檔案安全突發事件應急處置研究

文/中國木雕博物館 郭賢彬

檔案安全突發事件應急處置研究

文/中國木雕博物館 郭賢彬

文章對國內目前存在的檔案安全突發事件進行概述和類型分析，提出相應的應急機制和事件發生后的處置措施。目的是使檔案管理工作能夠更加嚴格和規范地進行，讓人為因素和自然災害所造成的檔案信息泄露和損失降到最低，以此來保證檔案信息的完整性和安全科學性，使有關資料可以得到有效地保護，從而促使檔案管理工作能夠順利展開。

檔案安全；突發事件；應急處理

檔案安全關系到黨和國家的根本利益，其體系是我國檔案工作順應黨和國家的方針政策應運而生的實踐體系，也是我國檔案事業更好地服務于黨和國家各項事業的重要組成部分。加強和健全檔案安全體系建設，對于維護黨和國家的歷史記憶，服務于經濟社會發展具有十分重要的意義。作為不可再生資源的檔案記錄，是每個單位和部門的歷史記載，也是國家和社會的寶貴財富。21世紀是科技飛速發展的時代，越來越多的資源趨向于信息化和無紙化，與人們生活息息相關的檔案工作也面臨越來越復雜的情況。電子檔案逐漸取代了以往的紙質檔案資料，既節省大量資源又使資料的管理更加規范，為人們的工作生活帶來極大的便利。但是越來越多的檔案信息丟失、竊取工作機密的例子在生活中屢見不鮮；以及檔案突發事件的發生，給檔案造成的損害不可估量。為此檔案安全已經成為檔案管理工作的核心內容，加強和健全檔案安全體系建設，保證檔案的安全成了管理人員的首要任務。

一、檔案安全突發事件概述

突發事件即突然發生的、可能會給國家或社會帶來危害，需要采取應急處置措施予以應對的事件。主要包括自然災害、事故災難、公共衛生事件、社會安全事件等四類。檔案突發事件是指由人為或自然因素引起的突發性危及或可能危及檔案安全和嚴重干擾檔案工作秩序，需要采取應急處置措施以應對的事件。其具體事例有：1976年唐山地區檔案館在7.8級大地震中遭到極大破壞；美國舊金山市檔案館，1989年在洛馬普里埃塔地震中被破壞；在2008年的汶川地震中，當地的許多檔案庫房坍塌，大量的文獻資料被掩埋。北川縣檔案館在地震中垮塌，電子文件被毀數目不計其數。廣元市檔案庫房頂部塌陷，消防管道破裂，5萬余卷檔案被水淹泡。人為造成檔案損失的典型事例有美國“9.11”事件中，世貿中心大樓的炸毀使得幾十家金融公司的電子檔案遭到破壞，造成了很惡劣的影響。

因此檔案館必須根據可能發生的突發事件制定一套完整的應急預案，不然當突發事件來臨時，造成的后果將不堪設想。

二、檔案安全突發事件的類型

突發事件是不可預計的重大事故性和災害險情的發生，它涉及全社會的各個領域和各個方面，具有檔案安全保管廣泛的社會性、損壞性。檔案館作為永久保管檔案資料的基地，其安全性以及災害險情和突發事件的處置歷來是檔案工作者的重要任務，防止突發事件對檔案資料造成的損害，是檔案主管部門和檔案管理者的重要責任。目前有很多縣市級檔案館和各種各類檔案館的保管場所陳舊，處于老辦公樓和宿舍樓包圍之中，突發事件的災害險情隱患隨時都存在。

突發事件的災害又分為自然災害和人為災害兩大類。自然災害是指自然現象引起，如地震、雷電、洪水等；人為災害是指來自于人類自身引起的因素，如漏雨、進水、電線老化短路引起的火災、蓄意縱火、爆炸、戰爭、失竊、庫房坍塌等。上述災害險情如果對檔案館的人員、檔案、設施、設備等所產生的威脅，出現險情，應及時進行應急處置。

