高校二級單位聲像檔案立卷歸檔流程研究

文/賀州學院校長辦公室 梁驍；賀州學院監察處 余義文

高校二級單位聲像檔案立卷歸檔流程研究

文/賀州學院校長辦公室 梁驍；賀州學院監察處 余義文

本文針對當前高校二級單位聲像檔案立卷歸檔存在的主要問題，提出要明確其立卷歸檔范圍、要求，結合實際設計出高校二級單位聲像檔案立卷歸檔流程，并對各流程環節的職責分工、標準和要求加以規范。

高校二級單位；聲像檔案；立卷歸檔流程

隨著我國高等教育的快速發展及現代辦公設備的普遍應用，高校二級單位在各項工作中形成的聲像檔案越來越多，它們直觀生動地記載著各項工作的開展情況。然而，由于聲像檔案在檔案管理中較容易被忽視，高校二級單位在聲像檔案立卷歸檔方面還存在一些問題，因此探索一個適合高校二級單位實際的聲像檔案立卷歸檔流程已刻不容緩。

一、當前高校二級單位聲像檔案立卷歸檔存在的主要問題

（一）立卷歸檔不及時。由于部分二級單位專(兼)職攝錄人員甚至有的兼職檔案員對聲像檔案的了解和認識不足，只有文書檔案意識，而聲像檔案意識缺乏，他們所認為的檔案就是上級來文、紅頭文件等，因此對在學校或本單位各項活動中形成的照片、影音錄制資料等聲像檔案則不知道也應該收集和立卷歸檔，認為誰形成就歸誰掌握，將其視為個人的勞動成果。時過境遷之后, 對于個人來說，有些聲像資料成為無用資料，失去保存價值， 因而被個人隨便處理掉，但這些聲像檔案對本單位或學校來說是珍貴的，卻因沒有及時立卷歸檔而造成了無法彌補的后果。

（二）立卷歸檔不規范。部分二級單位兼職檔案員對聲像檔案整理歸檔業務不清楚，沒有規定統一規范的聲像檔案立卷歸檔范圍和要求,多按個人習慣進行整理。對已形成的聲像檔案沒有輔以文字說明或文字說明過于簡單，以致難以確認聲像檔案的類別。于是造成有些照片與底片分離，有些錄像母帶遺失，尤其在面對積存的聲像檔案整理難度大時，聲像檔案整理歸檔毅然被放棄，最終導致聲像檔案的長期保存和開發利用受到嚴重影響。

（三）立卷歸檔不完整。高校中有些二級單位在舉行重要會議或開展重大活動時，檔案管理意識淡薄，從會議 (活動)籌備到結束沒有貫穿始終的檔案管理和服務工作。雖然專門安排了攝錄像人員，并獲得了大量珍貴的聲像資料,但歸檔要求缺乏協調統一性，也未制定相應的控制措施。會議 (活動)結束后，所形成的聲像檔案資料仍然各歸各處，有價值的聲像檔案丟失無法避免。有的二級單位工作人員從自身工作便利出發,聲像檔案未交給兼職檔案員進行立卷歸檔，個人私自分散保存。高校發展過程中，二級單位人員調動和機構調整時有發生，人員調動和機構調整后，沒有辦理聲像檔案移交手續，導致聲像檔案或無人控制，或無形流失。最終導致單位聲像檔案不完整。

上述問題充分說明要改變高校聲像檔案歸檔率低、流失大、保護開發利用難的狀況，必須從高校二級單位聲像檔案的立卷歸檔流程上進行改革。

二、高校二級單位聲像檔案立卷歸檔流程研究

（一）明確立卷歸檔范圍。要做好高校聲像檔案的立卷歸檔工作,必須有明確的立卷歸檔范圍，只有明確范圍，各二級單位收集和立卷歸檔才能按要求進行。當今高校聲像檔案立卷歸檔范圍應從以下幾方面予以規定:1.體現二級單位主要業務活動和工作業績和成果的聲像檔案；2.各級領導和著名人士參加二級單位重大公務活動的聲像檔案；3.記錄本校召開的國際、國內學術會議等各類重要會議、慶典等重活動、重大事件的聲像檔案；4.歷屆畢業生集體合影，民主黨派、無黨派人士、海內外校友活動，博士、碩士論文答辯，學生重要社團活動，歷屆運動會、軍訓等的聲像檔案；5.記錄二級單位重大事項的聲像檔案，包括重大事件、重大事故、異常情況和現象等；6.其他珍貴的聲像檔案。

