如何凸顯檔案管理在辦公室工作中的地位

文/山東省萊西市第一中學 張文杰

如何凸顯檔案管理在辦公室工作中的地位

文/山東省萊西市第一中學 張文杰

辦公室是學校運轉管理的核心，而檔案工作在辦公室建設中，尤其是對學校推進干部教師隊伍建設、評優選先、職稱評聘等工作提供著重要參考依據，并為學校的干部人事工作提供翔實、準確的資料和依據。

檔案；辦公室；管理

中辦、國辦《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》為檔案管理指明了方向，也為檔案管理工作提出了新要求。辦公室是一個單位工作運轉的樞紐和調度中心，檔案管理作為辦公室的組成單位，起著管理、承辦、協調的職能。作為一名檔案管理人員，深深體會到檔案的管理和建設在辦公室的日常工作中尤其是在為領導決策方面已凸顯越來越重要的地位。如何才能凸顯好自己的作用，為單位的工作提供保障依據，我認為要從以下幾個方面入手。

一、以檔案管理為抓手，強化檔案意識

（一）領導重視。長期以來，領導干部甚至檔案工作人員在認識上都存在一些誤區，認為檔案工作就是收集、歸檔、保管，只要保住密，能應付檢查、調閱就行了。因此，得到領導的重視，便于部門間的橫向聯系，才能使檔案工作得以順利、有效的開展，只有領導的檔案意識增強了，檔案管理工作才能適應學校的發展需求。

（二）注重管理人員的配備。檔案工作人員大部分人員是兼職，同時在辦公室從事其他工作，沒有經過專業培訓，對檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業務知識不知曉，有時只滿足平日將材料收集后，沒有及時分類歸檔，造成檔案材料的積壓。其次對一些歸檔的材料的真實性缺乏鑒別，容易給日后的整理造成潛在的影響。

（三）設施配備達標。檔案材料大多是紙質的，保存最好有固定的場所、設施，尤其是現在的聲像檔案對環境要求比較高，設施配備完善，可以有效去濕、防止灰塵、霉變、銹蝕，先進的設備，便于第一手原始材料的留存。

二、重視檔案管理工作的作用

（一）直接為教學工作提供真憑實據。目前各級教育管理機構都對學校開展評估活動，檢查組成員要分組現場查看學校的各類教學檔案，對各項指標進行定量分析，檔案不僅可以為評估提供詳細的資料，而且可以讓學校在圍繞上級要求實施的管理思路、教學工作中做出的成績系統而準確地再現出來，把學校工作中的亮點展示出來，以便專家組客觀真實地了解學校的風貌，做出評價。因此，檔案材料的詳細、齊全、完整在各項檢查評估中起著最直接的作用。

（二）直接為教學改革提供參考依據。檔案建設的完整，既可以為教學研究提供可靠資料，又可為教學管理和后勤保障尤其是教學質量的提高具有資料儲備，便于查找。也可以有效地進行師資管理，便于準確掌握干部教師隊伍的基本情況，合理配備教職工人員比例，同時有利于積累教師的工作業績，為教師的年度考核、評先選優、職務聘任、職稱評審提供詳細準確的數據。

（三）信息交流和傳遞的工具。現在各學校的橫向交流越來越緊密，學校需要走出去，請進來，借助于檔案這一載體，可以供廣大師生及其他借閱者快速準確進行資源共享，可將檔案室定期向師生、家長開放，既增強檔案教育功能，又可成為對外交流的平臺，讓社會、大眾看到學校取得的成績，達到宣傳的目的。

三、檔案管理工作要強化三種意識

（一）紀律意識。檔案管理人員在工作紀律中要嚴字當先，要狠抓制度執行，凡是進入檔案室的材料，必須有高度的紀律意識，堅持嚴以修身管理、嚴于律己管事，對違反制度的人和事堅決糾正，切實維護制度的嚴肅性和權威性，不斷提高檔案工作制度化、規范化水平。

（二）責任意識。辦公室工作的準確性涉及的方面很多，針對檔案來說，就是：收文及時、辦文迅速、形成材料要真、歸檔完整。做到這些，就必須對自己嚴格要求，責任到位，工作扎實。

（三）服務到位。辦公室上情下達、下情上報的這一工作性質，決定了其工作必須服務到位。在檔案工作與學校建設的切入點和結合點上，求真謀實，不斷凸顯檔案的重要作用。如，可結合學校記憶，通過創辦校園文化展，班級宣傳欄評比，利用校刊征文來了解學校沿革，宣傳知名校友，解讀校徽及校訓、校風、教風、學風等，讓廣大師生在充分享受歷史文化氣息的同時，增進愛國愛校情感，激發集體榮譽感和奮發有為的精神。也增強了檔案文化意識，有效促進學校的建設。

四、檔案管理工作應加強自身建設，適應部門新形勢的需要

（一）要強化檔案意識，培養良好職業道德。爭取領導重視，依靠領導抓檔案；堅持部門抓與抓部門結合，把檔案工作作為辦公室的一個有機系統科學謀劃，整體推進。檔案管理工作程序多、環節多、耗費精力大，且完成工作的時間彈性大，都對檔案管理人員的職業道德提出了一定挑戰。打鐵需要自身硬，辦公室領導要加強宣傳力度，引導他們樹立正確的人生觀、價值觀，愛崗敬業、嚴謹務實。

（二）健全考核、激勵機制。考核標準可從服務態度、安全保密、業務操作、工作作風等方面設立相應的評分標準，考核過程中，可以從服務對象、領導、內部員工、與之關聯的部門員工進行測評，確保評估結果的客觀、公正。對做出創新貢獻、能力突出的檔案人員要給予獎勵，鼓勵他們立足本職崗位，扎實工作。

（三）進行知識儲備，提高業務水平。檔案管理業務性強、信息量大。檔案工作者必須系統學習業務知識和理論知識，積極參加上級部門組織的培訓，及時了解檔案在收集、整理、保管、編研過程出現的新要求，將所學知識運用到具體的實踐工作，做到理論與實踐相結合，解決出現的新問題。尤其是信息化飛速發展的今天，檔案工作者應緊跟時代，掌握檔案的電子化、數字化管理手段，提高檔案管理的規范化。

（四）要加強自身的人文素養。誠心、耐心細致地為查詢者提供服務，處處體現人文關懷，讓師生切身感受到檔案的魅力。

總之，為師生服務是學校檔案工作的根本目的和永恒主題，檔案部門要立足實質，在辦公室管理下找準定位、發揮作用、實現價值。把做好檔案工作與服務教學工作、服務師生需要、服務社會需求有機統一起來，發揮檔案工作育人的功能作用。