三、檔案安全突發事件的應急預案

當檔案安全突發事件到來時，如何做好有關的預防和及時有效地解決此類事件，是檔案管理工作的重中之重，也是做好應急預案處置的最后目標。突發事件的應急預案工作，是提高檔案風險應對能力、快速有效控制檔案風險擴大、減少檔案損失的重要途徑,是保障檔案資源安全的關鍵。應急預案是針對可能發生的突發事件而預先制定的有關方案，它是成功處置各類突發事件的前提和基礎。設置應急預案的目的是能夠有效及時開展檔案管理的補救行動，使損失降到最低點。完整的應急預案對于解決突發事件所造成的破壞具有關鍵性的作用，也有利于檔案管理補救工作，以及有關部門對可能發生突發事件的了解和熟悉。

檔案安全突發事件的應急預案應當按照國家檔案局、中央檔案館制定的《檔案工作突發事件應急處置管理辦法》的有關規定，并結合各單位、部門對檔案管理的特點、工作性質、實際情況來編制突發事件的應急預案。在實際工作中做好應急預案，可以預防和及時解決突發性事件的發生，從而保證檔案資料的安全性和完整性。

做好檔案安全突發事件應急預案的全局統籌。任何預案的編制都離不開事先規劃，只有做好謀篇布局，才能保證預案的可靠性。在編制應急預案中，要保證編制機構及其工作人員的專業性，要有專門小組負責預案的規劃、起草、評估、發布及后期演練等諸多事項。這樣才能編制出高質量的應急預案。

設立應急預案編制的考核制度，確保應急預案管理體系的完善。嚴格的考核機制可以約束和限制預案編制人員在有限的時間內保質保量地完成任務。既科學又適用性的應急預案體系，必須要由各部門來共同商討構建，只有各個部門相互協調配合好，針對各自的實際需要以及可能發生的各種情況來制定應急預案，才能有針對性地開展工作。提前預知和判斷災害的詳情，完善應急預案的內容體系，確保檔案資料安全。

檔案應急預案要建立指揮機構和人員組成，并落實制定總的應急預案，根據突發事件的種類差異制定針對性較強的應急預案。讓綜合預案和針對性的應急預案相互結合，構建完整的應急預案，達到有效處理突發事件，避免所造成的檔案損失。此外檔案的安全管理，還要在平時中加強對突發事件的教育和演練，在重大災害和突發事件到來時，爭取使破壞性降至最低。

四、檔案安全突發事件的應急處置

檔案安全突發事件未發生時，有關部門要對突發事件進行預測，將所處的內外環境結合一起進行綜合分析調查研究，同時也要對本單位所遭遇的檔案安全工作突發事件進行整理，定時檢查單位內部檔案管理的軟硬件設施，確定所有檔案管理設施是否能應對突發事件。

檔案安全突發事件發生后的處置工作，首先應貫徹統一領導、分級負責、及時反應、果斷決策、合作互助的原則。事件發生要第一時間報警，請求專業救援部門的支援，并通知搶險負責人等有關人員。此外要及時將檔案資料進行轉移和安全處置。標清危險區域，關閉和限制使用的有關設備、設施，采取防止事件二次發生的行動。評估突發事件造成的損失，并啟動應急預案處置。

檔案安全突發事件處理工作結束后，還要認真總結經驗教訓，將整個過程詳細記錄成文檔，為以后突發事件的應急處置提供完善資料。

五、結語

總之,在規范檔案管理工作的同時，檔案管理的各部門單位要本著早預防、早發現、早處理的“三早”原則。對遇到的突發事件要及時控制，對發生的危險情況及時處理，積極加以防范。從思想上到工作中重視突發事件的應急預案工作，利用信息化的手段，做好各部門的配合，不斷改善組織結構和更新設備，同時做好檔案管理人員的培訓，將保護檔案安全的思想深入人心，使檔案能夠得到妥善的保管和保護。

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