完善社會保險檔案管理體制的幾點思考

文/青島市城陽區人社局　李萍

完善社會保險檔案管理體制的幾點思考

文/青島市城陽區人社局李萍

在社會保險制度的日益完善下，參保工作人員越發增多，在這樣的實際情況下，傳統的檔案管理模式已經不能滿足現代社會發展的多樣化需求，因此，對社會保險檔案管理體制進行完善，確保參保人的合法權益，這對于推動社會進步和發展至關重要。基于此，現對完善社會保險檔案管理體制的對策進行了探討。

社會保險；檔案管理；體制分析

在最近幾年來，隨著社會經濟的快速發展，我國各項制度都得以健全，在此基礎上，我國社會保障體系也得到了完善和發展。可以說社會保險體系是非常關鍵的一項體系，直接關系到我國社會的發展和進步。因此，下面分析了當前社會保險檔案管理中存在的問題，并提出解決問題的對策，希望能夠促進社會保障體系的發展。

一、分析社會保險檔案管理工作中存在的問題

（一）不健全的檔案管理制度。在檔案管理方面上，我國政府并未出臺很多制度，導致缺乏針對性和規范性。如：當前辦理社會保險的公眾越發增多，相應的報表、憑證、文件等也會逐漸增多，對應的管理工作也會越來越多。但從當前檔案管理實際情況來講，歸檔范圍、保管期限等都還沒有統一的、完善的標準，雖然我國各個地區對檔案管理都有相應的規章制度，但是從根本上還是很缺乏規范性。

（二）檔案管理意識淡薄。當前，我國檔案管理水平始終停滯不前，究其根本原因在于我國檔案管理意識淡薄。對于檔案管理領導來講，他們比較注重社會保險的效益，并不是重視檔案管理工作，甚至有的領導認為檔案管理工作毫無意義，因此，在宣傳檔案管理上、響應檔案管理制度上自然會出現缺位的狀況。同時，管理檔案的工作人員綜合素養低、工作能力低，致使檔案管理工作效果差。

（三）管理手段的滯后。在社會保險檔案管理中，多頭管理是最大的困難。我們都知道，社會檔案所牽扯的內容形式多樣，并且每一道環節都很復雜。每個用人企業、參保人員所需要的信息都是非常多的，并且其資料、信息等都是由多個部門保存和管理的，因此，在參保人查閱資料時，就需要到多個部門進行查閱，導致整個查閱過程非常復雜、麻煩，正因為如此，很多社會公眾都不愿意投保，覺得后續查看保險情況過于繁雜。

（四）檔案管理工作人員素養低。做好社會保險管理工作，既需要健全的管理體制，也需要高素質的管理人員。如果檔案管理工作人員具有較強的工作能力、工作素養，那么整個檔案管理工作也會變得井然有序。但結合我國檔案管理實際情況而言，很多社會保險檔案管理工作人員的綜合素養都很低，甚至有的檔案管理工作人員是兼職的，很難將自身全部精力投入到檔案管理工作中，從而致使社會保險檔案管理工作水平低。

二、健全社會保險檔案管理體制的對策

（一）社保檔案服務功能的充分發揮。在信息技術快速發展下，為檔案管理方式的創新奠定了堅實的基礎，實現檔案管理的人性化、智能化管理。社保紙質檔案在查閱中，既浪費時間，又很浪費力氣，同時在翻閱中還會破壞檔案。為了能夠進一步保護紙質檔案原件，便于參保人員的查閱，提高工作人員的工作效率，應在社保檔案管理中，加大資金投入力度，對各項軟件和硬件設施進行相應的完善，并在專業人員的帶領下，聘請專業的、高水平的電子化掃描公司，電子化掃描社保檔案，實現電子檔案的長久保存，進而促使紙質檔案轉變成為電子文化檔案，打造便民、惠民的快捷查詢通道，方便參保人的管理，也方便有關人員的工作。在檔案查詢軟件中，可以實現各項參保信息的查詢，為參保人提供出繼續參保、轉移保險、核發待遇等依據，在維護參保人合法利益的基礎上，提高社會保險工作效率。

（二）集中管理社保檔案，提高檔案管理的有效性。首先，重視分類管理。對文書檔案、業務檔案、會計檔案等實施歸檔組卷，在整理業務檔案中，按“戶”進行管理。其次，重視信息化管理。將傳統紙質檔案信息轉化成影像化和數字化信息，實現社保業務檔案的自動化、電子化。建立起社保檔案計算機檔案索引系統、歸檔編碼方案，在查閱自身資料中，不需要調取實體檔案原件，就可以利用計算機對圖片進行掃描，實現復制的功能。最后，綜合利用檔案，利用電子影像檔案管理信息系統，領取養老基金的人員，只需要在自動查詢機上輸入身份證號、個人密碼信息，就可以快速查詢到所需要的信息，在短短幾分鐘內就可以準確調檔，從而促使社會保險經辦服務的規范化、網絡化，可見，對社會保險管理體系進行充分的完善，既有利于提高社會保險工作效率，也有助于參保人員及時的、快速的查詢到相應的參保信息，但結合我國社會保險檔案管理體制實際情況而言，在具體實際工作中，還有很多不足之處，應對其相應的完善，促使社會保險檔案管理體制充分發揮作用。

（三）強化信息資源傳輸網絡化。利用作為檔案的實際價值，檔案信息化建設將會充分的、有效地對檔案進行利用。結合信息化建設這一核心，大力建設資源數據庫，并對信息資源進行深度開發，構建出特色的、專業的數字化信息資源庫，并將社會保險業務檔案作用充分發揮。一是，在社保檔案中，有關于參保單位、參保個人等信息都真實全面地記錄著，在分析有關于就業和失業的情況下，能夠為領導決策和建設業務等提供服務。同時在加強職業技能訓練、解決享受低保、就業援助工作對策等方面上起到了積極的作用，并為政府制定決策提供出真實可靠的數據。二是，為企業參保工作人員不足工齡、為企業職工找回參保依據、轉移養老保險等提供出合理的、有效的憑據。

三、結束語

總而言之，在完善社會保障體系中，社會保險檔案管理也必須要進行相應的完善。做好上述所講的各項工作，進一步提高社會保險檔案管理的合法性、規范性，從最大程度上確保檔案管理工作充分發揮其作用，在維護社會公眾合法權益的基礎上，進一步促進社會保障體系的有序發展。

［1］李建東.加強社會保障檔案管理工作之淺見［J］.黑龍江檔案，2014（03）.

［2］姚麗，李晰彬.社會保障檔案管理的思考［J］.辦公室業務，2014（01）.