辦公室文書檔案管理效率的提升對策研究

文/青島市教育局基建辦公室　孫述剛

辦公室文書檔案管理效率的提升對策研究

文/青島市教育局基建辦公室孫述剛

信息化的到來給檔案管理工作帶來了較大的影響。辦公室文書檔案管理工作也面臨著非常關鍵的技術改革。本文從辦公室文書檔案管理現狀入手，提出了辦公室文書檔案管理效率的提升對策。

辦公室；文書檔案；管理效率；提升

辦公室文書檔案一般保存的是行政管理、黨務管理的相關資料，其作用是為實現對各項管理工作的有效記錄，全面的提升辦公室文書檔案管理工作的效率，能夠有效地推動單位內各項工作的有效發展與運轉。因此，全面實現辦公室文書檔案管理效率的提升有著非常重要的意義。

一、辦公室文書檔案管理現狀

（一）辦公室文書檔案管理建設力度較低。一般情況下，辦公室文書檔案均存放在庫房的底部，而這些地方往往不通風、空氣較為潮濕，非常利于辦公室文書檔案管理工作的正常開展，再加上部分紙質的檔案已經非常的陳舊，檔案的存放區域也有著較大的限制，限制了辦公室文書檔案管理效果的提升。

（二）辦公室文書檔案管理工作重視程度較低。當前不論在企事業單位還是行政單位對于辦公室文書檔案管理工作的重視程度并沒有達到辦公室文書檔案管理工作應有的水平。辦公室文書檔案管理人員往往綜合素質較低，并沒有專業的辦公室文書檔案管理人員，辦公室文書檔案管理工作的規章制度也不夠完善，這在很大程度上均是由于對辦公室文書檔案管理工作的不重視。

二、辦公室文書檔案管理效率提升對策

（一）增強對辦公室文書檔案管理工作的重視，增加資金投入。針對當前辦公室文書檔案管理工作重視程度較低的情況，應當全面的增強辦公室文書檔案管理工作的重視程度。在具體的實施過程中，各個單位的領導與管理人員必須首先認識到辦公室文書檔案管理對于整個企業單位運行的重要性，要緊跟時代發展的步伐，不斷轉變思想觀念，增強辦公室文書檔案管理工作的責任感和緊迫感，充分認識辦公室文書檔案管理工作的重要性，將辦公室文書檔案管理工作同其他工作一起作為一個整體統一協調管理，并針對不同工作崗位的工作性質配置專門恰當的工作人員，專人負責，各負其責，把交通檔案管理信息化工作抓好；其次，針對當前辦公室文書檔案管理保存條件較差的情況，應當增加對辦公室文書檔案管理工作的資金投入，特別是辦公室文書檔案保存環境應當設置通風條件較好，干燥的環境中，為辦公室文書檔案管理工作的高效開展打下良好的物質基礎。

（二）構建完善的辦公室文書檔案管理工作制度。無規矩不成方圓，在進行辦公室文書檔案管理工作中也應當構建出完善的辦公室文書檔案管理工作規章制度。在具體的實施過程中，應首先對當前的辦公室文書檔案管理工作制度進行針對性的分析，將辦公室文書檔案管理工作最新需求加入到規章制度中。同時，在具體的完善過程中，可選取聽證制度，邀請各大專家、學者、辦公室文書檔案管理工作技術人員等進行聽證，這對于保證辦公室文書檔案管理規章制度的科學性與可行性有著非常重要的作用。其次，在辦公室文書檔案管理制度運行的過程中，應采取動態性的調整策略，保證辦公室文書檔案管理制度更好地服務于辦公室文書檔案管理工作而并非限制辦公室文書檔案管理工作的有效開展。

（三）增強交通檔案管理信息化建設技術人員的綜合素質。針對當前辦公室文書檔案管理技術人員水平綜合素質較低的情況，應針對性的增強辦公室文書檔案管理設技術人員的綜合素質。在具體的實施過程中，應首先從源頭上進行控制，源頭控制可以從三個方面入手，一是從招聘環節入手，適當的針對性的提升辦公室文書檔案管理人員的招聘條件，更多的招聘一些與信息化建設相關的專業人員，同時，針對當前辦公室文書檔案管理的情況，適當的增加辦公室文書檔案管理工作的待遇，從而更好地吸引優秀的畢業生前來應聘。二是制定出完善的在職培訓策略，結合辦公室文書檔案管理所需的具體信息化技術，對已經在職的辦公室文書檔案管理工作人員與新入職的工作人員進行針對性在職培訓，從而有效的保證技術人員的辦公室文書檔案管理水平得到不斷的提升。第三，構建出與培訓工作相適應的考核機制，從而更好地提升培訓工作的有效性，另外，在考核的工作中，應注意考核工作的多樣化，轉變傳統的僅僅進行理論考核的方式，應多采用一些互動性考核，并將具體的考核結果與員工的晉升、薪酬等方面相聯系，更好的保證培訓工作與考核工作的效果，防止出現流程化與形式化。

三、結束語

辦公室文書檔案管理工作有著非常重要的作用，但是隨著現代化技術手段的不斷革新，辦公室文書檔案管理工作也應當及時地適應時代的變化，從自身的實際情況出發，采取針對性的措施提升辦公室文書檔案管理工作的效率。

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