加強(qiáng)煤礦企業(yè)文書檔案管理的信息化建設(shè)研究

文/國投哈密能源開發(fā)有限責(zé)任公司 馬麗燁

加強(qiáng)煤礦企業(yè)文書檔案管理的信息化建設(shè)研究

文/國投哈密能源開發(fā)有限責(zé)任公司 馬麗燁

最近幾年以來計(jì)算技術(shù)發(fā)展迅速，煤礦企業(yè)的辦公也逐漸實(shí)現(xiàn)了自動(dòng)化管理，這樣一來傳統(tǒng)的文書檔案管理方式已經(jīng)逐漸不能滿足實(shí)際工作所需，必須要對其進(jìn)行改革和完善，全面加強(qiáng)信息化建設(shè)。本文對此進(jìn)行了深入分析，首先闡述了煤礦企業(yè)文書檔案管理信息化的意義，其次對目前存在的問題進(jìn)行了研究和討論，并提出了幾點(diǎn)加強(qiáng)信息化建設(shè)的有效措施。

煤礦企業(yè)；文書檔案管理；信息化建設(shè)

技術(shù)發(fā)展迅速，信息化時(shí)代逐漸到來。計(jì)算機(jī)逐漸滲透進(jìn)了社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域，煤礦企業(yè)也不例外。在這樣的社會(huì)大環(huán)境下，傳統(tǒng)的文書檔案處理方式已經(jīng)不能很好地適應(yīng)時(shí)下發(fā)展需要，弊端越來越明顯。對此，煤礦企業(yè)管理人員一定要加強(qiáng)重視，看清眼下形勢，在開展文書檔案管理工作的時(shí)候適當(dāng)引入計(jì)算機(jī)技術(shù)，對全部檔案資料實(shí)施信息化管理，加強(qiáng)企業(yè)信息化建設(shè)，這樣才能為企業(yè)的健康發(fā)展提供有力保障。

一、煤礦企業(yè)實(shí)行文書檔案管理信息化的意義

（一）實(shí)現(xiàn)信息互聯(lián)。將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換成電子版后其存儲(chǔ)方式發(fā)生了巨大的改變，相較于傳統(tǒng)檔案管理來說占據(jù)很大優(yōu)勢。有些企業(yè)出現(xiàn)大量的閑置信息，不僅增大了信息查詢難度，也導(dǎo)致資源被嚴(yán)重浪費(fèi)。眼下計(jì)算機(jī)技術(shù)發(fā)展迅速，將計(jì)算機(jī)應(yīng)用在文書檔案管理中，可以建立一個(gè)良好的信息互聯(lián)系統(tǒng)，使得檔案管理途徑變得更多，信息資源得到了更大的開發(fā)，進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)了資源共享。為日后工作提供了一定的便利性。

（二）增強(qiáng)管理效果。實(shí)施信息化管理之后，計(jì)算機(jī)技術(shù)將會(huì)全程貫穿文書管理的每一環(huán)節(jié)，將檔案管理者的工作難度大大降低，同時(shí)也縮短了工作時(shí)間。如果檔案資料需要修改，直接使用計(jì)算機(jī)操作即可快速找到目標(biāo)文件，隨機(jī)完成修改，包括檔案的閱覽、統(tǒng)計(jì)等都可以使用計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)，有效節(jié)省了時(shí)間和精力。

（三）改變信息傳輸方式。以往在進(jìn)行檔案長距離傳遞的時(shí)候主要是依靠郵政系統(tǒng)，傳送時(shí)間長，意外情況多發(fā)，一旦出現(xiàn)損壞，會(huì)給企業(yè)帶來嚴(yán)重的經(jīng)濟(jì)損失。實(shí)現(xiàn)電子化管理后，以文件的方式在線傳輸，在提高傳輸速度的同時(shí)也保證了信息安全。

（四）保證檔案儲(chǔ)存的穩(wěn)定性。文書檔案實(shí)現(xiàn)信息化管理后，檔案保存的時(shí)間更長，不會(huì)受到任何外界環(huán)境變化的影響。存儲(chǔ)載體多種多樣，方便管理、攜帶與查閱。

二、煤礦企業(yè)文書檔案管理信息化管理存在的問題

（一）電子文件保密性存在問題。由于網(wǎng)絡(luò)的特殊性導(dǎo)致電子檔案的內(nèi)容變化多端，穩(wěn)定性較差，內(nèi)容很容易被篡改，同時(shí)存在黑客攻擊、病毒侵入等大量的安全隱患。一旦檔案被人惡意篡改，根本不會(huì)留下任何痕跡，很難確認(rèn)檔案是否真實(shí)。

