試論信息化背景下高校檔案管理制度的建設

文/寧夏大學民族預科教育學院 馬偉

試論信息化背景下高校檔案管理制度的建設

文/寧夏大學民族預科教育學院 馬偉

檔案工作是一項重要的社會性的信息服務工作，它不僅僅是簡單地對檔案進行管理，而是為了充分開發檔案利用的現實價值，從而推動檔案工作的發展。目前，高等教育發展進入一個新的發展階段，將信息技術應用作為中心，也推動了檔案管理的改革和發展。本文闡釋了在信息化背景下，高校檔案管理制度存在的問題，并提出了發展的對策。

信息化背景；高校；檔案管理；制度；建設

高校檔案管理工作具有多方面的功能，其可以涉及高校教學、科研、后勤管理等各個環節。在信息化背景下，高校的信息化建設是時代發展的必然要求，因此，高校檔案管理工作也要緊跟時代的發展步伐，引入信息技術手段和方法，促進高校檔案管理工作的信息化程度的提高。目前，在信息化背景下，我國高校檔案管理制度建設還存在一些問題，因此，研究者應及時總結經驗，推進高校檔案管理制度的信息化建設。

一、高校檔案管理制度信息化建設中存在的問題

（一）缺乏管理意識，管理觀念落后。目前，在高校中，領導者和有關的負責人沒有充分認識到檔案管理信息化建設的重要意義，因此，在檔案管理信息化建設上發展比較緩慢。高校領導者認為這一項工作是由學校檔案部門進行負責，因此，忽略了高校檔案管理工作。同時，高校檔案管理人員對高校檔案信息化建設的作用認識不足，仍然按照傳統的檔案管理的方式和方法，堅持傳統的檔案管理觀念，從而影響了高校檔案管理信息化建設的進程。

（二）信息化建設基礎硬件設備比落后，缺乏資金投入。在信息化背景下，高校檔案管理需要借助計算機和有關軟件的支持，才能開展信息化檔案建設工作。因此，這就對計算機硬件、軟件以及人員的素質提出了較高的要求。但是，這項工作是一個系統性、長期性的項目，比如要不斷進行資金的投入，從而用來支持高校檔案管理建設。但是，用于高校建設的經費有限，高校大多重視對教學、科研的投入，相對忽視檔案管理信息化建設的資金，從而不能持續支持檔案管理工作的開展。所以，基礎硬件設備和軟件也比較落后。

（三）網絡安全隱患。隨著現代技術的發展，為學校提供了更多發展的契機，計算機技術為檔案管理工作提供了極大的便利，但是也加大了檔案管理的難度，給檔案管理工作帶來的挑戰。網絡具有開放性、包容性。因此，要求公開信息資源，實現資源的共享，而另一方面，也需要保護一些人的隱私，防止被侵害。但是，目前越來越多的信息安全事件也逐漸增加，在高校檔案管理的信息中，可能包含著重要的機密，影響著學校的發展。因此，若發生信息泄露的情況，將會嚴重損害學校的發展。

（四）工作量大，效率低下。高校檔案管理工作的任務比較繁重，很多檔案都是紙質的檔案，在進行分類和校對時，往往需要耗費大量的人力、物力，而且花費的時間比較長，在管理時效率不高。

二、信息化背景下加強高校檔案管理制度的對策

（一）高校檔案管理模式的優化。高校檔案的管理模式可以分為兩種，一是納入管理模式，二是非納入管理模式。納入管理模式主要是在本校檔案館中實現對檔案的管理。非納入管理模式具有多種不同的表現形式，由于檔案管理的類別不同，因此，管理模式也不同。比如，人事部門負責管理高校的人事檔案，教務處負責管理學生檔案。在對檔案進行管理時，檔案管理人員要進行合理的分工，實現檔案信息資源的有利共享，提高檔案的使用率。

（二）充分認識到高校檔案管理信息化建設的重要性。在信息化背景下，高校領導者和管理人員要強化對高校檔案管理信息化建設的認識，充分認識到其建設的重要性。轉變傳統的檔案管理的理念，加強檔案管理人員的信息化建設的意識，提高他們的自覺意識，使他們不斷學習，以便可以更好地開展檔案管理工作。

（三）加大檔案管理信息化建設資金投入。在高校檔案管理制度信息化建設中，需要計算機硬件設備和軟件的支持，因此，高校要加大資金的投入，完善相關的硬件和軟件設備。同時，高校還要重視加強對檔案管理人員的培訓，使他們接受新的信息管理的理念，促進他們的整體素質的提高。

（四）完善檔案管理的信息安全措施。高校檔案具有一定的機密性，其包括了很多重要的機密信息，關系到高校的發展，因此，要加強對檔案信息的安全管理。所以，高校可以按照保密性劃分不同的等級，然后，可以設置一定的權限，只有確認身份安全之后，才允許獲得訪問權限。同時，要制定嚴格的管理流程，促進檔案管理制度的標準化、規范化，并且要采取有效的監控手段等，增強網絡的安全性。

三、結語

在信息化建設中，高校檔案管理工作是其中一項重要的工作，也可以促進教學、科研活動的展開。因此，高校領導和有關管理人員要重視檔案制度建設的重要性，優化高校檔案管理模式，充分認識到高校檔案管理信息化建設的重要性，加大檔案管理信息化建設資金投入，完善檔案管理的信息安全措施，有利于推進高校檔案管理的發展。

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