（二）確定立卷歸檔要求。高校各二級單位應集中統一管理自身聲像檔案，以保證聲像檔案的完整性、準確性、系統性和安全性。具體要求如下：1. 聲像檔案應為原版原件，特殊情況下也可是基于原版編輯制作的聲像制品；編輯制作的聲像制品內容要真實，復制品與原件要一致；2.照片與底片影像應一致，并同時歸檔。數碼照片使用JPEG、TIFF格式采集，其中JPEG格式文件不低于900k，TIFF格式文件不低于10M。3.聲像檔案保存前應在相應設備上演示或檢測，以確保其圖像清晰、聲音清楚，保存歸檔時應選用安全穩定的介質，保存的聲像檔案內容必須完整準確。4.應由承辦活動的二級單位編寫文字說明，并隨聲像檔案一同立卷歸檔。若聲像檔案為單張照片，編寫說明則以張為單元，若聲像檔案為聯系密切的一組照片，則可編寫組合說明。若聲像檔案為錄音錄像帶、光盤，編寫說明則以盒或盤為單元。5.聲像檔案文字說明字數一般不超過200字，反映聲像檔案的全部信息的文字說明要通順、簡潔且具有概括性。（1）照片檔案的文字說明包括時間、地點、人物及其職務、事由、背景、攝影者等。如為數碼照片,其文件名應包含照片事由、時間、地點、人物及其職務。畢業生畢業證照片應說明二級學院名稱、年級、姓名、學號等。如為數碼照片,其文件名應包含學院名稱、年級、姓名、學號。（2）錄像檔案要標注事件名稱、錄制二級單位、地點、放映時長、攝制日期、密級等。如為數碼影像,其文件名應包含事由、時間、地點、人物及其職務。（3）錄音檔案文字說明應包括講話人姓名、職務、事由，以及講話錄制時間、地點、時長、密級等。如為數碼錄音,其文件名稱應包含事由、時間、地點、人物及其職務。