（二）管理人員上比較缺乏。文書檔案管理信息化從根本上來說就是將計(jì)算機(jī)技術(shù)融入進(jìn)檔案管理中，這樣在管理人員方面上的要求就變得更高，必須要高素質(zhì)的復(fù)合型人才才能很好地勝任此工作。而對于目前來說，這方面的佼佼者異常匱乏，少之又少，導(dǎo)致很多設(shè)備都無法充分發(fā)揮自身的使用價(jià)值，這樣一來檔案管理工作也稱不上信息化。

三、加強(qiáng)煤礦企業(yè)文書檔案管理信息化的相關(guān)建議

（一）建立文書檔案管理部門。煤礦企業(yè)必須要根據(jù)實(shí)際需要建立一個(gè)獨(dú)立的、專業(yè)的文書檔案管理部門，選派一些優(yōu)秀的管理人員組建一個(gè)文書資料“收集網(wǎng)絡(luò)”，命其負(fù)責(zé)整個(gè)企業(yè)的文書檔案管理工作。管理部門也要做好本職工作，嚴(yán)格管理好每天收集到的所有所有檔案資料，并做好檔案的歸納、整理和分類，同時(shí)認(rèn)真登記，嚴(yán)格核實(shí)，保證在需要的時(shí)候能夠做到“有據(jù)可查”。所有資料都要保持完整，完全符合相關(guān)規(guī)定。

（二）加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)力度。企業(yè)管理層應(yīng)該加強(qiáng)管理，在檔案信息系統(tǒng)的內(nèi)網(wǎng)和外網(wǎng)之間做好隔離措施，避免系統(tǒng)受到不法分子的惡意侵入，保證檔案信息的安全性。具體措施如下：1.首先設(shè)置好路由器，屏蔽一切不需要的IP地址，有選擇性的放入IP，保證整個(gè)系統(tǒng)的安全性。2.然后設(shè)置好防火墻。這樣可以對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控，將所有的惡意操作全部禁止。同時(shí)也可以監(jiān)控所有的用戶訪問記錄，一旦發(fā)現(xiàn)有不法分子侵入立即就會(huì)立即發(fā)出警報(bào)。

（三）建立高素質(zhì)的管理隊(duì)伍。要想從根本上實(shí)現(xiàn)煤礦企業(yè)文書檔案管理的信息化建設(shè)，首先要做的就是加強(qiáng)檔案管理人員的素質(zhì)建設(shè)。定期進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)和職業(yè)道德教育，有針對性地設(shè)置培訓(xùn)內(nèi)容，其中包括：計(jì)算機(jī)技術(shù)培訓(xùn)、檔案管理技術(shù)培訓(xùn)以及設(shè)備操作培訓(xùn)等。與此同時(shí)領(lǐng)導(dǎo)層也要給予適當(dāng)?shù)墓膭?lì)，引導(dǎo)員工學(xué)會(huì)自主學(xué)習(xí)，豐富自身經(jīng)驗(yàn)，自覺樹立良好的終身學(xué)習(xí)意識，不斷提高自身的專業(yè)技能和道德素質(zhì)，以便更好地適應(yīng)時(shí)代發(fā)展需要。除此以外，企業(yè)也要適當(dāng)加大硬件設(shè)施的投入力度，使得員工能夠充分發(fā)揮所學(xué)知識，從而為企業(yè)發(fā)展貢獻(xiàn)一分力量。

四、結(jié)束語

綜上所述，眼下網(wǎng)絡(luò)技術(shù)不斷發(fā)展，以往傳統(tǒng)的文書檔案管理方式已經(jīng)逐漸被社會(huì)所淘汰，對此煤礦企業(yè)必須要加強(qiáng)文書檔案管理的信息化建設(shè)，適當(dāng)引入計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，做好網(wǎng)絡(luò)安全維護(hù)，同時(shí)加強(qiáng)人員培訓(xùn)和教育，從根本上實(shí)現(xiàn)文書檔案管理的信息化，滿足企業(yè)發(fā)展的實(shí)際需求，使文書檔案將自身的實(shí)用價(jià)值充分發(fā)揮出來，從而為煤礦企業(yè)的健康、可持續(xù)發(fā)展提供有力保障。

[1]姚鳳琴.分析檔案管理信息化建設(shè)所面臨的問題與對策[J].華章,2012,(19):23-25.

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