信息化背景下電力企業檔案管理面臨的問題與對策探析

文/湖北正源電力有限公司 鄢秀清

信息化背景下電力企業檔案管理面臨的問題與對策探析

文/湖北正源電力有限公司 鄢秀清

現今社會中，各行業都不能夠缺少信息技術。信息化的新背景下，電力企業也逐步融入了信息化的整體進程中。針對電力企業而言，檔案管理構成了日常管理中的重要部分。信息化在很大程度上減少了紙質檔案，引入了信息化的新型檔案管理方式。從電力企業本身來講，有必要明確信息化形勢下檔案管理現存的問題；結合檔案管理的真實狀況，探求具體的完善對策。

信息化；電力企業；檔案管理；面臨的問題；對策

在傳統管理中，電力企業保留的檔案通常為紙質檔案。然而經過較長時間，紙質檔案很容易遭受腐蝕，因而在查閱檔案時很難辨認檔案中的字跡。相比來看，信息化檔案具備了顯著的技術優勢，可以為電力企業節省更多資源，與此同時也增加了日常管理中的便捷性。在信息化形勢下，電力企業需要轉變認識，明確日常檔案管理中的難點和弊端。企業在引入信息化管理的進程中也需要因地制宜，完善各環節的電力檔案管理，密切結合檔案管理與信息化的進程。

一、現存的問題

在傳統管理中，電力企業需要耗費較長時間用來查找檔案；與此同時，電力檔案的歸檔以及日常管理都包含了煩瑣的流程。進入新時期后，信息化改變了電力檔案原有的管理狀態。在信息化手段的輔助下，檔案管理人員就可以通過掃描檔案，把有關的數值和信息存儲于硬盤。后期如果需要調取，那么只要遵照特定的檢索流程就能夠查閱信息。引入信息化的新模式后，企業內部的有關部門也可以分享實時性的檔案信息，便于共享檔案資源。然而從現狀來看，電力企業在信息化形勢下的檔案管理并沒有達到成熟，仍暴露了如下的缺陷：

（一）針對電力檔案的信息化管理，有關人員仍欠缺必要的關注度。從認識層面來講，檔案管理的相關人員并沒能給予重視，通常覺得引入信息化的手段會浪費電力企業的更多資源，因而持有排斥的心態。從企業本身來看，電力企業也沒能投入足夠資金用來構建信息化管理，因而很難確保實時性的檔案更新。在這種狀態下，檔案管理就容易暴露很多的缺陷。

（二）信息化雖然給檔案管理帶來了便利，但同時也威脅到最根本的檔案安全性。信息化模式的檔案管理有助于簡化操作，然而相關人員卻很難在根本上保障檔案的完整及安全性。某些情況下，檔案即便遭到篡改，管理人員也很難查出篡改后的線索。因此，電力企業亟待增加必備的安全防控手段，以此來保障檔案內部的信息完整。

（三）電力檔案在信息化管理的新形勢下，亟待引進新型的管理人才。然而，電力企業現有的檔案管理者通常沒能熟悉信息化的檔案操作流程，無法妥善防控信息化帶來的隱患和威脅。企業由于欠缺專門用于管理檔案的新人才，因而無法在根源上提升信息檔案管理的實效性。

二、探析完善對策

（一）切實轉變認識。近些年來，電力行業正在迅速擴展規模，與之相應的電力企業也獲得了顯著的進步和發展。在新的形勢下，電力企業保存下來的檔案總數也會變得更多。企業檔案記載著珍貴的信息，可以為企業后期的各類決策提供參照。由此可見，電力企業有必要妥善保存并且利用檔案，做好實時性的檔案管理。完善檔案管理，需要借助新式的信息化途徑和手段。作為企業內部的檔案管理人員，就有必要轉變不適當的認識，真正意識到信息化對于電力檔案管理的重要價值。只有從根源上扭轉了認識，才能夠真正接受新時期的信息化檔案管理。

（二）保障檔案安全。信息化不僅增加了便利，同時也帶來了隱患。這是由于，信息化狀態下的企業電力檔案更容易被篡改或者竊取。為保障最根本的檔案安全，電力企業有必要設置安全管理的規程，同時采取必備的防控手段來杜絕安全隱患。針對企業現有的重要檔案，管理人員需要給予必要的加密，同時重視查閱檔案過程中的監管，杜絕惡意盜取信息的情況發生。

（三）構建優質的檔案管理隊伍。做好信息化新時期的電力檔案監管，關鍵點就是培育優質的信息化人才。電力企業只有引入了信息化的新型人才，才能有助于完善現存的檔案管理。從企業角度來看，就是要為檔案管理的有關人員提供必備的培訓，讓管理人員明確信息化的具體管理措施。提升人員素質，這樣做有助于全面防控檔案管理中的各種隱患以及風險，同時也健全了檔案信息化管理中的相關操作。

三、結束語

從表面來看，電力檔案的保存和管理都是較容易的。然而實際上，檔案管理涉及了較多繁雜的流程和步驟。電力企業的有關人員如果忽視了細節管理，那么很容易造成電力檔案遺失或者破損的發生。面對信息化的時代背景，電力企業應當認可并且接受信息化的電力檔案管理，在此基礎上更新現存的管理模式。然而截至目前，信息化的檔案管理仍沒能達到完善，有待長期的改進。未來的實踐中，電力企業的相關人員還需要不斷摸索經驗，從而服務于檔案管理綜合質量的提高。

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[2]張惠芳.探析信息化背景下電力企業檔案管理面臨的問題與對策[J].黑龍江科技信息,2014(14):150.

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