（三）規范立卷歸檔流程。1.采集整理。學校和二級單位每次開展活動時，應安排攝錄人員對活動的現場情況進行攝錄。活動結束后，在五個工作日內，聲像檔案攝錄的執行單位或兼職攝錄人員要對本次活動形成的聲像資料進行剪輯，其過程為初步篩選、鑒別和整理，在剪輯過程中應選擇聲音和圖像清晰、完整的資料，作為一組聲像檔案反饋給活動承辦單位的兼職檔案員。2.精選歸檔。活動承辦單位兼職檔案員在接到攝錄單位或攝錄人員反饋的聲像檔案后，以聲像檔案立卷歸檔范圍和要求為基本準則來精選聲像檔案，精選出的聲像檔案要有代表性，能體現主題內容、主要人物和場景特色等，轉入下一立卷歸檔流程，對不需歸檔的聲像資料加以剔除。3.編寫文字說明。在五個工作日內，活動承辦單位兼職檔案員對其精選歸檔的聲像檔案逐個編寫文字說明。主要包括:（1）事由，即事物、 活動的情由；（2）時間，即聲像檔案所攝錄活動開展、事物產生或變化的時間及其攝錄時間；（3）地點，即聲像檔案所攝錄活動或事物的具體地點；（4）人物，即所攝錄聲像檔案中主要人物的姓名、身份，在聲像檔案中所處位置(例如: 前排右二)；（5）背景，即影響聲像檔案主題的背景；（6）聲像檔案的攝錄單位名稱和攝錄人姓名，即攝影者。文字說明編寫完成后，對屬于學校級別的活動的聲像檔案返回攝錄單位，由攝錄單位轉入以下各立卷歸檔流程；屬于二級單位活動的聲像檔案則由活動承辦單位轉入以下各立卷歸檔流程。4.分類歸檔。聲像檔案分類標準是載體類別、年度、問題(內容、事由)和保管期限。聲像材料的形成有其自然規律，具有成套性特點，彼此間相互聯系，因此聲像檔案進行分類時，應遵循其自然形成規律，保持其有機聯系，注意其特點，以便于保管和利用。5.歸檔組卷。一般來說，聲像檔案的組卷方式主要按專題或事件、內容進行。照片檔案與照片相對應的電子文件和光盤的組卷要一致,并注明參見號，即與照片檔案對應的紙質文件材料所保存的檔號。建立數碼照片文件夾，以專題或事件、內容命名，把一組聯系密切的數碼照片存放在一起。一些載體聲像檔案如錄音錄像帶、電影膠片、光盤(含數碼照片光盤)等，組卷時則按其相應的載體盒(盤)進行。6.編制檔號：按照聲像檔案分類編號方法編制,按年度—分類—卷(冊、盒、盤)—件數編制檔號。照片檔案的檔號按其形成年度的分類順序排列，其組成要素分別為分類號、保管期限、卷號(冊號)、張號；數碼照片的檔號的組成要素分別為分類號、事件順序號、照片順序號，所有照片進行編號，且其編號與文字說明編號必須一致；其他載體聲像檔案按以下順序進行編號，即載體類別、年度、保管實體。7.電腦著錄：以卷為單位，根據材料內容擬定檔號、案卷題名、編制單位、編制日期、保管期限等各著錄項目。基于活動承辦單位兼職檔案員對檔案資料完成文字說明著錄，屬于二級單位的活動的聲像檔案由活動承辦單位兼職檔案員將聲像資料內容對照必著項逐份錄入專用的聲像檔案管理系統；屬于學校級別的活動的聲像檔案由攝錄單位兼職檔案員將聲像資料內容對照必著項逐份錄入專用的聲像檔案管理系統。8.打印目錄：聲像檔案應分別編制涵蓋卷(冊、盒、盤)號、內容、制作者、密級、保管期限、參見號、備注等項目的檔案目錄。照片檔案編制目錄時應以冊為單位，同時每冊也要編制目錄，即卷內目錄；聲像載體類檔案，如錄音錄像帶、電影膠片、光盤(含數碼照片光盤) 編制目錄時則以盒(盤)為單位。按永久、長期、短期三種保管期限分別打印目錄，卷內目錄應一式三份進行打印，案卷目錄的打印需一式兩份。9.檔案裝盒：完成上述流程后，將聲像檔案按保管期限分別裝入檔案盒中暫存，并對檔案盒背脊項目及備考表要進行完整填寫。10.移交檔案：各二級單位應于次年3月底前，將上年度立卷歸檔的聲像檔案目錄、聲像檔案實體一并移交學校檔案管理部門。移交前，移交單位要填寫一式兩份移交目錄清單。移交時，根據移交目錄，交接雙方進行清點核對，移交完成后履行簽字手續。在一些重要活動中形成的聲像材料，尤其是科研項目、基本建設項目、大宗儀器設備采購項目活動中形成的聲像材料，應一同隨項目歸檔移交。11.驗收檔案:學校檔案管理部門專職檔案員對各二級單位移交的聲像檔案實體、聲像檔案目錄及磁盤進行檢查驗收，主要檢查移交的聲像檔案是否齊全，有無遺漏，頁碼、檔案章、裝訂、目錄及電腦著錄是否符合要求。12.檔案排架：學校檔案管理部門專職檔案員將接收的聲像檔案實體按其檔號、排列順序按從左到右，從上到下進行。13.編制檢索工具：學校檔案管理部門專職檔案員撰寫聲像檔案歸檔說明，裝訂聲像檔案目錄，并填寫目錄夾封面和目錄夾背脊項目。

三、規范高校二級單位聲像檔案立卷歸檔流程的意義

（一）明確了各流程環節的職責分工，確保歸檔及時和齊全完整。明確了各單位在聲像檔案立卷歸檔流程中職責和分工，簡化了操作手續，嚴格各流程環節的標準和要求，層層審核，嚴把質量關，確保了立卷質量和歸檔的及時齊全完整。同時，提高了二級單位對聲像檔案立卷歸檔的意識和積極性，有利于二級單位聲像檔案立卷歸檔的順利施行。

（二）統一了二級單位的檔案管理工作，提高了工作效率。過去二級單位立卷歸檔的聲像檔案，多憑其兼職檔案員的主觀判斷而組成，所移交的聲像檔案，大多不符合檔案管理的要求，學校檔案管理部門往往又要拆開再重新整理、裝訂。規范高校二級單位聲像檔案立卷歸檔流程，可使聲像檔案整理歸檔時有了一致的標準，歸檔工作也能進行統一，檔案工作效率由此得到提高，聲像檔案的利用效率同時也得到提高。

四、結語

高校二級單位聲像檔案立卷歸檔流程推進工作，需要全校各二級單位的大力支持和配合，廣泛的宣傳教育和業務培訓應由高校檔案管理部門去很好地完成，此外，各高校要建立健全切合高校實際的、操作性強的規章制度，促進二級單位聲像檔案立卷歸檔流程的順利實施，使二級單位聲像檔案立卷歸工作真正落到實處。

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賀州學院2015年科研項目《高校聲像檔案數字化管理研究》項目編號：2015ZZSK11。）