生深遠影響。同時，人事檔案管理還是衡量基層單位、部門干部職工工作水平與能力的重要標(biāo)志。因而，做好人事檔案管理工作，及時收集、整理、保存人事檔案資料，利用好檔案資源，才能夠進一步推動基層單位工作的高效開展，發(fā)揮基層人才的最大作用。

二、如何優(yōu)化基層人事檔案規(guī)范化管理

（一）提高領(lǐng)導(dǎo)干部對人事檔案管理的認(rèn)識。檔案工作往往見效慢，容易受到基層領(lǐng)導(dǎo)干部的忽視。要想充分發(fā)揮人事檔案管理工作的效用，實現(xiàn)規(guī)范化的管理，需要基層單位領(lǐng)導(dǎo)對人事檔案工作引起高度重視，并提供一定的支持，這是做好人事檔案管理工作的重要前提。基層單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)提高認(rèn)識，將人事檔案管理工作作為日常管理事務(wù)來對待，將其納入議事日程，組建領(lǐng)導(dǎo)小組定期督查、指導(dǎo)該項工作，形成“主要領(lǐng)導(dǎo)重視抓、分管領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)抓、檔案人員具體抓”的良好格局，保障該項工作責(zé)任到人，高效開展。

（二）建立健全人事檔案管理制度。科學(xué)合理制度是干好基層人事檔案管理工作的保障。人事檔案管理工作紛繁復(fù)雜，特別是基層人事檔案管理內(nèi)容多而雜，煩瑣細(xì)碎，若缺乏制度的約束，將會使工作變得無據(jù)可依，無章可循，也難以調(diào)動檔案工作者之工作積極性。因而，需建立健全人事檔案管理制度，包括對文件的歸檔借閱、收集整理、核對保管、傳遞轉(zhuǎn)調(diào)等工作做好制度指導(dǎo)，使檔案管理人員嚴(yán)格按照制度辦事，避免人事檔案損壞、遺失等現(xiàn)象的發(fā)生。為避免重復(fù)工作，提高工作效率，還需對檔案的分類管理、加工裝訂、編排存放等工作進行嚴(yán)格規(guī)范，以利于檔案的便捷查閱和操作，提升檔案管理服務(wù)水平。此外，基層單位還需建立符合本單位實際的人事檔案管理考核制度，對人事檔案管理工作進行定性、定量的考核指導(dǎo)，實施動態(tài)化管理，進一步規(guī)范人事檔案管理工作。

（三）提升基層人事檔案管理人員的綜合素養(yǎng)。基層人事檔案部門要想實現(xiàn)規(guī)范化管理，還需要提升檔案工作人員的素質(zhì)，打造一支專業(yè)化人才隊伍。具體而言，基層單位需選拔一批具有高度責(zé)任意識、工作細(xì)心認(rèn)真、忠于職守、具有保密意識并掌握人事檔案管理專業(yè)知識的人才從事基礎(chǔ)人事檔案管理工作，并為其提供學(xué)習(xí)及培訓(xùn)的機會，使之與時俱進，掌握先進的理論知識和專業(yè)技能，更好地做好該項工作。另外，基層檔案管理人員還要加強制度學(xué)習(xí)，增強法律意識，并定期開展業(yè)務(wù)交流會，促進檔案人員相互學(xué)習(xí)，共同進步，以提升其綜合素養(yǎng)。

（四）加強對人事檔案的保密管理。保密工作是基層人事檔案管理的重要內(nèi)容，貫穿于人事檔案收集、存檔、整理、利用的每一環(huán)節(jié)，是確保檔案信息安全的有效手段。人事檔案管理部門應(yīng)提高員工對檔案工作的認(rèn)識，嚴(yán)格規(guī)范工作流程，對于單位職工重要的個人資料及涉密內(nèi)容要認(rèn)真保存，避免職工隱私及秘密泄露，確保單位工作的有序開展，提升單位公信力。此外，對于人事電子檔案應(yīng)確保網(wǎng)絡(luò)環(huán)境安全，有效防范病毒入侵和黑客攻擊，并對檔案進行加密保護，以防信息被篡改和泄漏。

三、結(jié)語

社會的發(fā)展以及人事制度的革新，對基層人事檔案管理工作提出了更高的要求。基層人事檔案工作者只有充分認(rèn)清社會發(fā)展形勢，了解人事檔案管理的重要性，提高工作認(rèn)識，加強專業(yè)知識學(xué)習(xí)，才能進一步優(yōu)化人事檔案管理模式，實現(xiàn)檔案信息的規(guī)范化、系統(tǒng)化、科學(xué)化管理，為基層單位的發(fā)展提供更好的服務(wù)。

［1］李增敏.淺議基層單位人事檔案管理［J］.黑龍江史志，2015（4）.

［2］李新梅.淺析基層單位人事檔案管理工作存在的問題及對策［J］.商，2015（27）.

［3］王鳳春.基層在編人事檔案管理規(guī)范化建設(shè)探討［J］.企業(yè)改革與管理，2014（10）.